نرم افزار حسابداری چیست و چه مزایایی برای کسب و کارها دارد؟

نرم افزار حسابداری برای هر کسب و کاری بسیار حائز اهمیت است؛ زیرا به کسب و کارها کمک می‌کند تا مدیریت مالی خود را بهبود بخشند، اطلاعات مالی دقیق و به موقع داشته باشند و تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند. این نرم افزار برای انواع صنایع و کسب و کارها از جمله فروشگاه‌ها، رستوران‌ها، شرکت‌های تولیدی، خدماتی و ... کاربردی است. نرم افزار حسابداری یک ابزار کامپیوتری است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کنند. این نرم افزارها امکان ثبت تراکنش‌های مالی، مدیریت حساب‌های بانکی، صدور فاکتورها، مدیریت مالیات و حسابرسی، تهیه گزارشات مالی و سایر وظایف حسابداری را فراهم می‌کنند. استفاده از یک نرم افزار حسابداری به کسب و کارها کمک می‌کند تا اطلاعات مالی دقیق و به موقع داشته باشند و تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند.

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری، تراکنش های مالی روزانه یک سازمان از جمله مدیریت دارایی های ثابت، مدیریت هزینه ها، مدیریت درآمد، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی، حسابداری فرعی و گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل را مدیریت و ثبت می کند. یک سیستم حسابداری کامل، دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها و هزینه‌های سازمان را پیگیری می‌کند. سپس این تراکنش‌ها دفتر کل را در زمان واقعی پر می‌کنند و به مدیران مالی، خزانه‌داران و کنترل‌کنندگان دسترسی فوری به داده‌های مالی دقیق و در لحظه را فراهم می‌کنند. همچنین به مالکان صورت های سود و زیان (P&L) اجازه می دهد تا عملکرد خود را در سطح عملیاتی مشاهده کنند. ثبت سیستماتیک این تراکنش های مالی امکان تهیه صورت های مالی سه ماهه و سالانه شامل ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان های نقدی و صورت های حقوق صاحبان سهام را فراهم می کند. نرم افزار حسابداری جزء کلیدی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) است. سیستم های ERP عملکردهای ضروری کسب و کار مانند حسابداری، برنامه ریزی مالی و تجزیه و تحلیل (FP&A)، زنجیره تامین، مدیریت موجودی و تدارکات را سازماندهی می کند. این برنامه‌ها به صورت بومی با یک رابط کاربری و مدل داده مشترک ادغام می‌شوند و نیاز به جابجایی بین سیستم‌ها یا ادغام منبع داده‌ها برای مدیریت جنبه‌های مختلف کسب‌وکار شما را از بین می‌برند.

 نرم افزار حسابداری چه مزایایی دارد؟

نرم افزار حسابداری برای کمک به سازمان ها در اجرای فرآیندهای تجاری روزمره خود بسیار مهم است. این به رهبران کسب و کار اجازه می دهد تا در مسیر سلامت مالی شرکت خود پایدار بمانند.

1) دفتر کل (GL) و دفترچه فرعی

دفتر کل یا General Ledger (GL) قلب سیستم‌های حسابداری است که تمام تراکنش‌های مالی و داده‌های کلیدی را در خود ثبت می‌کند. این دفتر به مدیران مالی و کنترل‌کنندگان این امکان را می‌دهد که به طور متمرکز و جامع به بررسی و تجزیه و تحلیل وضعیت مالی شرکت بپردازند. با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، تمامی ورودی‌ها به صورت خودکار به دفتر کل منتقل می‌شوند و از طریق آن، تمامی حساب‌ها به‌روز می‌شوند و اطلاعات به‌روز و دقیقی در دسترس قرار می‌گیرد.

2) حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR)

یک راه حل کامل نرم افزار حسابداری بیش از یک حسابداری ساده عمل می کند. این به سازمان ها کمک می کند تا افزونگی سوابق را کاهش دهند، بودجه بندی و پیش بینی بهتری ارائه کنند و مدیریت هزینه ها را به طور کامل و به درستی طبقه بندی کنند. علاوه بر این، ادغام یکپارچه با سیستم های بانکی را فراهم می کند، ممیزی های دقیق تری را امکان پذیر می کند و سوابق ردیابی دقیق همه دارایی ها و بدهی ها را نگه می دارد.

3) مدیریت پول نقد

قابلیت های مدیریت پول نقد در نرم افزار حسابداری با تطبیق خودکار تراکنش های نقدی با صورت حساب بانکی، موقعیت های نقدی دقیقی را فراهم می کند. این قابلیت‌ها همچنین شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا سرمایه‌گذاری، استقراض و سایر تصمیمات نقدی به‌موقع را با پیش‌بینی خودکار وجه نقد بر اساس بدهی‌ها، مطالبات، زیر دفترچه‌های حقوق و دستمزد و تراکنش‌های خارجی اتخاذ کنند.

4) مدیریت دارایی

مدیریت دارایی یکی از ویژگی‌های کلیدی و ارزشمند نرم‌افزارهای حسابداری مدرن است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تمامی جنبه‌های چرخه مالی دارایی‌ها را به صورت جامع و دقیق مدیریت کنند. این قابلیت به ویژه برای شرکت‌هایی که دارایی‌های زیادی دارند، از اهمیت بالایی برخوردار است. نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته به کاربران این امکان را می‌دهند که هر مرحله از چرخه مالی دارایی‌ها از جمله خرید، سرمایه‌گذاری، استهلاک و بازنشستگی را به‌طور کامل و بهینه کنترل کنند.

5) مدیریت مجموعه ها

مدیریت مجموعه‌هایی که شامل مشتریان می‌شود، یکی از قابلیت‌های کلیدی و بسیار مهم نرم‌افزارهای حسابداری است. این قابلیت به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که به‌صورت جامع و یکپارچه به مدیریت و نظارت بر مشتریان خود بپردازند. با استفاده از این قابلیت، شرکت‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به مشتریان را به‌طور دقیق ثبت و پیگیری کنند، که شامل جزئیات تماس، سوابق خرید، الگوهای پرداخت و ترجیحات مشتریان است.

6) مدیریت درآمد

نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته ابزارهای قدرتمندی را برای مدیریت درآمد ارائه می‌دهند که شامل ثبت و پیگیری دقیق تمامی منابع درآمدی، از جمله فروش محصولات، ارائه خدمات و سایر فعالیت‌های تجاری است. این ابزارها به‌طور خودکار تمامی تراکنش‌های مربوط به درآمد را ثبت کرده و آن‌ها را به صورت منظم در گزارش‌های مالی و صورت‌های سود و زیان نمایش می‌دهند.

7) گزارش و تحلیل

یک سیستم حسابداری کامل نه تنها تراکنش های مالی را ثبت می کند، بلکه شامل قابلیت های گزارش دهی و تجزیه و تحلیل نیز می شود. این داشبوردهای از پیش ساخته شده به رهبران مالی کمک می کند تا سلامت مالی سازمان خود را درک کنند و اطلاعات دقیق تر را به دست آورند. این داشبوردها KPIهای مالی مهم را در زمان واقعی اندازه گیری می کنند، از جمله نسبت فعلی، نسبت سریع، نسبت بدهی به حقوق صاحبان سهام، سرمایه در گردش خالص و گردش موجودی و..

بیشتر بخوانید: SaaS چیست؟

 نرم افزار حسابداری نصبی و تحت ابر چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

از زمان معرفی نرم‌افزار حسابداری که تقریبا مربوط به 45 سال پیش می شود، بسیار تکامل یافته تر شده است، از یک مدل نصب در محل به یک مدل مبتنی بر ابر. نسل اول نرم افزار حسابداری در محل نصب شد، به این معنی که سخت افزار و سرورهای نرم افزار در مرکز داده یک شرکت قرار داشتند. امروزه تقاضای فزاینده ای برای نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر وجود دارد. وقتی نرم افزار حسابداری "در فضای ابری" است، در واقع به این معناست که برنامه به جای اینکه در محل شرکت در شبکه ای از سرورهای راه دور اجرا شود. نرم افزار تحت ابر جایگزین مقرون به صرفه‌تری برای نرم‌افزار حسابداری نصبی ارائه می‌دهد که هم هزینه‌های عملیاتی (OpEx) و هم هزینه‌های سرمایه (CapEx) را کاهش می‌دهد، زیرا نیاز شرکت‌ها را به خرید سخت‌افزار یا استخدام کارکنان IT اضافی را از بین می‌برد. بدون زیرساخت های پرهزینه برای پشتیبانی، می توان منابع را برای فرصت های نوآوری سرمایه گذاری کرد، در حالی که کارکنان می توانند به جای مدیریت فناوری اطلاعات، بر فعالیت های استراتژیک تر تمرکز کنند. چهار مفهوم عملیاتی اصلی وجود دارد که عملکرد نرم افزار حسابداری را از نصب در محل به فضای ابری هدایت می کند. آنها عبارتند از:

• حذف سیستم‌های نرم‌افزاری:  سیستم های نرم افزاری دائما به رفع اشکال، ارتقاء و هزینه های تعمیر و نگهداری نیاز دارند. با نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر، ردیابی، تشخیص، نصب و آزمایش رفع مشکل از مشتری به فروشنده تغییر می‌کند. به جای اینکه شما به طور مداوم برای تعمیر سیستم کار کنید، سیستم به طور مداوم برای شما کار می کند.

• اجتناب از نگهداری و تعمیرات گران قیمت: نرم افزار نصب در محل مستلزم صرف زمان، تلاش و هزینه زیادی است تا آن را در حال اجرا نگه دارید. اما با نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر، ارتقاء، بازیابی، تازه‌سازی سخت‌افزار و پشتیبان‌گیری همگی به عنوان بخشی از این سرویس انجام می‌شود.

• داده‌های مالی لحظه ای و دقیق: راه‌حل‌های نرم‌افزار حسابداری گذشته اغلب برای «انتقال دسته‌ای» تراکنش‌ها از دفتر های فرعی به دفتر کل طراحی شده‌اند. نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر به طور خودکار تمام تراکنش ها را در دفتر کل پست می کند و تضمین می کند که دفتر کل همیشه حاوی داده های زمان واقعی است.

ویژگی ها و امکانات نرم افزار حسابداری شامل چه مواردی است؟

نرم افزار حسابداری برای پاسخگویی به نیازهای دنیای دیجیتال تکامل یافته است و مبتنی بر ابر بودن، کلید این تحول بوده است. مبتنی بر ابر بودن نرم افزار حسابداری پشتیبان را به یک راه حل جامع، حیاتی و یکپارچه که برای نوآوری طراحی شده است، ارتقا داده است. همانطور که شرکت ها با نیروهای مخرب جدید و فشارهای رقابتی مواجه می شوند، این سیستم های حسابداری ابری چابک و سازگار می توانند آنها را قادر به دستیابی به قدرت مالی برای آینده کنند. داشتن یک نرم افزار حسابداری مدرن و مبتنی بر ابر به سازمان ها کمک می کند تا در یک اقتصاد دیجیتالی رقابت کنند. این راه حل های جامع شامل قابلیت های زیر است:
 

• گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل پیشرفته: با انجام تحلیل های روند تاریخی و واریانس با استفاده از معیارهای از پیش ساخته شده، دید جامعی از عملکرد مالی سازمان خود به دست آورید و سودآوری، هزینه ها و درآمد را بهتر درک کنید.

• فناوری‌های نسل بعدی برنامه‌های حسابداری: مدرن و مبتنی بر ابر اغلب با فناوری نسل بعدی مانند هوش مصنوعی (AI)، بلاک چین، یادگیری ماشین (ML) و دستیارهای دیجیتال تعبیه شده‌اند.

• اتوماسیون:  تطبیق حساب‌های داخلی و تطبیق تراکنش‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که روند بسته شدن مالی را به طور چشمگیری سرعت بخشند.

• هزینه کل مالکیت کمتر: (TCO) نرم افزار مبتنی بر ابر نیاز کسب و کارها را به سرمایه گذاری در سخت افزار، نگهداری و ارتقاء بی نیاز می کند. به لطف سرعت و مقیاس ارائه شده توسط SaaS، سازمان‌هایی که از نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر استفاده می‌کنند و هزینه کل مالکیت را تا 52 درصد کمتر از مشتریان نرم افزارهای نصب در محل تجربه می‌کنند.

• مقیاس‌پذیری بسیار بالا: با رشد شرکت‌ها، نرم‌افزار مدیریت مالی آنها باید این قابلیت را داشته باشد که به سرعت و به آسانی در بازارها، مناطق جغرافیایی و محصولات مقیاس‌بندی شوند. مراکز داده ارائه دهندگان نرم افزار حسابداری ابری به گونه ای مهندسی شده اند که سرعت، عملکرد، امنیت و مقیاس بی نظیری را ارائه می دهند.

• دسترسی آسان: نرم افزار حسابداری ابری به حسابداران، کنترلرها، خزانه داران و مدیران مالی اجازه می دهد تا به نرم افزار در هر دستگاه تلفن همراه با اتصال به اینترنت، از لپ تاپ گرفته تا تلفن هوشمند دسترسی داشته باشند، و بخش های مالی را قادر می سازد تا از هر کجا، در هر زمان و در هر دستگاهی به طور ایمن کار کنند.

• بازیابی مشکلات: پروتکل های امنیتی تعبیه شده در نرم افزار حسابداری ابری بسیار گسترده تر و مدرن تر از سیستم های نصب در محل هستند. ارائه دهندگان ابری به طور مرتب از داده های شما در سرورهای چندین مکان نسخه پشتیبان تهیه می کنند و این خطر را کاهش می دهند که یک آتش سوزی یا بلای طبیعی می تواند نمونه سیستم و اطلاعات شما را به خطر بیندازد.

• استانداردهای انطباق: سازمان های امروزی به چیزی بیش از نسخه دیجیتالی حسابداری با صفحات گسترده نیاز دارند. فراتر از ثبت تراکنش‌ها، نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر به تیم‌های مالی کمک می‌کند تا نظارت امانتداری خود را حفظ کنند، خطاهای حسابداری را کاهش دهند، چرخه‌های صورتحساب را کوتاه کنند، قوانین مالیاتی و الزامات نظارتی در حال تغییر را رعایت کنند و جریان نقدی را بهینه کنند.

• مدیریت ریسک: همانطور که پول در سراسر سازمان ردیابی و مدیریت می شود، سیستم های حسابداری باید به محافظت از داده های حیاتی در برابر سرقت، کلاهبرداری و سایر شرارت های جنایی کمک کنند. راه‌حل‌های مدیریت مالی مبتنی بر ابر شامل مدیریت ریسک و انطباق است، بنابراین شرکت‌ها می‌توانند از این قابلیت‌ها فراتر از مسیرهای حسابرسی و بررسی خطا استفاده کنند تا شامل تفکیک وظایف (SoD) و اختصاص دادن نقش‌ها به مسئولیت‌ها در سراسر شرکت باشد.

نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر چیزی است که کسب‌وکارها باید از هم‌اکنون استفاده کنند تا از فعالیت در شرایط نامناسب رقابتی جلوگیری کنند. مزایای نرم‌افزار حسابداری ابری مشابه سایر برنامه‌های کاربردی ابری است، اما بسیار مهم‌تر است، زیرا امور مالی اساس هر کاری را که یک کسب‌وکار انجام می‌دهد را تشکیل می‌دهد. اداره یک شرکت بدون اطلاعات مالی دقیق و در زمان واقعی مانند رانندگی با ماشینی بدون سرعت سنج یا نشانگر سوخت است. به همین دلیل است که یک سیستم حسابداری مبتنی بر ابر امروزه سرمایه گذاری بسیار مهمی برای کسب و کارها است.

جمع بندی از نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری، تراکنش های مالی روزانه یک سازمان از جمله مدیریت دارایی های ثابت، مدیریت هزینه ها، مدیریت درآمد، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی، حسابداری فرعی و گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل را مدیریت و ثبت می کند. این ابزار برای کمک به سازمان ها در اجرای فرآیندهای تجاری روزمره خود بسیار مهم است. این به رهبران کسب و کار اجازه می دهد تا در مسیر سلامت مالی شرکت خود پایدار بمانند. این نرم افزار دارای مزایایی همچون؛ دفتر کل (GL) و دفترچه فرعی، حساب های پرداختنی (AP) و حساب های دریافتنی (AR)، مدیریت پول نقد، مدیریت دارایی، مدیریت مجموعه ها، مدیریت درآمد و گزارش و تحلیل است. 

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار حسابداری برای هر نوع کسب و کاری، به ارائه تعاریف و مزایای کلیدی آن پرداختیم. از این رو برای تهیه نرم افزار اختصاصی موردنیاز کسب و کار و سازمان خود می توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

Best Accounting Software for Small Businesses for June

Akaunting: Free Accounting Software for Small Businesses

Small Business Accounting Software - QuickBooks - Intuit