نرم افزار مدیریت قراداد (contract management) چیست؟

در این مقاله قصد داریم درباره نرم افزار مدیریت قرارداد و مزایایی که برای کسب و کار شما فراهم می کند، بحث کنیم. شما با مطالعه این مقاله می توانید با ماهیت این ابزار آشنا شوید و درباره آن اطلاعاتی کسب کنید. علاوه بر اینها ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت قرارداد نیز مورد بحث قرار گرفته است و با بررسی امکانات این نوع نرم افزار، شما می توانید قابلیت هایی که از این ابزار انتظار دارید را مورد توجه قرار دهید. در نهایت امیدوارم با خواندن این مقاله بتوانید نرم افزار مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.

نرم افزار مدیریت قرارداد چیست؟

نرم افزار مدیریت قرارداد برای کمک به وکلا و سایر متخصصان در ایجاد، مذاکره، تمدید و جمع آوری داده ها در مورد قراردادهای تجاری موجود طراحی شده است. این نرم افزار ابزاری ضروری برای اطمینان از تحقق کامل هدف هر قرارداد در سازمان شما است و می تواند عملکرد قرارداد را به حداکثر برساند، از اجرای شرایط تجاری اطمینان حاصل کند، جریان نقدی و زمان رسیدن به درآمد را تسریع کند و ریسک های عدم رعایت شرایط قرارداد را کاهش دهد.

نرم افزار مدیریت قرارداد چه امکاناتی دارد؟

• امضای الکترونیکی: با استفاده ار این قابلیت، می توانید قراردادها را به صورت آنلاین امضا کنید و هویت امضاکنندگان را با استفاده از احراز هویت بیومتریک یا رمز عبور تایید کنید.

• ذخیره سازی اسناد: اسناد را در یک مکان متمرکز برای سهولت دسترسی و اشتراک گذاری ذخیره کنید.

• ردیابی تکمیل وظایف: وضعیت فعلی و تکمیل وظایف، اهداف یا موارد قابل تحویل را از طریق شاخص های پیشرفت پیگیری کنید.

• مسیر حسابرسی: تغییرات ایجاد شده در قرارداد را در طول عمر آن پیگیری کنید و سوابق تاریخ/زمان را برای هر تغییر ایجاد شده مشاهده کنید.

• مدیریت تماس: اطلاعات تماس را مدیریت، سازماندهی و ذخیره کنید.

• نام تجاری قابل تنظیم: عناصر نام تجاری مانند لوگو و پالت رنگ را به قراردادها یا الگوها اضافه کنید.

• یادآوری: هنگامی که یک کار، مهلت، قرار ملاقات یا فعالیت نزدیک به تکمیل است یا تکمیل می شود، اعلان دریافت کنید.

• مدیریت گردش کار: ایجاد، طراحی و مدیریت گردش کار برای کارهای تکراری، مانند دریافت تاییدیه و ارسال هشدار.

3 روشی که نرم افزار مدیریت قرارداد می تواند به کسب و کار شما کمک کند

1) نرم افزار مدیریت قرارداد، ایجاد قرارداد را آسان و خودکار می کند

نرم افزار مدیریت قرارداد همچنین به عنوان مدیریت چرخه عمر قرارداد نیز شناخته می شود. با وجود کتابخانه ای از الگوها و بندهای تایید شده، قراردادها را می توان به طور خودکار بر اساس معیارهای مرتبط با قرارداد، مانند منطقه، محصولات، خدمات یا شرایط قیمتی جمع آوری کرد. با نرم افزار مدیریت قراردادهای پیشرفته، کاربران می توانند قراردادها را بر اساس قوانین تجاری تعریف شده و آپلود انبوه داده ها به صورت خودکار بسازند. ایجاد قرارداد خودکار، زمان رسیدن سریع‌تر به درآمد را امکان‌پذیر می‌کند و هزینه‌های عملیاتی قانونی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

2. نرم افزار مدیریت قرارداد، بررسی و تایید قرارداد را به صورت تحت ابر و کاملا قابل حسابرسی می کند

سیستم های نرم افزاری مدیریت قرارداد امروزی تقریبا به طور کامل به عنوان SaaS ارائه می شوند. این به این معنا است که تیم ها می توانند با یکدیگر همکاری کنند و قراردادها را از هر کجای دنیا بررسی کنند. نرم‌افزار مدیریت قرارداد به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا گردش‌های کاری خودکار را برای ارجاع قرارداد به شخص مناسب به طور خودکار تنظیم کنند. در طول فرایند ایجاد قرارداد، تغییرات را در شرایط قرارداد ثبت می کند، یک مسیر حسابرسی تغییرناپذیر ایجاد می کند و در صورت ارائه بندهای تایید نشده، تشدید می شود.

3. نرم افزار مدیریت قرارداد، داده های قرارداد را به سیستم ها و فرآیندهایی که با آنها مرتبط هستند، متصل می کند

هنگامی که یک قرارداد اجرا می شود، یک سیستم مدیریت قرارداد رده بالا می تواند داده های قرارداد را به سیستم های اطراف منتقل کند و همچنین داده ها را برای ردیابی انجام تعهدات جذب کند. به عنوان مثال، یک قرارداد تامین کننده می تواند وارد سیستم مدیریت هزینه شود تا تمام فاکتورهای دریافت شده تحت قرارداد با شرایط اولیه مطابقت داشته باشد. این احتمال خطا را کاهش می دهد و هزینه های اضافی را حذف می کند.

بیشتر بخوانید: SaaS چیست؟ 8 مزیت برتر نرم افزار به عنوان یک سرویس برای کسب و کار شما

نحوه انتخاب نرم افزار مدیریت قرارداد مناسب چگونه است؟

انتخاب نرم افزار مدیریت قرارداد مناسب برای کسب و کار شما می تواند دشوار باشد.زیرا با گزینه های بسیار زیاد، یافتن نقطه شروع آسان نیست. در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

سهولت در استفاده

نرم افزارهایی که استفاده از آنها سخت است، به راحتی قابل استفاده نیستند. به همین دلیل است که خریداران نرم افزار مدیریت قرارداد می گویند سهولت در استفاده مهمترین عامل در انتخاب ابزار است. یادگیری کار با نرم افزارهای مدیریت چرخه عمر قرارداد خوب (CLM) آسان است. شما باید بتوانید قابلیت های مد نظرتان را به راحتی پیدا کنید، کار با نرم افزار را به سرعت یاد بگیرید و به راحتی تغییرات را ایجاد کنید. همچنین باید استفاده از نرم افزار برای هر کسی که در سازمان شماست آسان باشد، نه فقط برای کاربران قدرتمند. هرچه افراد بیشتری با اطمینان از این ابزار استفاده کنند، سود بیشتری خواهید دید.

مجموعه امکانات

نرم افزار مدیریت قرارداد باید دقیقا همان کاری را انجام دهد که کاربران به آن نیاز دارند. دانستن امکاناتی که نیاز دارید، به شما کمک می‌کند تا بدون پرداخت هزینه اضافی برای قابلیت هایی که هرگز از آنها استفاده نمی‌کنید، نرم افزاری را انتخاب کنید که مطابق با نیازهای شما باشد.

پیاده سازی

هر چه سریعتر بتوانید نرم افزار خود را راه اندازی و اجرا کنید، بیشتر در وقت و هزینه خود صرفه جویی می کنید. نرم‌افزاری را بیابید که استفاده از ابزارهای حیاتی کسب‌وکار را تا حد امکان آسان می‌کند تا به پذیرش و راه‌اندازی سریع کمک کند.

یکپارچه سازی

نرم افزار باید با فرآیندهای فعلی شما و سایر نرم افزارهای ضروری برای تجارت شما خوب بازی کند.

چه کسانی از نرم افزار مدیریت قرارداد استفاده می کنند؟

نرم افزار مدیریت قراردادهای سازمانی به دلیل تطبیق پذیری خود، یکی از فراگیرترین فناوری ها برای مشاغل در هر اندازه و صنعتی است. سیستم‌ها معمولا برای تیم‌هایی که با مدیریت یا رسیدگی به قراردادها درگیر هستند مورد استفاده قرار می گیرد، مانند: تیم های حقوقی، فروش، منابع انسانی و تیم های مالی.

نرم افزار مدیریت قرارداد برای چه مواردی استفاده می شود؟

تسریع در فرآیند امضای قرارداد

قابلیت امضای دیجیتال به ذینفعان اجازه می دهد تا قراردادها را به صورت آنلاین اجرا کنند، بدون اینکه نیازی به کارهای فیزیکی داشته باشند. مشتریان می توانند قراردادها را به صورت الکترونیکی امضا و ارسال کنند و کل گردش کار را کارآمدتر و سریع تر کند.

ساده سازی مدیریت اسناد

یک نرم افزار مدیریت قرارداد به عنوان یک ابزار مدیریت اسناد یکپارچه با گزینه هایی برای ایجاد، ویرایش، تایید، اشتراک گذاری و ذخیره اسناد عمل می کند. این ابزارها همچنین از رعایت مقررات و کنترل دسترسی ها نیز پشتیبانی می کنند.

خودکارسازی گردش کار قرارداد

نرم افزار مدیریت قرارداد با خودکارسازی کل گردش کار مدیریت قرارداد، از ایجاد قرارداد و مذاکره گرفته تا ردیابی، نظارت و تمدید،  فرایند انجام کارهای اداری را بهبود می دهد و به کسب و کارها در صرفه جویی در زمان و منابع کمک می کند.

جمع بندی از نرم افزار مدیریت قرارداد

نرم افزار مدیریت قرارداد ابزاری ضروری برای اطمینان از تحقق کامل هدف هر قرارداد در سازمان شما است و می تواند عملکرد قرارداد را به حداکثر برساند، از اجرای شرایط تجاری اطمینان حاصل کند، جریان نقدی و زمان رسیدن به درآمد را تسریع کند و ریسک های عدم رعایت شرایط قرارداد را کاهش دهد. این نرم افزار دارای امکانات ویژه ای نظیر: امضای الکترونیکی، ذخیره سازی اسناد، ردیابی تکمیل وظایف، مسیر حسابرسی، مدیریت تماس، نام تجاری قابل تنظیم، یادآوری و مدیریت گردش کار می باشد. این نرم افزار شما را قادر می سازد تا فرایند ایجاد قراردادهای خود را ساده کنید، بررسی و تایید آنها را به صورت تحت ابر و کاملا قابل حسابرسی انجام دهید و داده های قرارداد را به سیستم ها و فرآیندهایی که با آنها مرتبط هستند به راحتی متصل کنید.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار مدیریت قرارداد برای هر نوع کسب و کاری، به ارائه تعریف و مزایا و ویژگی های آن پرداختیم. از این رو برای دریافت دمو و یا تهیه نرم افزار باشگاه مشتریان می توانید به وب سایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

ContractWorks: Contract Management Software

What is Contract Management Software?

The Best Contract Management Software