چرا به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟

نرم افزار حسابداری ابزاری است که به شما در مدیریت بهتر امور مالی شرکت و یا سازمان‌تان کمک می کند. این نرم افزار در صرفه جویی زمان و هزینه هایتان بسیار موثر واقع می شود. شما با استفاده از این نرم افزار قادر هستید تا انواع گزارش های مالی، صورت های سود و زیان و ترازنامه ها را ایجاد کنید و از آنها برای تجزیه و تحلیل روند رشد کسب و کار خود استفاده کنید. نرم افزار های حسابداری اغلب ویژگی های پایه ای دارند که شامل مدیریت حسابهای پرداختنی، دریافتنی و سیستم بانکداری است. اما باید در نظر داشت که این ابزار را می توان با امکانات اختصاصی و کاربردی تر سفارشی سازی کرد، مدیریت موجودی، مدیریت پروژه، ردیابی زمان مدیریت حمل و نقل و ابزارهای حقوق و دستمزد می تواند از این قبیل امکانات باشد.

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری ابزاری است که به شما کمک می کند جریان پول شرکت خود را ثبت کنید و وضعیت مالی خود را بررسی کنید. با استفاده از آن می‌توانید تراکنش‌ها را ثبت کنید، گزارش‌ها را ایجاد کنید، مخاطبین و فروشنده را مدیریت کنید، سفارش‌های خرید ایجاد کنید، سطوح سهام را ردیابی کنید، به مشتریان خود صورت‌حساب ارائه دهید و مانده حساب‌ها را نظارت کنید.

چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

استفاده از نرم افزار حسابداری می تواند در زمان شرکت شما صرفه جویی کرده و از بروز خطا جلوگیری کند.

Fabien Dawidowicz، مدیر مالی Spendesk می‌گوید: «مزیت اصلی استفاده از نرم‌افزار حسابداری مدرن، کارایی آن است. درواقع شما به جای کپی و جایگذاری داده‌ها از یک فایل اکسل به فایلی دیگر، می توانید همه اطلاعات تراکنش‌های خود را در یک مکان جمع آوری و نگهداری کنید. شما به راحتی می توانید ببینید که چه چیزی خرج شده است یا چه چیزی در کسب و کار شما آمده است، و از این طریق همیشه می دانید که این اطلاعات را از کجا پیدا کنید.»

اکثر برنامه های حسابداری دارای داشبوردی هستند که به شما در زمان واقعی مهم ترین معیارهای شما را نشان می دهد. این نرم افزار می تواند انواع گزارش ها و صورت های مالی از جمله صورت سود و زیان و ترازنامه را ایجاد کند که برای درخواست سرمایه از سرمایه گذار بسیار ضروری است. همچنین می‌توانید فعالیت‌ها یا بیانیه‌های تراکنش‌های ماه‌ها و سال‌های قبل را با موارد فعلی‌تان مقایسه کنید، که می‌تواند به شما در تجزیه و تحلیل رشد کسب‌وکار، روندهای فروش و سایر معیارهای کلیدی‌ای که برای تصمیم‌گیری آگاهانه برای آینده نیاز دارید، کمک کند.

می‌توانید از نرم‌افزار حسابداری برای دسته‌بندی هزینه‌ها، برنامه‌ریزی و پرداخت قبوض استفاده کنید، چه به صورت آنلاین،  چه با چک،کارت اعتباری و یا پول نقد باشد. این به شما کمک می کند تا تراکنش ها را پیگیری و جریان نقدی خود را مدیریت کنید. همچنین می توانید از این نرم افزار برای ثبت پرداخت های نقدی یا چکی دریافتی و ایجاد و ارسال صورتحساب ها و اطلاعیه های سررسید استفاده کنید. نرم افزار حسابداری بسیاری از کارهای خسته کننده و تکراری حسابداری را خودکار می کند، از این طریق دقت داده های شما را افزایش می دهد و حسابداری شما را کارآمد نگه می دارد. اگر از نرم افزار حسابداری ابری استفاده می کنید، می توانید امور حسابداری خود را در هر جایی که سیگنالی وجود دارد انجام دهید.

نرم افزار حسابداری چه ویژگی هایی دارد؟

اکنون که با نرم افزار حسابداری آشنا شدید، مهم است که بدانید هنگام انتخاب یک سیستم باید به دنبال چه ابزارها و ویژگی هایی باشید. تقریبا تمام نرم افزارهای حسابداری آنلاین از حسابداری دو طرفه برای اطمینان از صحت و داشتن ویژگی های حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی، بانکداری و گزارش‌گیری استفاده می کنند. برخی نیز شامل مدیریت موجودی، مدیریت پروژه، ردیابی زمان و ابزارهای حقوق و دستمزد هستند، اگرچه این ویژگی‌ها معمولا در طرح‌های سطح بالاتر یا افزونه‌هایی هستند که هزینه اضافی دارند. در اینجا برخی از عناصر اصلی نرم افزار حسابداری آورده شده است.

• حساب‌های دریافتنی

 سیستم‌های نرم‌افزار حسابداری باید بتوانند صورت‌حساب‌ها را مدیریت کنند، بدهی‌های مشتریان (حساب‌های دریافتنی یا A/R) و پرداخت‌هایشان را پیگیری کنند.

• پردازش فاکتور

یک نرم افزار حسابداری در حداقل ترین حالت باید بتواند صورتحساب ها را مدیریت کند. وقتی به شما پولی بدهکار هستند، باید بدانید که از چه کسی، چقدر و چه زمانی باید انتظار پرداخت داشته باشید. همه سیستم های حسابداری به شما امکان چاپ فاکتورها را می دهند و اکثر آنها برای شما قابلیت ایمیل کردن آنها را می دهد. سیستم شما باید داده های اولیه مشتری مانند نام، آدرس، شماره حساب و شرایط استاندارد را به خاطر بسپارد.

• ایجاد صورتحساب خودکار

این تضمین می کند که درآمد شما به دلیل اینکه فراموش کرده اید فاکتور آن را ارسال کنید به تعویق بیفتد. علاوه بر این، با اظهارنامه های خودکار و یادآوری ها، نرم افزار حسابداری به عنوان بخشی از مجموعه شما عمل می کند و به مشتریان یادآوری می کند که قبوض خود را پرداخت کنند.

فرایند پرداخت

بسیاری از سیستم های حسابداری به مشتریان شما این امکان را می دهند که با کلیک بر روی دکمه ای بر روی صورتحساب الکترونیکی که برایشان ارسال می کنید، صورتحساب های خود را به صورت آنلاین پرداخت کنند. مزایای این مورد برای فروشنده بسیار زیاد است، از جمله صرفه جویی در زمانی که کارکنان به پردازش چک یا سپرده گذاری بانکی اختصاص می دهند، امنیت بیشتر برای پرداخت ها و زمان پردازش سریع تر. با این حال، هزینه هایی را نیز در بر دارد. 

حساب های پرداختنی

هیچ کس پرداخت قبوض را دوست ندارد، اما پیگیری بدهی ها برای هر کسب و کاری ضروری است. روشی که یک سیستم حسابداری، خروجی وجوه شما را مدیریت می کند می تواند متفاوت باشد. در اینجا برخی از مفیدترین ویژگی های حساب های پرداختنی (A/P) آورده شده است.

• سفارش‌های خرید

رسیدگی به خریدها و بدهی‌های شما یکی از وظایف اصلی نرم‌افزار حسابداری است، اما نحوه عملکرد آن می‌تواند متفاوت باشد، از تولید سفارش‌های خرید ساده تا دنبال کردن قیمت‌ها، خرید و پرداخت.

• یادداشت‌های اعتباری فروشنده

احتمال اینکه یک کسب‌وکار همه آن اعتباراتی را که فروشندگان اغلب به عنوان پاداش یا بازپرداخت می‌دهند، از دست بدهد بسیار زیاد است. با این حال، یادداشت های اعتباری به اندازه پول نقد ارزشمند هستند، بنابراین سیستمی که بتواند آنها را ردیابی کند به کاهش هزینه ها کمک می کند.

• پرداخت خودکار

از برنامه‌ریزی پرداخت‌های بانکی و سپرده‌های مستقیم گرفته تا چاپ چک، بسیاری از ماژول‌های A/P می‌توانند فرآیندهای پرداخت شما را کاملا خودکار کنند و تضمین کنند که شما عقب نمانید.

سیستم حقوق و دستمزد

ماژول‌های حقوق و دستمزد در برخی از سیستم‌های حسابداری بسیار پیچیده هستند و خدمات حقوق و دستمزد کامل را ارائه می‌دهند که همه چیز را از محاسبه ساعت و پردازش دستمزد گرفته تا پرداخت مالیات بر حقوق و دستمزد انجام می‌دهد. در اینجا برخی از بهترین ویژگی های حقوق و دستمزد برای نرم افزار حسابداری آورده شده است.

• برنامه های دستمزد متغیر: چه کارمندان شما حقوق بگیر باشند و چه ساعتی کار کنند، وجود سیستمی که بتواند دقیقا بدهی شما را محاسبه کند ضروری است. مشکلات زمانی به وجود می‌آیند که تعداد زیادی از کارگران یا کارکنان پاره وقت داشته باشید. برخی از کارمندان ممکن است ماهانه، برخی دیگر به صورت هفتگی یا دو هفته‌ای یا در صورت نیاز حقوق دریافت کنند. نرم افزار شما باید بتواند برنامه های پرداخت متفاوتی را به همراه انواع مختلف غرامت (کمیسیون، حقوق، تقسیم سود، پاداش و غیره) و مزایا (بیمه سلامت، برنامه های بازنشستگی و …) انجام دهد.

• سپرده مستقیم:  امروزه این امر برای نرم افزار حسابداری جهت پشتیبانی ضروری است، زیرا اکثر مردم انتظار دارند چک های حقوق آنها مستقیما به حساب های بانکی آنها واریز شود. نرم افزار حسابداری مناسب باید به شما امکان دهد تا پرداخت های سپرده مستقیم را به صورت برنامه ریزی شده تنظیم کنید.

• بازپرداخت هزینه ها و کسورات: اگر کارکنان شما متحمل هزینه های قابل کسر مالیات، مانند هزینه های سفر و از این قبیل هزینه ها ​​شوند، سیستمی می خواهید که بتواند این بازپرداخت ها را در نظر بگیرد و اطمینان حاصل کند که پرداخت ها با مهلت های مالیاتی مطابقت دارد.

بانکداری

در حداقل ترین حالت، نرم افزار حسابداری باید نوعی پیوند به حساب بانکی شما داشته باشد که به شما امکان می دهد پرداخت های مستقیم انجام دهید و داده های در لحظه را از بانک به سیستم حسابداری وارد کنید. برخی از نرم افزارها اختصاصی می توانند بسیار فراتر از اینها پیش بروند. اگر قصد تهیه یک نرم افزار حسابداری اختصاصی مطابق با نیازهای شرکت خود دارید، می توانید با کارشناسان ما در تیم کدالین در ارتباط باشید.

تطبیق حسابها

اگر بیش از یک حساب بانکی دارید، داشتن نرم افزاری که می تواند همه آنها را ردیابی کند و آنها را تطبیق دهد ضروری است. مطمئن شوید که برنامه شما شامل یک تابع دفتر کل و تطبیق دفترچه چک است.

• آماده سازی سپرده بانکی: این روزها، بسته حسابداری که نمی تواند تنظیم سپرده های الکترونیکی اولیه را انجام دهد، بلا‌ استفاده است، اما باید بررسی کنید که چه نوع پرداخت های الکترونیکی را می تواند انجام دهد.

• رسیدگی به چک: اگر پرداخت‌های زیادی با چک انجام می‌دهید، سیستمی که بتواند چک‌های شما را چاپ و پردازش کند، در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند. مراقب سایر ویژگی‌ها نیز باشید، مانند ابطال چک و اطلاع از پرداخت‌های تکراری چک.

ویژگی های نرم افزار حسابداری پیشرفته چیست؟

نرم افزار حسابداری آنلاین می تواند فرآیندهای فراتر از حوزه مدیریت مالی را مدیریت کند و یک پلتفرم واحد برای کنترل تمام جنبه های کسب و کار شما فراهم کند. اگر فکر می‌کنید که در اداره سازمان‌تان به شما کمک می‌کنند، به ویژگی‌های پیشرفته زیر توجه کنید.

مدیریت حمل و نقل

برای خرده فروشان آنلاین و مشاغلی که اغلب کالاها را توسط پیک یا مشتریان ارسال می کنند، یک پلتفرم حسابداری که می تواند فرآیندهای حمل و نقل را انجام دهد، هزینه شما را برای سرمایه گذاری بر یک برنامه نرم افزاری حمل و نقل جداگانه صرفه جویی می کند. در اینجا برخی از ویژگی هایی که باید به دنبال آنها باشید آورده ایم:

• چاپ لیبل حمل و نقل: این کار می تواند در زمان شما صرفه جویی کند و با تولید لیبل همراه با سفارشات یا فاکتورها، فرآیند حمل و نقل را ساده کند.

• تخمین هزینه حمل و نقل: برخی از سیستم ها را می توان برای درک تفاوت در وزن و مسافت تنظیم کرد تا برآورد دقیق هزینه حمل و نقل را ارائه دهد. این تضمین می کند که چنین هزینه هایی را در صورتحساب ها و قیمت گذاری های خود لحاظ کنید.

• ردیابی حمل و نقل: پیوند به سیستم ردیابی پیک تضمین می کند که می توانید آنچه را که ارسال شده است نظارت کنید و زمان تحویل را با دقت بیشتری تخمین بزنید و خدمات بهتری را به مشتریان خود ارائه دهید.

• مدیریت محموله‌ها: اگر نیاز دارید محصولی را مستقیما از یک تأمین‌کننده یا تولیدکننده برای مشتری ارسال کنید، این می‌تواند در صورتحساب های شما تاثیر بگذارد، مگر اینکه پلتفرم حسابداری شما بتواند محموله‌های ارسالی را مدیریت کند.

مدیریت موجودی

یک سیستم حسابداری با کنترل‌های مدیریت موجودی و انبار می‌تواند واقعا برخی از فرآیند های کسب‌وکار شما را ساده‌تر کند و به شما کمک کند تا آنچه را که در انبار دارید، آنچه را که باید دوباره سفارش دهید و اینکه بودجه خرید خود را باید در کجا صرف کنید، شناسایی و مدیریت کنید.

• ردیابی موجودی: پیروی از چرخه عمر یک کالا - از خرید تا انبار کردن،فروش و حمل و نقل - یک دارایی عالی برای کمک به شما در ردیابی سطح موجودی است.

• تنظیم سطح موجودی: می‌توانید با استفاده از سفارش‌دهی خودکار برای تضمین موجودی در محدوده مشخص، اطمینان حاصل کنید که برخی محصولات را زیاد یا کمتر سفارش نمی‌دهید. این کار شما را از دردسر نداشتن اقلام در انبار در مواقعی که به آنها نیاز دارید یا انبوهی از محصولاتی که جابجا نمی شوند، نجات می دهد.

• تصاویر اقلام: گنجاندن تصاویر اقلام نیز برای توزیع کنندگان سودمند است، زیرا به همه افراد درگیر در این فرآیند اجازه می دهد محصولات را به صورت بصری شناسایی کرده و از ارسال صحیح اقلام اطمینان حاصل کنند.

جمع بندی از امکانات نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری ابزاری است که به شما کمک می کند جریان پول شرکت خود را ثبت کنید و وضعیت مالی خود را بررسی کنید. شما می توانید از این نرم افزار برای دسته‌بندی هزینه‌ها، برنامه‌ریزی و پرداخت قبوض استفاده کنید، چه به صورت آنلاین، چه با چک،کارت اعتباری و یا پول نقد باشد. این به شما کمک می کند تا تراکنش ها را پیگیری و جریان نقدی خود را مدیریت کنید.  تقریبا تمام نرم افزارهای حسابداری آنلاین از حسابداری دو طرفه برای اطمینان از صحت و داشتن ویژگی های حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی، بانکی و گزارش‌گیری استفاده می کنند. اما علاوه بر اینها ویژگی های پیشرفته ای برای نرم افزار حسابداری وجود دارد که شامل مدیریت حمل و نقل و مدیریت موجودی است، وجود دارد که می توانند در اداره بهتر سازمان شما موثر باشد.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار حسابداری در هر نوع کسب و کاری، به ارائه تعاریف و ویژگی های کلیدی و پیشرفته آن پرداختیم. از این رو برای تهیه نرم افزار حسابداری اختصاصی می توانید به وب‌سایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

Top 12 Features of Accounting Software in 2023

Features of Accounting Software and Its Benefits

The 7 key features of accounting software

10 Key Accounting Software Features