طراحی نرم افزار مدیریت اسناد | بررسی قابلیت ها و راهنمای خرید آن

در این مقاله قصد داریم موضوعاتی را در ارتباط با نرم افزار مدیریت اسناد مورد بررسی قرار دهیم. نرم افزار مدیریت اسناد یا به اختصار DMS غالبا طیف گسترده ای از ویژگی ها را در بر می گیرد که بسیاری از آنها برای اجرای یک کسب و کار بسیار مهم و ضروری هستند. علاوه بر تعریف دقیق مفهوم این نرم افزار به بررسی مزیت هایی که این ابزار برای کسب و کار شما فراهم می کند نیز خواهیم پرداخت. همچنین با ارزیابی قابلیت ها و ویژگی هایی این نرم افزار به شما کمک می کنیم تا کاملا با این ابزار ضروری آشنا شوید. در نهایت به معرفی انواع نرم افزارهای مدیریت اسناد می پردازیم و نکاتی را درباره انتخاب بهترین نوع آنها شرح می دهیم.

نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) طیف گسترده ای از ویژگی ها و عملکردها را در بر می گیرد که بسیاری از آنها برای اجرای موثر یک کسب و کار حیاتی هستند. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط(SMB) مانند شرکت‌های حقوقی، شرکت‌های خلاق یا رسانه‌ها و سازمان‌های انتشاراتی، قصد دارند بدون کاغذ کار کنند و به دنبال ابزار مناسب برای این کار هستند. کسب‌وکارها داده‌های زیادی تولید می‌کنند، بنابراین انتخاب یک نرم افزار مدیریت اسناد قابل اعتماد و مقیاس‌پذیر برای ساده‌سازی و خودکارسازی گردش‌های کاری کلیدی است. برای کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط، یک نرم افزار مدیریت اسناد کارآمد به چند دلیل می تواند عملکرد کلی بهتری داشته باشد. اساسی ترین دلیل داشتن مکانی برای نگهداری و سازماندهی اسناد است. کنترل نسخه، گردش کار، مجوزهای دسترسی، پشتیبان گیری و حفاظت از داده ها نیز می تواند توسط یک نرم افزار مدیریت اسناد اداره شود. این نقطه شروع برای ذخیره، ایمن سازی و به اشتراک گذاری اسناد تجاری مختلف است. توانایی طبقه‌بندی داده‌ها یکی دیگر از قابلیت‌های مدیریت اسناد است که می‌تواند نحوه نقشه‌برداری سازمان شما از گردش کار خود را کاملا تغییر دهد.

نرم افزار مدیریت اسناد دارای چه مزایایی است؟

در محیط تجاری پرشتاب امروزی، مدیریت کارآمد اسناد نه تنها یک ضرورت بلکه سنگ بنای موفقیت سازمانی است. برای خریداران بالقوه ای که قصد دارند یک نرم افزار مدیریت اسناد را در عملیات های خود ادغام کنند، درک مزایای اولیه این سیستم ها می تواند نشان دهد که چگونه مدیریت اسناد را به یک مزیت استراتژیک تبدیل می کند. در اینجا پنج مزیت کلیدی وجود دارد که بر ارزش نرم افزار مدیریت اسناد تاکید می کند:

• افزایش بهره وری: با خودکارسازی گردش کار و کاهش زمان صرف شده برای کارهای مرتبط با اسناد دستی، کاربران و سازمان ها می توانند تمرکز بیشتری بر فعالیت های اصلی کسب و کار داشته باشند و در نتیجه بهره وری کلی را افزایش دهند.

•  امنیت پیشرفته: یک نرم افزار مدیریت اسناد تضمین می‌کند که اطلاعات حساس از طریق کنترل‌های دسترسی، رمزگذاری و مسیرهای حسابرسی محافظت می‌شوند و به طور قابل‌توجهی خطر نقض داده‌ها و دسترسی غیرمجاز را کاهش می‌دهند.

• دسترسی بهبودیافته: با نرم افزار مدیریت اسناد، اسناد را می توان به سرعت و به صورت کارآمد از هر کجا و در هر زمان بازیابی کرد و اطمینان حاصل کرد که کاربران دسترسی فوری به اطلاعات مورد نیاز خود دارند.

• همکاری بهتر: با اجازه دادن به چندین کاربر برای دسترسی و کار روی اسناد به طور همزمان، نرم افزار مدیریت اسناد می تواند یک محیط مشارکتی را تقویت کند که کار تیمی را افزایش می دهد و تکمیل پروژه را سرعت می بخشد.

• انطباق و پایبندی به قوانین: نرم افزار مدیریت اسناد را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که با مقررات خاص صنعت مطابقت داشته باشد و این امر باعث می شود سازمان ها به استانداردهای قانونی پایبند باشند و از مجازات جلوگیری کنند.

با انتخاب سیستمی که مطابق با نیازهای خاص آنها باشد، کسب‌وکارها می توانند پتانسیل کامل فرآیندهای مدیریت اسناد خود را گسترش دهند و اطمینان حاصل کنند که در دنیای دیجیتالی امروزه رقابتی باقی می مانند. سرمایه گذاری در یک نرم افزار مدیریت اسناد فقط مدیریت موثرتر اسناد نیست. این کار در تغییر نحوه عملکرد سازمان ها، همکاری و رشد نیز موثر است.

نرم افزار مدیریت اسناد چه قابلیت ها و ویژگی هایی دارد؟

یک نرم افزار مدیریت اسناد قوی به عنوان ستون فقرات فرآیند مدیریت اسناد عمل می کند و تضمین می کند که اسناد دیجیتال به راحتی قابل دسترسی، ایمن و به خوبی سازماندهی شده باشند. در اینجا، برخی از ویژگی‌های کلیدی را که باید در هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت اسناد در نظر گرفت، با تمرکز بر چگونگی کمک به تیم‌ها در اجرای استراتژی مدیریت اسناد ساده‌تر و موثرتر، مورد بررسی قرار می دهیم.

1. رابط کاربر پسند

طراحی ساده و شهودی، ناوبری و عملیات را برای همه کاربران ساده می‌کند. این طراحی به گونه‌ای است که حتی کاربرانی که تجربه کمتری در استفاده از نرم افزارها دارند، می‌توانند به راحتی با آن ارتباط برقرار کنند. این برای اطمینان از اینکه همه می‌توانند اسناد را بدون آموزش‌های طولانی و گسترده به‌طور کارآمد ذخیره، بازیابی و مدیریت کنند بسیار مهم است. در نهایت، رابط کاربر پسند به بهبود تجربه کاربری و افزایش رضایت کارکنان کمک می‌کند.

2. قابلیت جستجوی پیشرفته

این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد اسناد را بر اساس فراداده، محتوا یا سایر معیارها به سرعت پیدا کنند. با ارائه فیلترهای مختلف و گزینه‌های جستجوی متنوع، کاربران می‌توانند به‌راحتی نتایج مورد نظر خود را از بین حجم زیادی از اسناد پیدا کنند. این ویژگی به طور قابل توجهی زمان صرف شده برای جستجوی اسناد را کاهش می‌دهد و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، قابلیت جستجوی پیشرفته باعث می‌شود که کاربران بتوانند به سرعت اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری‌های کلیدی استخراج کنند.

3. کنترل دسترسی و مجوزها

این قابلیت مدیران را قادر می‌سازد تا تعیین کنند چه کسی می‌تواند اسناد را مشاهده، ویرایش یا حذف کند. با استفاده از سطوح مختلف دسترسی، می‌توان اطلاعات حساس را فقط به کاربران مجاز اختصاص داد. این برای حفظ امنیت اسناد و اطمینان از اینکه اطلاعات حساس فقط برای کاربران مجاز قابل دسترس است حیاتی می‌باشد. همچنین، کنترل دقیق دسترسی به جلوگیری از سوءاستفاده و حفاظت از اطلاعات شرکت کمک می‌کند.

4. کنترل نسخه

این ویژگی تغییرات ایجاد شده در اسناد را پیگیری می‌کند و به کاربران امکان دسترسی به نسخه‌های قبلی را می‌دهد. با قابلیت بازگشت به نسخه‌های قبلی، کاربران می‌توانند خطاهای گذشته را اصلاح کرده و از عدم از دست دادن اطلاعات مهم اطمینان حاصل کنند. این ویژگی برای حفظ یکپارچگی اسناد و امکان همکاری موثر ضروری است. همچنین، این امر به کاربران کمک می‌کند تا تغییرات و اصلاحات را بهتر مدیریت کنند و تاریخچه کاملی از تغییرات هر سند را داشته باشند.

5. گردش کار خودکار

این ویژگی فرآیندهای مرتبط با اسناد را با خودکار کردن کارهای تکراری ساده می‌کند. با حذف وظایف دستی و خودکارسازی مراحل مختلف، کارکنان می‌توانند بر روی کارهای با ارزش‌تر تمرکز کنند و از اتلاف وقت جلوگیری کنند. این کار تلاش‌های دستی را کاهش می‌دهد و ثبات در نحوه رسیدگی به اسناد را تضمین می‌کند. در نتیجه، گردش کار خودکار به افزایش بهره‌وری و کاهش خطاهای انسانی کمک می‌کند.

6. قابلیت های یکپارچه سازی

این ویژگی به نرم افزار مدیریت اسناد اجازه می‌دهد تا به طور یکپارچه با سایر ابزارهای نرم افزاری مورد استفاده سازمان کار کند. این یکپارچگی می‌تواند شامل سیستم‌های CRM، ERP و دیگر نرم افزارهای مدیریت باشد که به بهبود کارایی کلی سازمان کمک می‌کند. این برای اطمینان از اینکه فرآیندهای مدیریت اسناد مکمل سایر عملکردهای تجاری هستند، مهم است. در نهایت، یکپارچگی به کاربران این امکان را می‌دهد که به‌راحتی اطلاعات را از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل کنند و از اتلاف زمان جلوگیری نمایند.

7. ذخیره سازی مبتنی بر ابر

این ویژگی انعطاف‌پذیری برای دسترسی به اسناد از هر مکان و در هر زمان را ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند بدون توجه به موقعیت جغرافیایی خود، به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند و این امر به ویژه در محیط‌های کاری سیار و از راه دور امروزی اهمیت دارد. این امر به‌ویژه در محیط‌های کاری سیار و از راه دور امروزی اهمیت دارد و تضمین می‌کند که کاربران همیشه می‌توانند اسناد را در صورت نیاز بازیابی و مدیریت کنند. همچنین، ذخیره‌سازی مبتنی بر ابر به کاهش نیاز به سخت‌افزارهای محلی و هزینه‌های نگهداری مرتبط کمک می‌کند.

8. مقیاس پذیری

این ویژگی به سیستم اجازه می‌دهد تا با سازمان رشد کند و کاربران بیشتر یا حجم بیشتری از اسناد را بدون کاهش عملکرد در خود جای دهد. این قابلیت به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا بدون نگرانی از نیاز به ارتقاء مکرر زیرساخت‌ها، به رشد خود ادامه دهند. این تضمین می‌کند که نرم افزار0 مدیریت اسناد با تکامل نیازهای کسب‌وکار موثر باقی می‌ماند. به علاوه، مقیاس‌پذیری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا هزینه‌ها را بهینه کرده و با توجه به رشد، منابع خود را بهتر مدیریت کنند.

9. مدیریت انطباق

این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به الزامات قانونی و نظارتی مربوط به رسیدگی به اسناد پایبند باشند. با پیروی از استانداردهای خاص، سازمان‌ها می‌توانند ریسک‌های قانونی را به حداقل برسانند و اطمینان حاصل کنند که اسناد به‌طور صحیح مدیریت می‌شوند. این ویژگی برای به حداقل رساندن ریسک و اطمینان از مدیریت اسناد مطابق با استانداردهای مربوطه بسیار مهم است. همچنین، این مدیریت انطباق به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اعتبار و اعتماد مشتریان و ذینفعان خود را حفظ کنند.

10. پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات

این ویژگی با اطمینان از اینکه اسناد در صورت خرابی سیستم یا اتفاقات دیگر قابل بازیابی هستند، در برابر از دست دادن داده‌ها محافظت می‌کند. این اقدام به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از وقوع وقفه‌های ناگهانی و از دست دادن اطلاعات حیاتی جلوگیری کنند. این برای حفظ تداوم کسب‌وکار و حفاظت از اطلاعات مهم حیاتی است. علاوه بر این، فرآیندهای بازیابی اطلاعات سریع و کارآمد می‌تواند به کاهش زمان از دست رفته و حفظ اعتبار سازمان در برابر مشتریان و شرکای تجاری کمک کند.

یک نرم افزار مدیریت اسناد اگر به درستی انتخاب شود می تواند ابزار قدرتمندی در ساده سازی وظایف مرتبط با سند، تقویت همکاری و پشتیبانی از فرآیندهای تصمیم گیری باشد. با اولویت بندی این ویژگی های کلیدی، سازمان ها می توانند به طور قابل توجهی استراتژی های مدیریت اسناد خود را بهبود بخشند و به کارایی عملیاتی بیشتری دست یابند.

انواع نرم افزار مدیریت اسناد شامل چه مواردی می شود؟

مدیریت اطلاعات و اسناد به یک نیاز حیاتی برای سازمان‌ها تبدیل شده است. برای بهبود کارایی و حفظ ساختار مناسب داده‌ها، سیستم‌های متنوعی جهت مدیریت محتوا و اسناد توسعه یافته‌اند که هرکدام با هدف خاصی طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا اسناد، محتواها و اطلاعات مختلف خود را به‌طور کارآمد ذخیره، سازماندهی و مدیریت کنند. در ادامه به معرفی چند نوع از این سیستم‌های مدیریت اسناد و محتوای سازمانی می‌پردازیم.

1. سیستم مدیریت محتوا

سیستم مدیریت محتوا (CMS) ابزاری است که برای ذخیره و مدیریت محتوای دیجیتال به صورت متمرکز استفاده می‌شود و کاربران مختلف را قادر می‌سازد تا بتوانند از طریق آن با یکدیگر همکاری کنند. علاوه بر این، مدیریت نسخه و گردش کار خودکار را برای تسریع و بهبود فرآیندهای شرکت فراهم می کند.

2. سیستم های مدیریت محتوای سازمانی

سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) محتوای خاص سازمانی را بر اساس گردش کار، فرآیندها و قوانین تجاری سازمان مدیریت می‌کنند. با استفاده از ECM، داده های بدون ساختار مانند اسناد Word، صفحات گسترده اکسل، فایل های PDF و عکس های اسکن شده نگهداری می شوند و در زمان مناسب در اختیار افراد مناسب قرار می گیرند.

3. سیستم تصویربرداری اسناد

تصویربرداری اسناد به عمل "دیجیتالی کردن" اسناد چاپی اشاره دارد. به عبارت ساده‌تر، تصویربرداری سند، فرآیند استفاده از یک اسکنر برای به‌دست آوردن عکس‌های بی‌عیب از مقالات است که می‌توانید آنها را به‌جای اینکه به طور فیزیکی ذخیره کنید، به‌صورت آنلاین ثبت و نگهداری نمایید.

4. سیستم های مدیریت سوابق

هدف یک سیستم مدیریت سوابق (RMS) تنظیم ایجاد، حفظ، دریافت و دفع داده ها، صرف نظر از قالب آن است. این سیستم ها برای ذخیره و نگهداری سوابق و بازیابی راحت طراحی شده اند. RMS ها توسط صنایع بسیار تنظیم شده از جمله بخش های قانونی، مراقبت های بهداشتی و دولتی استفاده می شوند. فاکتورها، گزارش های نهایی، اسناد بودجه، ترازنامه شرکت، ایمیل و غیره نمونه هایی از سوابق هستند.

5. سیستم مدیریت گردش کار

سیستم مدیریت گردش کار برای شناسایی، خودکارسازی و ارتقاء فرآیندهای تجاری یک شرکت به منظور افزایش بهره وری، به حداقل رساندن خطاها و افزایش کارایی استفاده می شود. یک گردش کار شامل تعداد دلخواه فازهای از پیش تعیین شده است و ممکن است شامل شرکت کنندگان از پیش تعریف شده نیز باشد. کسانی که مسئول مدیریت گردش کار هستند این فرصت را دارند که تنگناها را به حداقل برسانند و دید را در جریان افزایش دهند.

6. سیستم مدیریت کیفیت

نرم افزار مدیریت کیفیت یک شرکت (QMS) یک سیستم متمرکز است که به فرآیند مدیریت کیفیت کمک می کند، که ممکن است شامل اقدامات اصلاحی، مدیریت حسابرسی، کنترل اسناد و مدیریت تغییر باشد.

7. سیستم مدیریت ایمیل

یک سیستم مدیریت ایمیل تعداد زیادی از پیام های ایمیل را برای رویه های شرکت مدیریت می کند. با استفاده از معیارهای تعریف شده توسط کاربر، ایمیل ها و پیوست ها را سازماندهی و مدیریت می کند. علاوه بر آن، سیستم‌های مدیریت ایمیل راه‌حل‌های بایگانی ایمیل و ویژگی‌های ضبط خودکار ایمیل را برای فهرست‌بندی ارتباطات ایمیل و پیوست‌ها ارائه می‌دهند. همچنین اطلاعات مهم تجاری را طبقه بندی می کند و همه داده ها را در یک مکان به راحتی قابل جستجو ذخیره می کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار بازاریابی ایمیلی (Email Marketing) چیست؟

8. نرم افزار مدیریت اسناد منابع انسانی

نرم افزار مدیریت اسناد منابع انسانی (نرم افزار مدیریت اسناد) سیستمی است که ضبط، ذخیره و مدیریت اسناد حیاتی کارکنان را در یک شرکت تسهیل می کند. اینها سیستم‌های بایگانی الکترونیکی را برای ذخیره اسناد مهم منابع انسانی ارائه می‌دهند، نرم افزار مدیریت اسنادهای HR با OCR امکان بازیابی آسان همه اسناد را فراهم می‌کنند.

بهترین راهکار برای موفق شدن با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

با تمامی این تفاسیر، صرف خرید یک نرم افزار مدیریت اسناد و استفاده از آن در کسب و کارتان، تمام این مزایا را به طور خودکار برای شما به ارمغان نمی آورد. بنابراین بهتر است اطمینان حاصل کنید که با فروشنده خود برای برنامه ریزی یک پیاده سازی قوی که شامل آموزش و ارتباطات برای کارکنان شما می شود، همکاری می کنید. هرچه خرید بیشتری از کارمندان خود دریافت کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که از نرم افزار استفاده کنند و به برخی از این مزایا کمک کنند. در اینجا سه مورد از بهترین روش ها وجود دارد که باید آنها را در نظر بگیرید:

1. رویه های عملیاتی استاندارد را برای استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد خود ایجاد کنید

از قبل برنامه ریزی کنید و تصمیم بگیرید که چگونه می خواهید از نرم افزار مدیریت اسناد خود استفاده کنید. رویه‌های عملیاتی استاندارد و مواد آموزشی ایجاد کنید که کارکنان در تمام سطوح می‌توانند وقتی سؤالی دارند به آنها مراجعه کنند. هرچه تیم های شما در استفاده از نرم افزار سازگارتر باشند، مزایای بیشتری خواهند داشت.

2. اسناد را در اسرع وقت ضبط کنید

هر سازمانی نمی تواند 100٪ بدون کاغذ کار کند، اما بهترین نتایج زمانی حاصل می شود که شما تا حد امکان اسناد را به دیجیتال تبدیل کنید و آنها را تا جایی که می توانید نزدیک به "نقطه ورودی" بگیرید. به عنوان مثال، انواع خاصی از نامه ها باید باز شوند و فورا اسکن شوند و به عنوان اسناد دیجیتال به افراد مناسب ارسال شوند. گردش کار باید به کارکنان این امکان را بدهد که پیوست‌ها را مستقیما به نرم افزار مدیریت اسناد ارسال کنند، نه اینکه از آنها درخواست چاپ ایمیل‌های سند بکنند.

3. به سادگی از فرآیندهای کاغذی قدیمی خود تقلید نکنید

یک نرم افزار مدیریت اسناد فرصت هایی را برای انجام کارهای بسیار بیشتر از آنچه تا به حال می توانید با فرآیندهای کاغذی انجام دهید فراهم می کند. به دنبال ایجاد گردش کاری که شبیه کاری که با کاغذ انجام دادید، نباشید. در عوض، متخصصان موضوع را در سازمان خود جمع آوری کنید و فرآیندهای بهتری را طراحی کنید که از قابلیت های دیجیتالی نهایت استفاده را ببرد.

چگونه نرم افزار مدیریت اسناد مناسب کسب و کارمان را بخریم؟

با راه‌حل‌های مختلف مدیریت اسناد موجود، تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام نرم افزار مدیریت اسناد برای نیازهای شما مناسب‌تر است، می‌تواند چالش برانگیز باشد. همانطور که در فهرست کوتاه، آزمایش و انتخاب نرم افزار مدیریت اسناد هستید، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• چه مشکلی را می‌خواهید حل کنید - با شناسایی شکاف ویژگی مدیریت اسنادی که می‌خواهید پر کنید، شروع کنید تا ویژگی‌ها و عملکردهایی را که نرم افزار مدیریت اسناد پروژه باید ارائه دهد، روشن کنید.

• چه کسی نیاز به استفاده از آن دارد - برای ارزیابی هزینه و الزامات، در نظر بگیرید که چه کسی از نرم افزار استفاده می کند و به چه تعداد مجوز نیاز دارید. شما باید ارزیابی کنید که آیا فقط متخصصان مدیریت پروژه هستند یا کل سازمان که نیاز به دسترسی دارند. وقتی این واضح است، ارزش این را دارد که در نظر بگیرید که آیا سهولت استفاده را برای همه در اولویت قرار می دهید یا سرعت را برای کاربران قدرتمند نرم افزار مدیریت اسناد خود در اولویت قرار می دهید.

• چه ابزارهای دیگری برای کار با آن نیاز دارد - مشخص کنید چه ابزارهایی را جایگزین می‌کنید، چه ابزارهایی باقی می‌مانند، و ابزارهایی را که باید با آن‌ها ادغام کنید، مانند نرم افزار حسابداری، CRM یا منابع انسانی. شما باید تصمیم بگیرید که آیا ابزارها باید با هم ادغام شوند، یا می توانید چندین ابزار را با یک پروژه تلفیقی و نرم افزار مدیریت اسناد جایگزین کنید.

• چه نتایجی مهم هستند - نتیجه ای را که نرم افزار برای موفقیت در نظر گرفته شدن باید ارائه دهد در نظر بگیرید. در نظر بگیرید که چه توانایی هایی را می خواهید به دست آورید، یا چه چیزی را می خواهید بهبود بخشید، و چگونه موفقیت را می سنجید. به عنوان مثال، یک نتیجه می تواند توانایی به دست آوردن دید بیشتر در عملکرد باشد. می‌توانید ویژگی‌های نرم افزار مدیریت اسناد را تا زمانی که چهره‌تان آبی نیست مقایسه کنید، اما اگر به نتایجی که می‌خواهید برسید فکر نمی‌کنید، ممکن است زمان ارزشمند زیادی را تلف کنید.

• چگونه در سازمان شما کار می کند - انتخاب نرم افزار را در کنار گردش کار و روش تحویل خود در نظر بگیرید. آنچه را که به خوبی کار می کند، و زمینه هایی که باعث ایجاد مسائلی می شوند که باید مورد توجه قرار گیرند، ارزیابی کنید. به یاد داشته باشید که هر کسب و کاری متفاوت است - تصور نکنید که به دلیل محبوبیت یک ابزار، در سازمان شما کار خواهد کرد.

جمع بندی نرم افزار مدیریت اسناد

نرم‌افزار مدیریت اسناد (DMS) به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اسناد دیجیتال خود را به‌طور کارآمد سازماندهی، ذخیره، و به اشتراک بگذارند. این نرم‌افزار با ویژگی‌هایی مثل کنترل نسخه، جستجوی پیشرفته، دسترسی مدیریت‌شده، و پشتیبان‌گیری از داده‌ها، باعث افزایش بهره‌وری و کاهش زمان صرف‌شده برای مدیریت اسناد می‌شود. نرم افزار مدیریت اسناد همچنین از امنیت اطلاعات حساس سازمان‌ها از طریق رمزگذاری و کنترل‌های دسترسی اطمینان حاصل می‌کند. قابلیت همکاری چندین کاربر روی اسناد به‌طور هم‌زمان و امکان یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی مانند CRM و ERP نیز از دیگر مزایای این نرم‌افزار است. ذخیره‌سازی مبتنی بر ابر دسترسی از هر مکان و هر زمان را فراهم کرده و همچنین به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مقررات قانونی مرتبط با نگهداری و مدیریت اسناد را رعایت کنند. در نهایت، این نرم‌افزار با قابلیت مقیاس‌پذیری، امکان گسترش و رشد هم‌زمان با توسعه سازمان را فراهم می‌کند.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار مدیریت اسناد در هر کسب و کاری، به تعریف و بررسی مزایای آن پرداختیم. از این رو برای سفارش طراحی و کدنویسی انواع  وبسایت، نرم افزار، اپلیکیشن و ابزارهای مورد نیاز کسب‌و‌کار یا سازمان خود می‌توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.