نرم افزار مدیریت اسناد دولتی | راهکار جامع برای تحول دیجیتال در سازمان‌ها

در این مقاله قصد داریم به معرفی و توضیح مفهوم نرم افزار مدیریت اسناد دولتی بپردازیم و تعریفی دقیق از الزامات، ویژگی ها و تفاوت های آن با سیستم های عمومی را بیان کنیم. در ادامه، نحوه اجرا و مراحل پیاده سازی این سیستم حیاتی در سازمان های دولتی را مرور خواهیم کرد. پس از خواندن این مقاله، شما می دانید که استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد دولتی چه مزایا و تأثیری بر کارآمدی، امنیت و انطباق با مقررات سازمان شما خواهد داشت و می تواند چه نتایج و دستاوردهایی را به ارمغان آورد. قاعدتاً این نرم افزار یک ابزار قدرتمند برای تضمین شفافیت و حفظ سوابق رسمی است که می تواند نقش بسزایی در تحول دیجیتال و رشد و توسعه سازمانی داشته باشد.

 نرم افزار مدیریت اسناد دولتی چیست و چرا حیاتی است؟

نرم افزار مدیریت اسناد دولتی یک پلتفرم تخصصی است که برای مدیریت چرخه حیات کامل اسناد در سازمان هایی با الزامات قانونی و امنیتی سطح بالا طراحی شده است. این چرخه شامل مراحل تولید، ذخیره سازی، نسخه گذاری، اجرای گردش کار، تأمین امنیت تا بایگانی نهایی و امحای قانونی اسناد می شود. هدف این سیستم، تبدیل فرآیندهای سنتی و دستی مدیریت اسناد کاغذی به یک ساختار دیجیتالی، متمرکز و خودکار است.

۱. تفاوت های اساسی نرم افزار مدیریت اسناد دولتی با DMS عمومی

هرچند که سامانه های DMS عمومی وظایف اولیه مدیریت اسناد را به انجام می رسانند، اما یک نرم افزار مدیریت اسناد دولتی باید تابع الزامات سخت گیرانه تری باشد. در بحث امنیت داده، سیستم دولتی باید از رمزنگاری مطابق با استانداردهای ملی و کنترل دسترسی بر اساس نقش سازمانی (Role-Based Access Control) بهره مند باشد، در حالی که DMS عمومی معمولاً به رمزنگاری پایه اکتفا می نماید. مهم تر از آن، انطباق (Compliance) با قوانین داخلی بایگانی، محرمانگی اطلاعات و ضوابط حاکم بر اسناد رسمی برای این نرم افزار مدیریت اسناد دولتی الزامی است و فراتر از اختیارات سیستم های عمومی است. علاوه بر این، یکپارچگی اجباری با سامانه های اتوماسیون اداری، دبیرخانه و سامانه های ملی، این نرم افزارها را از نمونه های تجاری متمایز می سازد.

۲. چالش های مدیریت اسناد سنتی در سازمان های دولتی

سیستم های مبتنی بر کاغذ در سازمان های بزرگ دولتی با چالش های ساختاری متعددی روبه رو هستند که لزوم استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد دولتی را ضروری می سازد. این چالش ها شامل خطر از دست رفتن داده ها در مواجهه با حوادث فیزیکی یا فرسودگی، ناکارآمدی ناشی از سرعت پایین جستجو و انتقال فیزیکی اسناد، فقدان شفافیت در ردیابی دسترسی و ویرایش اسناد، و در نهایت، تحمیل هزینه های گزاف برای تأمین فضای فیزیکی بایگانی و نیروی انسانی مربوطه می گردد.

 ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت اسناد دولتی ایده آل

به منظور رفع چالش های مذکور، یک نرم افزار مدیریت اسناد دولتی باید مجموعه ای از قابلیت های تخصصی را ارائه نماید که فراتر از بایگانی ساده عمل کند.

۱. بالاترین سطح امنیت و انطباق با مقررات در نرم افزار مدیریت اسناد دولتی

امنیت، مهم ترین پارامتر در تصمیم گیری های خرید بخش دولتی است. سیستم باید شامل قابلیت های زیر باشد: مدیریت دسترسی محرمانه بر اساس نقش ها (RBAC) برای تعریف دقیق ترین سطوح دسترسی، ثبت خودکار و تغییرناپذیر تمام فعالیت های کاربران از طریق ردیابی ممیزی (Audit Trail) کامل، رمزنگاری داده ها مطابق با پروتکل های امنیتی استاندارد و پشتیبانی از امضای دیجیتال و الکترونیکی جهت اعتبار بخشیدن قانونی به اسناد دیجیتالی.

علاوه بر این موارد، الزامی است که نرم افزار، قابلیت های محرمانگی و حفاظت از حریم خصوصی داده ها را مطابق با قوانین ملی صیانت از داده های شهروندان فراهم نماید. این شامل مسک کردن (Masking) یا حذف اطلاعات حساس غیرضروری در صورت لزوم و تضمین عدم افشای اطلاعات هویتی و شخصی توسط سیستم است. همچنین، توانایی ایجاد نسخه های پشتیبان رمزنگاری شده و سه گانه (Triple Backup) برای جلوگیری از فاجعه (Disaster Recovery) در محیط های امن، یک ویژگی حیاتی برای سازمان های دولتی محسوب می گردد.

۲. یکپارچگی با اتوماسیون اداری و سامانه های ERP

کارآمدی یک DMS دولتی به میزان ادغام موفقیت آمیز آن با سایر سامانه های عملیاتی سازمان وابسته است. این نرم افزار باید قابلیت اتصال یکپارچه با سامانه های اتوماسیون اداری برای مدیریت گردش کار اسناد در کنار نامه نگاری های رسمی و استفاده از ساختار دبیرخانه را داشته باشد. همچنین، ادغام با سامانه های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و ارتباط با پلتفرم ها و سرویس های ملی از طریق رابط های برنامه نویسی باز (API) ضروری است.

۳. مدیریت چرخه حیات اسناد در نرم افزار مدیریت اسناد دولتی (با تمرکز بر قوانین بایگانی)

یک DMS باید بتواند تمامی مراحل عمر یک سند را به صورت خودکار مدیریت نماید. این مدیریت شامل کنترل دقیق نسخه گذاری (Versioning)، بازیابی آسان نسخه های قدیمی، تعریف فرآیندهای گردش کار (Workflow) خودکار برای تصویب و ارجاع اسناد، و اعمال قوانین بایگانی و نگهداری قانونی اسناد بر اساس نوع و دوره زمانی تعیین شده، به همراه اجرای خودکار فرآیند امحا (Disposal) می شود.

دقت در امحا و بایگانی قانونی: اهمیت این بخش در سازمان های دولتی به دلیل وجود جداول زمانی نگهداری و امحای اسناد (Retention Schedules) که توسط مراجع قانونی تعیین می شود، بسیار زیاد است. نرم افزار باید قابلیت تعریف و اعمال این جداول را به صورت خودکار داشته باشد. به این معنی که سند پس از پایان دوره مقرر، یا به صورت خودکار به بایگانی راکد منتقل شود، یا با تأیید نهایی، به شکل غیرقابل بازیابی از سیستم حذف گردد. عدم رعایت این قوانین، سازمان را در معرض نقض قانون قرار می دهد؛ بنابراین، این قابلیت باید به عنوان یک ماژول انطباق اجباری در DMS دولتی تعریف گردد.

۴. قابلیت جستجوی هوشمند و سازماندهی فراداده

برای دسترسی سریع به حجم انبوه اسناد، سیستم باید مجهز به قابلیت های جستجوی پیشرفته باشد. این قابلیت ها شامل جستجو بر اساس محتوای داخلی (Full-Text Search) در متن کامل اسناد، توانایی خواندن و ایندکس کردن متن اسناد تصویری (اسکن شده) به زبان فارسی از طریق فناوری OCR، و مدیریت دقیق فراداده (Metadata) جهت افزودن برچسب های اطلاعاتی برای فیلتر و جستجوی تخصصی است.

استفاده از فراداده های اجباری: در محیط های دولتی، سازماندهی فراداده صرفاً یک مزیت نیست، بلکه یک الزام است. سیستم باید بتواند فراداده های خاصی (مانند کد واحد سازمانی، شماره دبیرخانه، یا کد طبقه بندی محرمانگی) را به عنوان فیلدهای اجباری هنگام ورود سند جدید تعریف نماید تا از ورود اسناد فاقد اطلاعات حیاتی جلوگیری شود. این فراداده ها همچنین می توانند به عنوان نشانگرهای امنیتی نیز عمل کنند و دسترسیرا بر اساس سطح محرمانگی سند کنترل نمایند.

 مزایای پیاده سازی نرم افزار مدیریت اسناد دولتی

استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد دولتی تأثیرات گسترده ای در بهبود عملکرد و ساختار مالی سازمان های دولتی ایجاد می نماید.

۱. افزایش سرعت و دقت در ارائه خدمات عمومی

دسترسی آنی و دقیق به سوابق و پرونده ها، زمان پاسخگویی به شهروندان و فرآیند تصمیم گیری های سازمانی را به شدت کاهش می دهد. دسترسی ایمن و سریع به اطلاعات از هر نقطه و پلتفرمی، چابکی فرآیند خدمات رسانی را ارتقاء می بخشد.

۲. کاهش هزینه های عملیاتی و مدیریت فضا

دیجیتالی شدن اسناد مستقیماً به صرفه جویی در منابع می انجامد. این مزایا شامل حذف نیاز به فضاهای فیزیکی گسترده برای بایگانی، کاهش قابل توجه مصرف اقلام اداری مانند کاغذ و تجهیزات چاپی، و بهینه سازی نیروی انسانی با حذف وظایف تکراری دستی است.

۳. شفافیت اداری و تسهیل ممیزی (Audit)

سامانه های DMS با ثبت دقیق و کامل تمام مراحل گردش سند، شفافیت در فرآیندهای اداری را تضمین می کنند. در زمان ممیزی های داخلی و خارجی، امکان ارائه فوری سوابق، تاریخچه تغییرات و گزارش های دقیق، پاسخگویی به سازمان های نظارتی را ساده تر و دقیق تر می نماید.

 راهنمای گام به گام پیاده سازی نرم افزار مدیریت اسناد دولتی

پیاده سازی موفق یک نرم افزار مدیریت اسناد دولتی، نه صرفاً خرید، بلکه نیازمند برنامه ریزی دقیق و استراتژیک است.

۱. ارزیابی نیازهای سازمانی و تعیین دامنه پروژه

پیش از هرگونه اقدام، سازمان باید به سوالات کلیدی پاسخ دهد. این سوالات شامل تعیین حجم کنونی اسناد و پیش بینی رشد آتی آن ها، مشخص نمودن دقیق الزامات امنیتی و قانونی خاص سازمان، و تعیین تعداد و سطوح دسترسی کاربران برای طراحی معماری سیستم می باشد.

تدوین سند الزامات فنی و قانونی: برای سازمان های دولتی، تدوین یک سند الزامات فنی (RFP) که کلیه نیازمندی های انطباق (Compliance) و امنیتی را پوشش دهد، حیاتی است. این سند باید فراتر از نیازهای فعلی، ظرفیت مقیاس پذیری نرم افزار برای دهه های آتی و پشتیبانی از استانداردهای نوین تبادل داده را نیز در بر بگیرد.

بیشتر بخوانید: توسعه نرم افزار RFP | چرا نرم افزار RFP را به صورت اختصاصی طراحی کنیم؟

۲. نکات مهم در عقد قرارداد و پشتیبانی

با توجه به حساسیت اسناد دولتی، انتخاب تأمین کننده معتبر حیاتی است. بررسی سوابق شرکت در تأمین نرم افزار برای سایر نهادهای دولتی، دسترسی سریع و آسان به تیم پشتیبانی فنی متخصص در حوزه نرم افزار DMS و قوانین بومی، و تضمین کتبی مالکیت مطلق سازمان بر داده های ذخیره شده و حفظ محرمانگی آن ها در قرارداد، از نکات ضروری است.

پشتیبانی در شرایط بحران: ضروری است که قرارداد پشتیبانی شامل بندهایی صریح در خصوص زمان پاسخگویی (SLA) برای رفع ایرادات حیاتی و دسترسی ۲۴/۷ به مهندسان سیستم در شرایط اضطراری و حملات سایبری باشد. همچنین، لازم است فرآیند به روزرسانی های امنیتی نرم افزار به صورت منظم و با تأیید مراجع امنیتی سازمان انجام پذیرد.

۳. فرآیند انتقال داده (Migration) و آموزش کاربران

انتقال از سیستم های کاغذی یا قدیمی به سیستم جدید، مرحله ای پر چالش است. توصیه می شود انتقال داده ها و اسناد قدیمی به صورت مرحله ای و با اولویت بندی اسناد حیاتی انجام پذیرد. تدوین یک استاندارد یکپارچه برای نام گذاری و برچسب گذاری (Metadata) اسناد جدید و برگزاری دوره های آموزشی فراگیر متناسب با سطوح کاربری مختلف برای پذیرش موفق سیستم، ضروری است.

سنجش موفقیت (KPIs): برای تضمین پذیرش، سازمان باید معیارهای کلیدی عملکرد (KPIs) مانند کاهش زمان جستجو، کاهش مصرف کاغذ، و نرخ پذیرش کاربر (User Adoption Rate) را تعریف کرده و در طول فرآیند پیاده سازی و پس از آن، به طور مداوم آن ها را ارزیابی نماید.

 معماری پیاده سازی: انتخاب ساختار On-Premise یا Cloud برای نرم افزار مدیریت اسناد دولتی

تصمیم گیری در مورد معماری سیستم (مستقر در محل یا مبتنی بر ابر) یکی از مهم ترین تصمیمات استراتژیک است. در اغلب سازمان های دولتی، به دلیل ملاحظات امنیتی و قانونی، پیاده سازی On-Premise (در محل) ترجیح داده می شود. این رویکرد به سازمان امکان می دهد کنترل کامل بر زیرساخت های فیزیکی، امنیتی و دسترسی داشته باشد و از خروج داده های محرمانه از دیتاسنترهای داخلی جلوگیری نماید. با این حال، نیاز به سرمایه گذاری اولیه بالا و نگهداری تیم IT داخلی را در پی دارد. در مقابل، مدل های ابری هیبریدی، در صورت تأیید مراجع بالادستی، می توانند چابکی و مقیاس پذیری بیشتری را برای بخش هایی با حساسیت کمتر فراهم نمایند. تحلیل دقیق هزینه کل مالکیت (TCO) برای هر دو مدل، پیش از تصمیم گیری نهایی ضروری است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار ابری سازمانی چیست؟ | بررسی انواع و نکات خرید آن

 آینده مدیریت اسناد و نرم افزار مدیریت اسناد دولتی

نرم افزار مدیریت اسناد دولتی به طور مداوم در حال پیشرفت است و فناوری های نوظهور، قابلیت های بی سابقه ای را ارائه می دهند.

۱. طبقه بندی خودکار اسناد با هوش مصنوعی (AI)

هوش مصنوعی می تواند وظایف تکراری و زمان بر را خودکار نماید. سیستم های مبتنی بر AI قادرند به صورت هوشمند، نوع سند و سطح محرمانگی آن را شناسایی کرده و فراداده مناسب را اعمال کنند. همچنین، هوش مصنوعی با هدایت سند به واحد یا فرد مسئول، زمان های تأخیر را در گردش کار به شدت کاهش می دهد.

پردازش زبان طبیعی (NLP) و استخراج اطلاعات: فراتر از طبقه بندی، قابلیت های NLP به نرم افزار این امکان را می دهد تا اطلاعات کلیدی (مانند تاریخ، مبالغ قرارداد یا نام اشخاص) را از اسناد طولانی استخراج کرده و آن ها را به صورت خودکار به عنوان فراداده ذخیره نماید. این امر به تحلیل هوشمندانه و تصمیم گیری های مبتنی بر داده کمک شایانی می کند.

بیشتر بخوانید: هوش مصنوعی چیست؟ | بررسی اهمیت و کاربردها

۲. امنیت و اعتبار با فناوری بلاک چین

اگرچه این فناوری در مراحل اولیه کاربرد خود قرار دارد، اما بلاک چین پتانسیل بالایی در زمینه حفظ یکپارچگی اسناد و جلوگیری از تغییرات غیرمجاز دارد. ثبت هش (Hash) اسناد حیاتی بر روی بلاک چین، تضمین می نماید که محتوای سند پس از ثبت اولیه، توسط هیچ شخصی قابل تغییر نخواهد بود و اعتبار و تأیید هویت امضاهای دیجیتال را ارتقاء می بخشد. استفاده از فناوری دفتر کل توزیع شده (DLT) در DMS دولتی، امکان ردیابی غیرقابل انکار تاریخچه سند و ممیزی های امنیتی را فراهم می کند.

 جمع بندی و نتیجه گیری پیرامون نرم افزار مدیریت اسناد دولتی

نرم افزار مدیریت اسناد دولتی یک سرمایه گذاری استراتژیک برای هر نهاد دولتی است که در پی دستیابی به کارآمدی عملیاتی، شفافیت و امنیت اطلاعات می باشد. انتخاب یک DMS اختصاصی که با الزامات قانونی و امنیتی محلی انطباق داشته باشد، یک ضرورت عملیاتی است. با پیاده سازی صحیح این نرم افزار، سازمان می تواند بهره وری کارکنان را افزایش داده، هزینه های فیزیکی را کاهش داده، خدمات رسانی به شهروندان را تسریع بخشیده و انطباق کامل با قوانین و مقررات را تضمین نماید.

اگر سازمان شما آماده آغاز تحول دیجیتال در فرآیندهای مدیریت اسناد و بهره مندی از مزایای نرم افزارهای اختصاصی است، توصیه می گردد در اسرع وقت ارزیابی جامع نیازهای سازمانی خود را آغاز نموده و جهت مشاوره های تخصصی با کارشناسان مربوطه تماس حاصل فرمایید.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار ابری سازمانی در هر کسب و کاری، به تعریف و بررسی مزایای آن پرداختیم. از این رو برای سفارش طراحی و کدنویسی انواع  وبسایت، نرم افزار، اپلیکیشن و ابزارهای مورد نیاز کسب و‌ کار یا سازمان خود می‌توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.