نرم افزار مدیریت پروژه (project management) چیست؟

در این مقاله قصد داریم در رابطه با موضوع نرم افزار مدیریت پروژه بحث کنیم. علاوه بر این مواردی را نظیر: تعریف دقیق از نرم افزار مدیریت پروژه، کاربردهای این نرم افزار، اهدافی که این ابزار برای کسب و کار شما دنبال می کند، مزایا و معایب آن و در نهایت نحوه انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب برای شرکت و یا سازمان خود را بررسی کنیم. شما در نهایت درک جامعی از نرم افزار مدیریت پروژه و اینکه چرا ابزاری حیاتی برای کسب و کار شما است را به دست خواهید آورد.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه اصطلاحی است که به طیف وسیعی از پلتفرم ها اشاره دارد که برای کمک به افراد در مدیریت پروژه ها طراحی شده اند. این محصولات از یک برنامه، تقویم ساده چک لیست و یا سازماندهی پروژه های کوچک گرفته تا ابزارهای قوی که نمای کلی از کل چرخه عمر پروژه را نشان می دهند و ارائه ویژگی های پیشرفته ای مانند اتوماسیون و زمان بندی منابع را شامل می شود.

مدیریت پروژه چه تعریفی دارد؟

مدیریت یک پروژه به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و روش‌هایی گفته می‌ شود که برای برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و کنترل یک پروژه استفاده می شود. هدف اصلی در مدیریت پروژه، بهبود عملکرد پروژه در مورد زمانبندی، بودجه، منابع و کیفیت است. درواقع مدیریت پروژه شامل فرایندهایی مانند تعیین اهداف و محدودیت‌های پروژه، تخصیص منابع، برنامه‌ریزی زمانی، مدیریت ریسک، ارتباطات و هماهنگی تیم، مانیتورینگ پیشرفت پروژه و گزارش‌ دهی است. مدیر پروژه مسئولیت کلیه این فعالیت‌ها را بر عهده می گیرد و با استفاده از انواع ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه، به دستیابی به اهداف تعیین شده پروژه کمک می کند. در ادامه به معرفی تعدادی از این ابزارها و تکنیک ها می پردازیم:

• نمودارهای گانت برای نمایش زمانبندی وابستگی فعالیت‌ها.

• تکنیک شکستن کار برای تقسیم پروژه به بخش‌های کوچکتر و مدیریت آنها.

• تکنیک شبکه برنامه‌ریزی (CPM) و تکنیک مسیر بحرانی (Critical Path Method) برای تعیین مسیر بحرانی پروژه.

• مدیریت ریسک با استفاده از نمودار جریان ریسک و استراتژی‌های مدیریت ریسک.

• مدیریت منابع با استفاده از نمودارهای منابع و جداول آن.

• ارتباطات و هماهنگی با استفاده از نرم‌افزارهای مشارکتی، ایمیل، جلسات تیمی و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM).

هدف نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه برای کمک به کسب و کارها و افراد جهت پیگیری پروژه ها، وظایف و برنامه ها طراحی شده است. ارزش اصلی این نوع نرم افزار قابلیت آن در پیچیدگی ساختار است. این یک ابزار عالی برای سازماندهی و اطمینان از اینکه تیم شما در حال انجام وظایف خود همسو با اهداف پروژه است. در حالی که عملکرد خاص هر سیستم منحصر به فرد است، اما اکثر ابزارهای مدیریت پروژه با هدف ارائه تصویری واضح از پیشرفت پروژه، فضای مرکزی برای ردیابی و تکمیل وظایف، گزارش دهی دقیق فعال هستند.

1. ارائه دید گسترده تر پروژه

اگر چندین بخش دارید که روی یک پروژه کار می‌کنند، ابزاری مانند نرم افزار مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند آن تیم‌ها را مدیریت کنید و مطمئن شوید که محصولات مورد نظر شما به موقع تکمیل می‌شوند. با دسترسی به نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر ابر، ذینفعان می توانند آخرین به روز رسانی وضعیت پروژه را بدون نیاز به ارتباط بیش از حد مشاهده کنند.

مثال: یک کسب‌وکار فناوری اطلاعات که روی یک پروژه توسعه نرم‌افزار پیچیده کار می‌کند، از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای هماهنگی موثر بین تیم‌های برنامه‌نویسی، تضمین کیفیت و طراحی UI/UX خود استفاده می‌کند.
 

2. متمرکز کردن مدیریت کار

هنگامی که پروژه‌ها را مدیریت می‌کنید، مهم است که به طور متمرکز وظایف فردی را که اعضای تیم شما مسئولیت آنها را بر عهده دارند، ردیابی کنید.  با این حال، هر فردی ممکن است بخواهد وظایف خود را با استفاده از روش‌های مورد نظر خود به صورت جداگانه فهرست کرده و بررسی کند. نرم افزار مدیریت پروژه یک فضای واحد برای تخصیص وظایف را نیز فراهم می کند.

مثال: یک آژانس بازاریابی دیجیتال با سرعت بالا از عملکرد ردیابی کار یک نرم افزار مدیریت پروژه برای اختصاص ایجاد محتوا، طراحی گرافیکی و بهینه سازی SEO به اعضای مختلف تیم استفاده می کند.

3. تسهیل گزارش دهی دقیق

توانایی دسترسی به داده‌های لحظه ای از طریق داشبورد و گزارش‌های تولید شده خودکار، این نوع نرم‌افزار را ارزشمند می‌کند. با گزارش‌ دهی آسان و در دسترس، تیم رهبری شما می‌تواند مطلع بماند و ببیند که چگونه همه وظایف و نقاط عطف در هر پروژه باعث بهبود عملکرد کلی تیم و سودآوری پروژه می‌شوند.

مثال: یک شرکت مشاوره مدیریت از داشبوردهای گزارش داخلی برای نظارت بر نقاط عطف، بودجه و عملکرد تیم برای هر پروژه و حساب مشتری بدون نیاز به ادغام نرم افزارها و ابزارهای دیگر استفاده می‌کند.

4. اجرای ردیابی زمان سراسری

ردیابی خودکار زمان یکی از ویژگی‌های حیاتی نرم‌افزار مدیریت پروژه است، به‌ویژه اگر می‌خواهید به‌طور دقیق صورت‌حساب مشتریان خود را تهیه کنید. شما با استفاده از نرم‌افزاری که ساعت‌های قابل پرداخت و غیرقابل پرداخت را ردیابی می‌کند، می‌توانید ساعت‌های صرف شده برای هر کار را ثبت کنید و آنها را با داده‌های پروژه و مشتری ترکیب کنید و در نهایت گزارش‌های جامعی تولید کنید که به شما در تصمیم‌گیری کلیدی در مورد نرخ‌ها کمک می‌کند.

مثال: یک شرکت حسابداری از ویژگی ردیابی زمان نرم افزار مدیریت پروژه برای محاسبه دقیق ساعت‌های قابل پرداخت در صورت‌حساب‌ها و تجزیه و تحلیل فرصت‌ها برای بهبود کارایی استفاده می‌کند.

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟

هدف شما از استفاده نوع خاصی از نرم افزار ممکن است همیشه با طیف وسیعی از مزایایی که پس از استفاده آن کشف می کنید، مطابقت نداشته باشد. در اینجا فقط چند نتیجه احتمالی وجود دارد که می توانید هنگام شروع کسب و کار خود با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه مشاهده کنید.

برنامه ریزی پروژه عالی

اگر صاحب کسب‌وکار هستید، باید به نحوه پیشرفت پروژه‌ها‌‌‌‌یتان دسترسی داشته باشید، به علاوه یک دید کلی بلندمدت از اینکه چگونه حجم کاری شما با ظرفیت تیم همسو می‌شود در دسترس داشته باشید. به جای برنامه ریزی پروژه ها در برگه های صفحات گسترده بی پایان مثل شیت های اکسل، می توانید از یک نرم افزار هوشمند برای ترسیم جدول زمانی، تعیین نقاط عطف و اولویت بندی وظایف استفاده کنید. در حالت ایده‌آل، نرم‌افزار مدیریت پروژه به شما این امکان را می‌دهد که گردش‌های کاری ماندگاری بسازید که بتوانید آنها را تطبیق دهید.

ارتباط یکپارچه

مدیریت هر کاری که تیم شما انجام می دهد بدون نوعی سیستم ردیابی تقریبا غیرممکن است. با نرم‌افزار مدیریت پروژه، می‌توانید همه وظایف خود را سازماندهی کنید، تاریخچه مشتری را مشاهده کنید و با استفاده از پیام‌ها و یادداشت‌هایی که در یک پلتفرم قرار دارند، ارتباط برقرار کنید. این امر احتمال تمرکز شما بر روی پروژه در حال انجام و جلوگیری از حواس پرتی های پرهزینه را افزایش می دهد.

تکمیل سریعتر پروژه

سرعت از ویژگی های بارز اجرای خوب پروژه است و اینجاست که نرم افزار مدیریت پروژه واقعا می درخشد. ویژگی هایی مانند مدیریت کار، همکاری و گزارش به شما این امکان را می دهد که در صورت لزوم به سرعت حرکت کنید.

بودجه بندی بهینه

اگر پروژه های شما به خوبی سازماندهی شده باشند و بدانید که تمام وقت شما به کجا می رود، به راحتی می توانید ببینید که احتمالا چقدر هزینه خواهند داشت. این اطلاعات را با داده‌های صورت‌حساب ترکیب کنید و پیش از شروع، تخمین دقیقی از هزینه واقعی هر پروژه را به دست آورید.

نرم افزار مدیریت پروژه چه معایبی دارد؟

علیرغم جذابیت نرم افزار مدیریت پروژه، این ابزار با اشکالات خاصی نیز همراه است.

ناتوانی در انجام چندین نوع پروژه

برای کسانی که روی چندین نوع پروژه کار می‌کنند، انتخاب ردیاب پروژه اشتباه می‌تواند مشکل‌ساز باشد. ابزاری که برای پروژه‌های دارای محدودیت زمانی و قابل تحویل ساخته شده است، ممکن است در مدیریت پروژه‌های سرویس‌محور کارایی نداشته باشد.

انعطاف ناپذیری برای برخی از متدولوژی های پروژه

متدولوژی مدیریت پروژه متفاوت است. هر کدام از بخش های آن رویکرد منحصر به فرد خود را دارند و همه نرم افزارها قادر به پذیرش هرگونه تنوع نیستند. برای مثال، پروژه‌های agile بر تکرار تاکید دارند، که ممکن است در نرم‌افزاری که برای رویکرد خطی‌تر طراحی شده امکان‌پذیر نباشد. این مهم است که بررسی کنید آیا یک نرم افزار برای روش دلخواه شما جهت مدیریت پروژه ها ساخته شده است یا حتی بهتر از آن، آیا می تواند چندین متدولوژی را پشتیبانی کند؟

محدودیت‌های پروژه‌های پیچیده

تیم‌های بزرگ، نقاط عطف به هم وابسته و وظایف چندوجهی می‌توانند قابلیت‌های بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه را گسترش دهند. یک شرکت مهندسی ممکن است پروژه های ساختمانی چند ساله را تکمیل کند که به تخصیص منابع دقیق و مدیریت ریسک پیچیده نیاز دارند. چالش این است که مطمئن شوید نرم افزار انتخابی شما می تواند سطح پیچیدگی معمول پروژه های شما را بدون اینکه دست و پا گیر شود یا کاربر پسند بودن را قربانی کند، کنترل کند.

چگونه می توان از این محدودیت ها جلوگیری کرد؟

میانگین ها را با دقت در نظر بگیرید. پروژه معمولی شما چگونه به نظر می رسد؟ کوچکترین/ساده ترین پروژه شما چطور؟ بزرگترین/پیچیده ترین؟  بعد از پاسخ به چنین پرسش هایی باید نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند حجم کار و مقیاس فعلی مدنظر شما را با کسب و کارتان مدیریت کند.

چند دسته نرم افزار مدیریت پروژه وجود دارد؟

به طور کلی می‌توان نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را به دو دسته تقسیم کرد:

• نرم‌افزار مدیریت وظایف؛

• نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه.

نرم‌افزار مدیریت وظایف برای همکاری بسیار مفید است. این نوع نرم افزار مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهد وظایف را مشخص، برای آنها سررسید زمانی تعیین، و افراد را به وظایف ایجاد شده اضافه کنید. نرم‌افزار تاریخ‌های سررسید را به شما نشان می‌دهد اما مشخص نمی‌کند آیا این تاریخ‌ها حتما رعایت می‌شوند یا خیر. نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه که از دسته‌ی دوم نرم افزار کنترل پروژه است، وابستگی‌های کاری افراد و در دسترس بودن کارکنان را در نظر می‌گیرد، سپس کل دوره‌ی زمانی پروژه را محاسبه می‌کند. به‌عبارت دیگر، نرم‌افزار در زمان‌بندی پروژه به شما نشان می‌دهد که با فرض در دسترس بودن تیم، با ساعات کاری در نظر گرفته‌ شده و همچنین برنامه‌‌ی زمانی تعطیلات، به چه ددلاین هایی می‌توانید برسید. اگر این داده‌ها را به این دسته از نرم افزار کنترل پروژه بدهید، می‌توانید با اطمینان در مورد تاریخ تحویل پروژه، بدون حدس و گمان مذاکره کنید. اگر پروژه‌ی شما با تاخیر مواجه ‌شود، نرم‌افزار وظایف را به شما اطلاع می‌دهد.

اما آیا این اطلاعات جامع است؟ نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه در هنگام بروز تاخیر، کل بازه‌ی زمانی پروژه را مجدداا محاسبه می‌کند تا بتوانید ببینید این تاخیر چقدر بر تاریخ تحویل پروژه تاثیر می‌گذارد. اما این همه‌ی ماجرا نیست. چون نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه در مواقعی که می‌خواهید بهترین راه برای بازگشت به زمان‌بندی اولیه را انتخاب کنید کارآمدی خود را نشان می‌دهد. اگر پروژه‌ی شما محدودیت زمانی ندارد، می‌توانید نرم‌افزار مدیریت وظایف را انتخاب کنید. اما اگر ددلاین های غیر منعطفی دارید، بهتر است یک نرم‌افزار زمان‌بندی پروژه مناسب را انتخاب کنید، چرا که سررسیدهای قابل‌دستیابی را به شما نشان می‌دهد و شما را در مسیر هدف نگه می‌دارد تا از تاریخ‌ها جا نمانید. دو دلیل برای محبوبیت زیاد نرم‌افزارهای مدیریت وظایف وجود دارد. اولا، استفاده از آن آسان است و دوم اینکه مقرون‌به‌صرفه هستند. علاوه بر این، اغلب یک نسخه رایگان دارند که عملکردهای خوبی را ارائه می‌دهند.
 

چه کسی از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کند؟

کسب و کارها و تیم ها در هر اندازه و از صنایع مختلف می توانند از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنند. در واقع یک سازمان غیرانتفاعی ممکن است این نوع ابزار را برای سازماندهی تلاش‌های داوطلبانه مفید بداند، در حالی که یک موسسه آموزشی می‌تواند از آن برای توسعه برنامه‌های آموزشی جدید و پروژه‌های زیباسازی آموزشگاه استفاده کند. حتی فریلنسرها و صاحبان مشاغل کوچک - هر کسی که با چندین مشتری در ارتباط است - از ابزار مدیریت پروژه سود می برند. اگر در ارائه خدمات حرفه‌ای هستید، نرم‌افزار مدیریت پروژه راهی برای حفظ مشتریان، کارایی و بهره‌وری داخلی کسب و کارتان است.

نرم افزار مدیریت پروژه چه امکانات و ویژگی هایی دارد؟

با اینکه روش‌های مدیریتی گوناگون و انواع مختلف نرم افزارهای مدیریت پروژه وجود دارند و همه آنها با هدف تسهیل و بهبود مدیریت و نظارت بر کارها و وظایف طراحی شده‌اند. مواردی که در ادامه به آنها اشاره شده است، امکاناتی است که می بایست هنگام انتخاب نرم افزار برای شرکت و یا سازمان خود در نظر داشته باشید.

مجزا کردن فضاهای کاری و پروژه ها

پایه و اساس موفقیت هر پروژه‌ای، برنامه‌ریزی درست کارها و نظم در انجام آن‌ها می‌باشد؛ در همین راستا، نرم افزار مدیریت پروژه خوب، دارای قابلیت تعریف و تفکیک فضاهای کاری، پروژه‌ها و حتی تیم‌ها می‌باشد. این قابلیت موجب افزایش شفافیت و نظم در مدیریت پروژه‌ها و برنامه‌ریزی بهتر می‌گردد.

تعریف و مدیریت کارها و وظایف

یکی دیگر از قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، امکان تعریف و مدیریت کارها و وظایف می‌باشد؛ با این قابلیت، می‌توانید وظایف و کارها را با جزئیات بسیار دقیقی ثبت نمایید. شایان ذکر است که، امکان ساخت چک‌لیست وظایف نیز جزو همین قابلیت محسوب می‌گردد.

تعیین زمان بندی برای کارها و وظایف

به کمک نرم افزار مدیریت پروژه، باید بتوانید به راحتی برای کارها و وظایف زمان‌بندی و ضرب‌الاجل تعیین کنید؛ همچنین یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید قابلیت ارسال یادآوری، اعلان تغییرات و هشدارهای خودکار به اعضای تیم را نیز داشته باشد.

تخصیص و انتساب وظایف به افراد

پس از تعریف پروژه‌ها، کارها و وظایف و به دست آوردن دید کامل و جامع، نوبت به تقسیم و تخصیص وظایف می‌رسد؛ با کمک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، می‌توانید به راحتی کارها و وظایف را به افراد یا گروهی خاص از افراد اختصاص دهید.

پیگیری و نظارت بر روند کارها

امکان پیگیری کارها و نظارت بر روند پیشرفت آنها، یکی از مهم‌ترین قابلیت‌هایی است که هنگام خرید یک نرم افزار مدیریت پروژه باید به آن توجه داشته باشید؛ نرم افزارهای مدیریت پروژه حرفه‌ای این امکان را برای شما فراهم خواهند کرد.

برقراری ارتباط تیمی و بهبود هماهنگی تیمی

یکی دیگر از قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، امکان برقراری ارتباط تیمی می‌باشد؛ برای مدیریت بهینه کارها و وظایف تیمی، اعضای تیم باید بتوانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این ارتباطات شامل مکالمات گروهی، درج نظر، ارسال اعلان‌ها و… می‌باشد.

اشتراک گذاری فایل ها و اطلاعات

در بسیاری از پروژه‌ها و کارها، باید فایل‌های مختلفی بین اعضای تیم رد و بدل گردد و یا برای کل تیم به اشتراک گذاشته شود؛ در همین راستا یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید بستری امن و سریع برای اشتراک‌گذاری و انتقال فایل بین کاربران داشته باشد.

پردازش اطلاعات و تهیه انواع گزارش ها

به کمک این قابلیت، می‌توانید انواع مختلفی از گزارش‌ها- مانند پیشرفت کارها، پیشرفت پروژه‌ها، عملکرد اعضای تیم و…- را تهیه نمایید و با بررسی آن‌ها تصمیمات بهتری اتخاذ نمایید و استراتژی‌های موثرتری برای کسب موفقیت در پروژه‌ها و کارها پیاده‌سازی کنید.

نحوه انتخاب ابزار مدیریت پروژه مناسب چگونه است؟

انتخاب نرم افزار مناسب کسب و کارتان می تواند چالش برانگیز باشد، اما نیازی به عجله در آن نیست. مکث کنید و هنگام انتخاب این سه عامل بررسی کنید.

• همسویی با نیازهای کسب و کار: شما کسب و کار خود را بهتر از هرکس دیگری می شناسید.  اندازه تیم شما، جمعیت شناسی مشتریان، نوع و مدت پروژه ها و اهداف رشد می تواند تعیین کند که یک نرم افزار مشخص چقدر خوب کار می کند. بنابراین قبل از جستجوی نرم افزار مناسب، فرآیندهای داخلی ایده‌آل خود و روش تعامل با مشتریان را متصور شوید.

• مقیاس پذیری و سازگاری: هنگام ارزیابی ابزارهای کاری مشتری، به این فکر کنید که آیا آنها می توانند با کسب و کار شما رشد کنند یا خیر. اگر به دنبال مقیاس پذیری هستید، آیا یک نرم افزار معین می تواند به شما کمک کند فرایندهایی را ایجاد کنید که در برابر فشار مقاومت کنند؟ در مورد پذیرش کاربران بیشتر چطور؟ سازگاری نیز به همان اندازه مهم است. آیا می توانید مواردی مانند وضعیت فروش و پروژه را سفارشی کنید تا یک نرم افزار را با روش کار تیم خود تطبیق دهید؟ نرم افزاری که انتخاب می کنید باید به اندازه کافی همه کاره باشد تا تغییرات جزئی بر توانایی شما در استفاده از آن تاثیر چندانی نگذارد.

• تجربه و پشتیبانی کاربر: مهم نیست که یک نرم افزار مدیریت پروژه دارای چه ویژگی هایی باشد، اگر کاربر پسند نباشد، به خوبی عمل نمی‌کند. از این رو باید با ارائه‌دهنده نرم‌افزاری کار کنید که بفهمد زمان شما منبع ارزشمندی است. علاوه بر اینها، بهتر است در انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب خود سرعت و سهولت دستیابی به پشتیبانی را نیز در نظر داشته باشید.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار مدیریت پروژه برای هر نوع کسب و کاری، به ارائه تعاریف و مزایای کلیدی آن پرداختیم. از این رو برای تهیه نرم افزار اختصاصی موردنیاز کسب و کار و سازمان خود می توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

The Best Project Management Software for 2024

15 Best Project Management Software Picked For 2024

Best Project Management Software Of 2024