نرم افزار بایگانی (Archiving) چیست؟

در این مقاله قصد داریم به بحث و بررسی موضوعاتی در رابطه با نرم افزار بایگانی بپردازیم. نرم افزار بایگانی که به اختصار با نام EIA نیز شناخته می شود، ابزاری برای ذخیره سازی، فهرست بندی و بازیابی کارآمد انواع فایل ها است. ما در ادامه این محتوا به توضیح مواردی نظیر: مزیت هایی که یک نرم افزار بایگانی برای انواع شرکت ها و سازمان ها فراهم می کند، قابلیت ها و امکاناتی که می بایست از یک نرم افزار بایگانی کاربردی انتظار داشته باشید، خواهیم پرداخت. در نهایت به شما راهنمایی برای انتخاب نرم افزار بایگانی سازگار با کسب و کارتان را ارائه می دهیم تا به راحتی بتوانید مطابق با نیازهای خود ابزار مناسب خود را انتخاب کنید.

نرم افزار بایگانی چیست؟

نرم افزار بایگانی که با نام Enterprise Information Archiving) EIA) نیز شناخته می شود، برای ذخیره، فهرست بندی و بازیابی کارآمد انواع فایل در یک بایگانی مجازی طولانی مدت طراحی شده است. این فایل‌ها، مانند تصاویر، فاکتورها، اسناد CAD، پست صوتی، ایمیل‌ها، وب‌سایت و محتوای رسانه‌های اجتماعی تجاری، با ابرداده ذخیره می‌شوند تا نیازهای جستجو و طبقه‌بندی را برآورده کنند. این بدان معناست که بایگانی باید قابل جستجو باشد تا نمایه سازی و بازیابی همه مطالب ذخیره شده در زمینه اصلی آن تسهیل شود. بایگانی کردن داده ها فرایند شناسایی و انتقال داده هایی است که دیگر از سیستم های تولیدی به ذخیره سازی طولانی مدت فعال نیستند. ابزارهای نرم افزاری بایگانی تضمین می کنند که داده ها به روشی سازماندهی شده ذخیره می شوند و برای طولانی مدت در زمینه اصلی خود نگهداری می شوند.

بیشتر شرکت‌ها از نرم‌افزار بایگانی برای ایمیل، پیام‌رسانی فوری و انطباق و نگهداری داده‌های رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌کنند. نرم‌افزار بایگانی، فایل‌ها را با هم جمع‌آوری و بسته‌بندی می‌کند و آن‌ها را در بخش ذخیره‌سازی طولانی‌مدت ثبت و فضای ذخیره‌سازی کوتاه‌مدت بیشتری در دیسک ایجاد می‌کند. تفاوت اصلی بین نرم افزار بایگانی و نرم افزار پشتیبان‌گیری در این است که نرم افزار بایگانی منحصرا با داده های تاریخی اصلی سروکار دارد. یک سیستم بایگانی طراحی شده است تا امکان دسترسی مداوم و آسان به چندین دهه داده های تجاری را در شکل اصلی خود فراهم کند. در مقابل، نرم‌افزار پشتیبان‌گیری فایل‌ها و داده‌ها را از یک سیستم به سیستم دیگر کپی می‌کند تا در صورت خرابی به سرعت بتواند آنها را بازیابی کند.

نرم افزار بایگانی چه مزایایی دارد؟

در دنیای امروز که اطلاعات به سرعت در حال تولید و گسترش هستند، مدیریت و نگهداری صحیح داده‌ها اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است. نرم‌افزار بایگانی به عنوان ابزاری قدرتمند، امکان ذخیره‌سازی و دسترسی به داده‌ها را به شکلی کارآمد فراهم می‌کند و مزایای بسیاری را به همراه دارد. این مزایا شامل کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی منابع ذخیره‌سازی، افزایش بهره‌وری کارکنان، ایجاد سازگاری و انعطاف‌پذیری در مدیریت اطلاعات است. در ادامه به بررسی این مزایا و کاربردهای آنها در محیط‌های مختلف می‌پردازیم.

1) کاهش هزینه و بار ذخیره سازی

هر ایمیل و پیامی ضروری است و ما هرگز نمی دانیم که چه زمانی باید قدیمی ترین ایمیل‌ها را بازیابی کنیم. اما آیا می دانید چه اتفاقی می افتد اگر ایمیل های قدیمی که به ندرت استفاده می کنیم را حذف نکنیم؟ در واقع این کار باعث کاهش سرعت سرور و افت عملکرد آن می شود. بنابراین، این اولین مزیت استفاده از نرم افزار بایگانی است. شما می توانید ایمیل ها و پیام ها را بایگانی کنید و هرگز نگران پیدا نکردن آنها یا نیاز به حذف آنها نباشید. علاوه بر این، این به ارتقای تطبیق پذیری و سازگاری در شرکت کمک می کند.

2) بهبود بهره وری

یکی دیگر از مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی این است که کارمندان شما نیازی به هدر دادن زمان برای بایگانی کردن داده های زیاد ندارند. شما فقط باید جستجوهایی را برای خودکارسازی نرم افزار بایگانی تنظیم کنید تا داده ها/فایل ها خودشان بایگانی می شوند. از این طریق کارمندان می توانند فورا داده های مورد نیاز را پیدا کنند زیرا به هیچ کمکی نیاز نخواهند داشت. بهره‌وری کارمندان نیز افزایش می یابد، زیرا آنها می توانند به تنهایی پشتیبان‌گیری کنند، بدون نیاز به کمک دیگران.

3)  جستجوی متمرکز

از میان انبوه مزایایی که یک نرم افزار بایگانی دارد، یکی از ویژگی ها و مزیت های بارز این ابزار، جستجوی متمرکز یا الکترونیکی است. این به این دلیل است که پرونده‌های بایگانی شده به ندرت در مورد موضوعات مهمی مانند حل اختلاف بین کارکنان، ارائه اسناد در پرونده‌های قانونی، ارائه شواهد تقلبی و مواردی از این دست بازیابی می‌شوند - این زمانی است که جستجوی متمرکز به کار می‌آید. با استفاده از این ویژگی، شرکت ها می توانند به سرعت داده های مورد نیاز و قدیمی را در عرض چند دقیقه پیدا کنند. بهترین قابلیت های نرم افزار بایگانی باید شامل فیلترهای جستجوی مختلف باشد و کارمندان را قادر سازد تا داده ها را بر اساس نام، تاریخ، زمان، رویداد، پروژه، وظیفه و…ذخیره کنند.

4) مدیریت داده ها

با استفاده از نرم افزار بایگانی، کارمندان شما قادر خواهند بود در کمترین زمان داده های زیادی را مدیریت کنند. نه هر مدیریتی، بلکه همه اسناد، سوابق و فایل‌ها در دسته مدیریت هوشمند داده‌ها قرار می‌گیرند. حتی با وجود اینکه کار چندان دشواری به نظر نمی رسد، تصور کنید که در یک شرکت بزرگ کار می کنید، و باید تعداد پیش پرداخت ها و پاداش هایی که به 1000 کارمند در یک ماه داده می شود را حفظ کنید. حال، این چیزی است که به نظر شما سخت می آید. بنابراین، به نرم افزار بایگانی خودکار نیاز دارید که به شما کمک می کند چنین داده های زیادی را بدون صرف زمان زیادی بایگانی کنید. انجام این کار به هر یک از کارکنان این امکان را می دهد که داده ها را به روش خود مدیریت کنند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار ERP چیست؟

5) انجام تطبیق پذیری

فرقی نمی‌کند مدرسه، خرده‌فروشی، کلینیک یا هر کسب‌وکاری داشته باشید، باید بتوانید اطلاعات مشتریان قدیمی یا رسیدهای قدیمی را ذخیره کنید. چرا که هیچ داده ای بی فایده نیست. این بدان معنا است که خلاص شدن از شر آنها می تواند در آینده مشکلاتی ایجاد کند.استانداردهای تطبیق پذیری ممکن است تغییر کنند - آنها قوانین سختگیرانه ای در مورد مشاهده اسناد و اوراق خاص دارند، و شما می توانید با انتخاب بهترین نرم افزار بایگانی رضایت بیشتری داشته باشید.

6) سازگاری

بهترین چیز در مورد نرم افزارهای بایگانی این است که آنها بسیار سازگار هستند. در واقع این مزیت به شما نشان می دهد که، نصب و راه اندازی یک نرم افزار بایگانی در هر اندازه ای که باشد، کمتر از یک روز طول می کشد. بهترین بخش این است که می توان از آن بر روی هر دستگاهی استفاده کرد. این امر آن را به یکی از بهترین و پیشرفته ترین راه حل های ذخیره سازی داده تبدیل می کند. نرم افزار بایگانی سرعت سرورها یا سیستم ها را کند نمی کند و می تواند روزانه حجم زیادی از داده ها را ذخیره کند. بنابراین حتی اگر روز و شب فایل‌ها را جستجو کنید، هرگز با خرابی مواجه نخواهید شد.

7) بهینه سازی ذخیره سازی

شرکت های کوچک یا بزرگ؛ داده های زیادی تولید می کنند. این داده ها در هر مرحله از سفر موفقیت یا شکست ضروری می باشد و به همین دلیل است که حفظ امنیت آن اهمیت ویژه ای دارد. به همین خاطر مفهوم بهینه‌سازی ذخیره‌سازی در بین هر کسب‌وکاری به تبلیغات تبدیل شده است. مردم همه گزینه‌های ذخیره‌سازی موجود را کنار می‌گذارند و نرم‌افزار بایگانی را انتخاب می‌کنند، زیرا به آنها اجازه می‌دهد تا حجم داده‌ها را بدون کاهش داده‌ها و دسترسی فوری به طور همزمان کاهش دهند. این با تعریف بهینه سازی ذخیره سازی در همه سطوح مطابقت دارد.

8) انعطاف پذیری

زمانی بود که داده ها فقط در قالب مقاله ارائه می شد. اکنون، داده‌های ارزشمند در تصاویر، ویدیوها، پست‌های رسانه‌های اجتماعی، اسناد، پیوندها و موارد دیگر می‌آیند. مزیت نرم افزار بایگانی این است که می توانید هر داده ای را که می خواهید ذخیره کنید. بخش انعطاف پذیری همچنین شامل قابلیت جستجو در هر نوع داده ای است. به منظور انعطاف پذیری و جستجوی بیشتر در بایگانی داده ها، باید آنها را با هر اطلاعات ممکن یا نوع اطلاعاتی که مربوط به رویدادهای فراموش نشدنی، تاریخ، زمان و غیره است برچسب گذاری کنید.

9) اتوماسیون

هر شرکتی می‌خواهد سرعت پردازش خود را افزایش دهد، و اگرچه میلیون‌ها راه برای انجام آن وجود دارد، ارزان‌ترین راه برای انجام این کار، انتخاب نرم‌افزار بایگانی است. می‌توانید نرم‌افزار بایگانی را پیدا کنید که بایگانی انواع داده‌ها را خودکار می‌کند - تنها کاری که باید انجام دهید این است که کوئری‌ها را تنظیم کنید، و پس از آن، فقط باید نظارت کنید. می توانید تاریخ را برای بایگانی فایل های خاص در یک پوشه یا درایو خاص تنظیم کنید و نرم افزار بقیه کارها را به تنهایی انجام می دهد. با این حال، پیشنهاد می شود هنگام بایگانی خودکار فایل ها بسیار مراقب باشید.

10) پشتیبان گیری بهتر

همه شرکت‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که بکاپ‌های زیادی تهیه می‌کنند، اما امکان خطا وجود دارد تا همه چیز را برای همیشه خراب کند. همانطور که قبلا ذکر کردیم، راه حل های ذخیره سازی ابری مستعد حملات سایبری هستند. شما با دریافت نرم افزار بایگانی، می توانید یک نسخه پشتیبان ثانویه تهیه کنید که در صورت نیاز می تواند به عنوان اطلاعات بازیابی استفاده شود. همچنین، پشتیبان‌گیری فضای زیادی را اشغال می‌کند در حالی که می‌توانید میلیون‌ها داده، فایل و سوابق را بایگانی کنید و هرگز مشکلی در سیستم مشاهده نکنید. به علاوه، می توانید داده ها را بیش از یک بار در مکان های مختلف بایگانی کنید.

ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار بایگانی شامل چیست؟

تا به حال تعریف نرم افزار بایگانی و مزایایی که به شرکت ها و سازمان های مختلف ارائه می دهد را مورد بررسی قرار داده ایم. در ادامه قصد داریم به معرفی ویژگی ها و قابلیت هایی که یک نرم افزار بایگانی می بایست داشته باشد بپردازیم.

1)  مدیریت دسترسی‌ ها

مدیریت دسترسی بسیار مهم است. توانایی اختصاص دادن مجوزهای خواندن، نوشتن و حذف به دلایل متعددی اهمیت دارد. و این حتی ربطی به قابل اعتماد بودن افراد ندارد. مسئله اصلی این است که امکان رخ دادن اشتباه وجود دارد و اگر همه افرادی که به فایل‌ها دسترسی دارند اجازه کامل برای تغییر یا حذف آنها را داشته باشند، در طول بسیاری از عملیات‌ها مشکلی پیش می‌آید. علاوه بر این، سازمانی که برای آن کار می کنید یا سرمایه گذاران شما ممکن است محدودیت های دسترسی را ایجاد کرده باشند.

بنابراین، بدون این مدیریت‌ها، شخصی می تواند یک فایل را حذف کند، به طور تصادفی خود فایل یا نام آن را تغییر دهد، یا کارهایی را انجام دهد که به راحتی قابل بازیابی نیست. تنها کسانی که به یک دسترسی فراخوانی نیاز دارند باید چنین دسترسی داشته باشند. دیگرانی که نیازی به جایگزینی یا حذف فایل‌ها ندارند، نباید مجوزی را داشته باشند که به آنها اجازه دهد ناخواسته این کار را انجام دهند. این کار از انجام کارهای مخرب توسط کارمندان ناراضی جلوگیری می‌کند. در هر صورت، یک سیستم مدیریت دسترسی جامع و آسان برای ارزیابی درست، قطعا ضروری است، حال مهم نیست که چه باشد. باید روی مدیریت دسترسی بیشتر متمرکز بود تا کار کردن با آنها آسان و جامع شود.

2) کپی برداری از داده‌ ها

در حالی که داشتن فضای ذخیره‌سازی موازی برای پشتیبان‌گیری از همه چیز ایده خوبی برای دسترسی است، اما احتمالا شما نمی‌خواهید تعداد زیادی ورودی تکراری در یک فضای دسترسی داشته باشید. با این حال، اگر افراد زیادی روی داده‌های زیادی با مقداری خودمختاری کار کنند، ممکن است این اتفاق بیفتد و در واقع اجتناب‌ناپذیر است. بدون کاهش داده ها، ممکن است تعداد زیادی تضاد بین نسخه های مختلف و ورودی های تکراری زیادی وجود داشته باشد که باید بر اساس نسخه اصلی یا آخرین به روز رسانی‌ها جستجو شود. در گذشته، این شاید توسط شخصی انجام می شد که کارش حذف مطالب تکراری یا اضافی غیرضروری بود.اما امروزه این را می توان با ابزارهای مدرن مدیریت سوابق، به صورت خودکار انجام داد. سیستم‌های کپی‌سازی داده‌ها از الگوریتم‌هایی که معمولا قابل تنظیم هستند، استفاده می‌کنند که می‌توانند ورودی‌ها را با هم مقایسه کنند و تعیین کنند که کدام‌ یک از آنها نمونه‌هایی تکراری و از یک چیز هستند، و سپس تغییرات را ادغام کنند. داشتن این ویژگی باعث صرفه جویی زیادی در زمان و فضای ذخیره سازی می شود.

3) جستجوی پیشرفته

جستجوهای ساده بر اساس معیارهای پایگاه داده قدیمی خوب عمل می کنند. اما برای به دست آوردن کارآمدترین کاتالوگ و فراخوانی از نرم افزار بایگانی خود، به ویژگی های جستجوی پیشرفته نیاز دارید. اینها امکان جستجو بر اساس محتوای متن یا تصویر، نوع فایل، نام، اندازه فایل، کلمه کلیدی و بسیاری از ویژگی‌های دیگر را فراهم می کنند و صرفا ورودی‌های جدولی یا نام اصلی فایل نیستند. نکته قابل توجه این است که یک ویژگی واقعا بزرگ که جستجوها را بسیار سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند، اکتشاف الکترونیکی یا eDiscovery است. اغلب در دعاوی و سایر مراحل قانونی مربوط به دادگاه استفاده می شود که در آن هر دو طرف باید تمام اطلاعات و اسناد مربوط به پرونده را فاش کنند. این معمولا یک فرآیند پیچیده است، اما با ویژگی‌های پیشرفته eDiscovery که در نرم‌افزار بایگانی‌تان تعبیه شده است، می‌توانید همه این اطلاعات را به صورت یکجا و با جستجوهای ساده دریافت کنید - این باعث صرفه‌جویی در زمان و در عین حال تضمین دقیق بودن اطلاعات می‌شود.

4) بایگانی ایمیل‌ ها

صرف نظر از اینکه از ایمیل داخلی با سرور خصوصی استفاده می کنید یا از ابزاری استانداردتر و خارجی مانند Gmail، در نهایت می خواهید ایمیل های خود را بایگانی کنید. برای مثال، اگر این ایمیل ها به طور تصادفی توسط صاحبان صندوق ورودی مذکور حذف شده باشند، می دانید که همیشه می توان آنها را بازگرداند. اما مهمتر از آن، این است که بایگانی ایمیل ها مستقیما با eDiscovery کار می کند. علاوه بر این به شما این امکان را می‌دهد که از تمام اتفاقات درون شرکت خود مطلع باشید و هر زمان ادعایی مبنی بر اینکه شخصی چیزی گفته است وجود داشته باشد، کاملا قابل بررسی است. دلایل زیادی برای بایگانی کردن ایمیل شما وجود دارد، مانند تمیز نگه داشتن صندوق ورودی محلی، حفظ حریم خصوصی و همچنین داشتن منبعی که ممکن است عمر بیشتری از یک سرویس ایمیل داده شده داشته باشد. صرف نظر از این، این یک ویژگی است که باید از نرم افزار بایگانی خود انتظار داشته باشید، حتی اگر به نظرتان چندان حیاتی نیست.

5) مدیریت نگهداری

در نهایت به مدیریت حفظ و نگهداری می‌رسیم. ارزیابی مدت نگهداری اسناد یا تعداد نسخه های دارای مجوز ممکن است یک چیز جزئی به نظر برسد، اما در واقع بسیار مهم است. لازم نیست هر تکه از اطلاعات برای همیشه باقی بماند. در نتیجه به عنوان یک صاحب کسب و کار، می‌دانید که نگه‌داشتن نامحدود چه چیزهایی مهم است و چه چیزی مهم نیست. با در نظر گرفتن این موضوع، اگر چیزهای غیر ضروری را برای مدت طولانی ذخیره کنید، بایگانی های بزرگی خواهید داشت که جستجوی آنها کندتر و به دلیل فضای ذخیره سازی هزینه نگهداری آنها بیشتر است. مانند کنترل دسترسی، شما می خواهید که این یک ویژگی ساده اما بصری و کاربردی باشد که به شما کنترل کامل و شفاف بر روی معیارهای حفظ/حذف چیزها می دهد. مدیریت نگهداری به شما امکان می دهد مکان و زمان پشتیبان گیری و همچنین نحوه عملکرد بازیابی را تعیین کنید، زیرا این جنبه ها اغلب در مدیریت نگهداری به عنوان یک ویژگی فوق العاده کار می کنند.

هنگام خرید و تهیه نرم افزار بایگانی  چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟

خرید و تهیه نرم‌افزار بایگانی نیازمند دقت و توجه به چندین نکته مهم است تا اطمینان حاصل شود که نرم‌افزار انتخابی نیازهای شما را به خوبی برآورده می‌کند. در ادامه به مهم‌ترین نکات در این زمینه اشاره شده است:

•  1. نیازسنجی و مشخصات فنی: ابتدا نیازهای سازمان یا شرکت خود را به طور دقیق شناسایی کنید. این شامل حجم داده‌ها، نوع فایل‌ها (مثلا اسناد متنی، تصاویر، ویدئوها)، تعداد کاربران و تعداد دسترسی‌ها است.

• 2. امنیت: از امنیت نرم‌افزار مطمئن شوید. نرم‌افزار باید قابلیت رمزنگاری داده‌ها، کنترل دسترسی‌ها و مدیریت حقوق کاربران را داشته باشد. همچنین امکان بکاپ‌گیری منظم از اطلاعات ضروری را پوشش دهد.

• 3. رابط کاربری: رابط کاربری نرم‌افزار باید ساده، کاربرپسند و قابل فهم باشد تا کاربران بدون نیاز به آموزش‌های طولانی بتوانند از آن استفاده کنند.

• 4. قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: نرم‌افزار باید قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های دیگر سازمان مانند نرم‌افزارهای ERP، CRM یا HRM را داشته باشد تا بتوان به راحتی داده‌ها را بین سیستم‌ها منتقل کرد.

• 5. پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش: اطمینان حاصل کنید که شرکت فروشنده نرم‌افزار پشتیبانی فنی مناسب ارائه می‌دهد. این شامل پاسخگویی به مشکلات، ارائه به‌روزرسانی‌ها و امکان سفارشی‌سازی نرم‌افزار است.

• 6. قابلیت توسعه و انعطاف‌پذیری: نرم‌افزار باید قابل توسعه باشد تا با رشد و تغییر نیازهای سازمان، بتوان به راحتی ویژگی‌های جدید به آن اضافه کرد.

• 7. سرعت و عملکرد: سرعت پردازش و دسترسی به اطلاعات بایگانی شده باید مناسب باشد تا کاربران بتوانند بدون تاخیر به داده‌های مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

• 8. هزینه و ارزش اقتصادی: قیمت نرم‌افزار باید با توجه به قابلیت‌ها و امکاناتی که ارائه می‌دهد مناسب باشد. همچنین، هزینه‌های جانبی مانند نگهداری، آموزش و به‌روزرسانی‌ها را در نظر بگیرید.

• 9. امکان گزارش‌گیری و تحلیل: نرم‌افزار باید قابلیت تهیه گزارش‌های مختلف و انجام تحلیل‌های مورد نیاز بر روی داده‌ها را داشته باشد.

با در نظر گرفتن این نکات، می‌توانید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به بهترین نحو پاسخگوی نیازهای سازمان شما باشد و عملکرد موثری را در فرآیند بایگانی فراهم کند.

جمع بندی از نرم افزار بایگانی

نرم افزار بایگانی که با نام EIA نیز شناخته می شود، برای ذخیره، فهرست بندی و بازیابی کارآمد انواع فایل در یک بایگانی مجازی طولانی مدت طراحی شده است. این نرم افزار به عنوان ابزاری قدرتمند، امکان ذخیره‌سازی و دسترسی به داده‌ها را به شکلی کارآمد فراهم می‌کند و مزایای بسیاری را به همراه دارد. مزیت هایی که یک نرم افزار بایگانی فراهم می کند، می تواند شامل:کاهش هزینه و بار ذخیره سازی، بهبود بهره وری، جستجوی متمرکز، مدیریت داده ها، انجام تطبیق پذیری و… باشد. برای انتخاب یک نرم افزار بایگانی مناسب، می بایست قابلیت های این نرم افزار را به خوبی بشناسید تا بتوانید تصمیم درستی بگیرید و ابزاری متناسب با نیازهای کسب و کار خود انتخاب کنید. برخی از این قابلیت ها و ویژگی ها عبارتند از: مدیریت دسترسی‌ ها، کپی برداری از داده‌ ها، جستجوی پیشرفته و…

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار بایگانی برای هر نوع کسب و کاری، به ارائه تعاریف و مزایای کلیدی آن پرداختیم. از این رو برای تهیه نرم افزار اختصاصی موردنیاز کسب و کار و سازمان خود می توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

Archiving