نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی | چگونه بهترین نرم افزار EPM را انتخاب کنیم؟

در این مقاله قصد داریم به موضوعاتی در ارتباط با نرم افزار EPM بپردازیم. نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی به طور مستقیم به ساده سازی گردش کار پروژه های متعددی که بر عهده تیم های بزرگ است، کمک می کند. ما در این محتوا علاوه بر ارائه تعریف دقیقی از این ابزار کاربردی به بررسی مزایای آن نیز می پردازیم. همچنین عناصر مدیریت پروژه سازمانی را تبیین می کنیم تا بتوانید درک درستی از این مفهوم داشته باشید. با معرفی قابلیت ها و امکاناتی که یک نرم افزار ERP بایستی داشته باشد، به شما در شناخت بیشتر این ابزار کمک می کنیم. در کنار همه این موضوعات سعی می کنیم تا شما را با نحوه انتخاب و خرید این نرم افزار و شرایط پیاده سازی و چالش های آن نیز آشنا کنیم. 

نرم افزار EPM چیست؟

سازمان‌هایِی که در مقیاس بزرگ فعالیت می کنند، برای مقابله با عظمت و پیچیدگی پروژه‌های خود به نرم افزار مدیریت پروژه پیچیده‌ای نیاز دارند. دلایلی وجود دارد برای اینکه چرا داشتن یک نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی یا همان EPM یک ضرورت است. ابزار مدیریت پروژه سازمانی به ساده‌سازی گردش کار پروژه‌های متعددی که تیم‌های بزرگ را شامل می‌شوند، کمک می‌کند. این امکان مدیریت پروژه را در مقیاس گسترده شرکت فراهم می کند که منجر به هماهنگی بیشتر و ارتباطات بهتر بین بخش ها می شود. همچنین، این ابزار به برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرای یک مجموعه پروژه‌ها کمک می‌کند و در عین حال همه اعضای تیم را در جریان پیشرفت‌ها و تحولات قرار می‌دهد.

تعریف دقیق مدیریت پروژه سازمانی به چه صورت است؟

منظور از مدیریت پروژه سازمانی (enterprise project management) عمل مدیریت پروژه های سازمانی متعدد و متفاوت در مقیاس سازمانی است. در اینجا فرآیندها به گونه ای ساده می شوند که با اهداف خرد و کلان کسب و کار هماهنگ شوند. به عبارت دیگر، مدیریت پروژه در مقیاس صورت می گیرد. این پروژه ها معمولا پیچیده و بی ارتباط با یکدیگر هستند، اما تاثیر جمعی یکسانی بر رشد سازمان دارند. این زمانی است که از نرم افزار EPM برای نظارت بر عملکرد همه این پروژه ها استفاده می شود. 

مدیریت پروژه سازمانی چه عناصری دارد؟ 

موسسه مدیریت پروژه (PMI) هفت جزء مدیریت پروژه سازمانی را تعیین کرده است. این فرآیندها با استفاده از روش‌های سنتی مدیریت پروژه و همچنین شیوه‌های دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) نیازهای منحصر به فرد کسب‌وکار را برطرف می‌کنند، در حالی که هدفشان ساده سازی امور است. در ادامه عناصر مدیریت پروژه سازمانی را مورد بررسی قرار می دهیم:

تجزیه و تحلیل ریسک

ریسک‌های بالقوه را بشناسید و از آنها پیشگیری کنید ریسک‌هایی که از پروژه‌های فردی نشات می‌گیرند می‌توانند با پروژه‌های دیگر تعامل داشته باشند و بر سازمان در مقیاس تاثیر بگذارند. مدیر تحویل (DM) کسی است که فرآیندهای EPM را در اختیار دارد و مدیر پروژه (PM) می‌خواهد یک طرح کاهش ریسک طراحی کند. PMI همچنین بر این نکته تاکید دارد که باید یک پرسشنامه ریسک آماده شود که با در نظر گرفتن اهداف سازمان تحویل (DO) طراحی شده باشد و یک برنامه کاهش استاندارد برای جلوگیری از ریسک‌ها وجود داشته باشد.

برآورد ساختاری

برآوردهای استانداردی که یک پروژه را تشکیل می دهند تخمین برای مجموعه ای از پروژه ها در غیاب مدیریت هوشیار می تواند نگران کننده شود. دفتر مدیریت پروژه سازمانی معمولا برآوردهای پروژه را با استفاده از فرآیندهای EPM تایید می کند که بعدا توسط مدیر پروژه در پروژه ها گنجانده می شود.

بررسی پروژه

به‌روزرسانی‌ها در مورد پیشرفت پروژه، بازبینی‌های دوره‌ای را به جلو می‌برد و پروژه‌ها را در مسیر صحیح هدایت می‌کند. این بازبینی‌ها شامل بررسی عمیق فرآیند پروژه، ارزیابی معیارهایی است که مسیر پروژه را کنترل می‌کنند و تایید این نکته است که همه پروژه‌های موجود در پرتفولیو با دستورالعمل‌های EPM مطابقت دارند و در یک راستا قرار دارند.

مربیگری مدیریت پروژه

مربیگری مدیر پروژه ممکن است حوزه ای ناآشنا برای مدیران پروژه ای باشد که تجربه کمی در این زمینه دارند یا برای کسانی که در یک مجموعه بسیار کوچکتر کار کرده اند. کوچینگ مدیر پروژه، فرآیند یادگیری را سرعت می بخشد و در کمترین زمان، مدیران فرآیندهای EPM را راه اندازی و اجرا خواهند کرد.

مدیریت مسائل تشدید شده

اندازه گیری و مدیریت زمان، ثبت زمان و محاسبه آن، زمان بیکاری را به شدت کاهش می دهد و بهره وری را افزایش می دهد. اندازه گیری زمان صرف شده برای تکمیل هر کاری برای همه این پروژه ها می تواند به ارزیابی توسعه کلی شرکت کمک کند.

مزایای نرم افزار EPM شامل چه مواردی می شود؟

به طور کلی نرم‌افزار EPM برای کمک به شرکت‌ها در دستیابی به اهداف و مقاصد فراگیر تجاری خود با ردیابی، بودجه‌بندی، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل پیشرفت کل‌نگر تعداد بی‌شمار پروژه‌هایی که سبد یک شرکت را تشکیل می‌دهند، طراحی می شود.

کاهش ریسک

ابزارهای مدیریت پروژه سازمانی چگونگی پیشرفت پروژه‌های مختلف با اهداف تجاری یکسان را نشان می‌دهند، برخلاف مدیریت پروژه سنتی که بر روی یک پروژه در یک زمان تمرکز می‌کند. این افزایش شفافیت به حداقل رساندن خطراتی که ممکن است به دلیل تداخل مهلت‌ها و اهداف پروژه، خطوط مبهم که پروژه و اهداف شرکت را از هم جدا می‌کند، یا تکرار کارها و راه‌حل‌های اجرا شده که می‌تواند باعث مغایرت شود، به وجود می‌آید، کمک می‌کند. قابل توجه است که ریسک را فقط می توان کاهش داد، نه لغو، و فرآیندهای EPM هدفشان جداسازی ریسک ها و کاهش تاثیر آنهاست.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت ریسک | چگونه بهترین ابزار مدیریت ریسک را انتخاب کنیم؟

مدیریت پروژه منسجم

یک نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی، هم افزایی بین پروژه هایی را که به چندین هدف فردی پایبند هستند را تسهیل می کند و همگی را در راستای اهداف کلان شرکت تنظیم می کند. واحدهای کوچک حذف می شوند، اهداف واقع بینانه و شفاف می گردد، فرآیندها سازماندهی می شوند و همه در جریان قرار می گیرند.

تخصیص کارآمد منابع

با اهداف از پیش تعریف شده، تیم ها قبل از آنچه از آنها انتظار می رود آگاه هستند و می توانند کارهای مرتبط با تخصص خود را انجام دهند. این کار از سستی، کار بیش از حد و پسرفت جلوگیری می کند. نه تنها این، بلکه نرم‌افزار مدیریت پروژه سازمانی، فرد مناسب را برای پروژه مناسب تعیین می‌کند و همچنین پروژه‌هایی را که نیاز به پرورش دارند را برجسته می‌کند. در این صورت، منابع کارآمد می‌توانند جابه‌جا شوند تا کمک لازم ارائه شود.

محصولات با کیفیت و افزایش بهره وری

نرم افزار EPM محیطی را ایجاد می‌کنند که در آن همه پروژه‌ها و وظایف از یک رویکرد استاندارد و سیستماتیک پیروی می‌کنند. علاوه بر این با توزیع برابر منابع، گردش کار ساده و اقدامات اصلاحی انجام شده برای به حداقل رساندن خطرات، تیم ها به طور سیستماتیک کار می کنند و محصولات با کیفیت بالا تولید می شود که منجر به افزایش بهره وری نیز می گردد.

ویژگی های ضروری نرم افزار EPM چیست؟

در این بخش به برخی از ویژگی های کلیدی که نرم افزار EPM شما را  برای موفقیت مطمئن در مدیریت پروژه در سطح سازمانی بهینه می کند می پردازیم.

مدیریت پورتفولیو

مدیریت پورتفولیو به مدیریت پروژه ها، فرآیندها و منابع برای دستیابی به اهداف استراتژیک از پیش تعریف شده اشاره دارد. این به شرکت ها کمک می کند تا دیدگاه گسترده تری از دامنه پروژه و بازگشت سرمایه آن به دست آورند. برای شناسایی و تجزیه و تحلیل مسیر در کنار نقص های چرخه حیات پروژه، پیاده‌سازی مدیریت پورتفولیو پروژه از طریق یک ابزار مفید واقع می شود.

مدیریت منابع

یک منبع ممکن است ملموس یا نامشهود باشد مانند نیروی انسانی، امکانات، تجهیزات و زمان. اینها پیش نیازهای تکمیل یک پروژه هستند و بهترین تکنیک های تخصیص را برای استفاده بهینه از آنها می طلبند. یک ابزار باید برنامه ریزی و نظارت بر منابع را برای تحویل موفقیت آمیز و به موقع پروژه امکان پذیر کند.

بیشتر بخوانید: طراحی نرم افزار مدیریت پروژه منابع انسانی | بررسی قابلیت ها و راهنمای خرید آن

ردیابی زمان

بهترین ابزار مدیریت پروژه سازمانی چارچوبی برای ردیابی زمان فراهم می کند. این به شما کمک می کند تا بتوانید بهره وری فردی را پیگیری و اندازه گیری کنید. چنین ابزاری یک داشبورد بصری را ارائه می دهد که فقط در یک نگاه بینشی را در مورد اینکه کدام کارمند در هر زمان معین روی کدام وظیفه کار می کند ارائه می دهد. این نکته حائز اهمیتی است که آیا پروژه‌های شما طبق جدول زمانی تعیین‌شده پیشرفت می‌کنند یا خیر. بنابراین با ردیابی زمان موثر می توانید کارهای بیشتری را بدون دردسر انجام دهید.

مدیریت بودجه

مدیریت بودجه شامل مدیریت موثر پولی است که در تحویل پروژه وجود دارد. یک ابزار ایده آل مدیریت پروژه کمک می کند تا با نمایش تجزیه و تحلیل لحظه ای نیازهای بودجه ای پروژه و هزینه های انجام شده، مورد نظارت قرار گیرند تا پروژه ها از بودجه تعیین شده فراتر نروند. این به شما امکان می دهد بودجه بندی پروژه را در هر مرحله از پروژه پیگیری کنید و در صورت افزایش بودجه اقدامات لازم را انجام دهید.

گزارش های هوشمندانه

ابزاری مجهز به قابلیت های گزارش دهی، دسترسی آسان به اطلاعات کلی پروژه را تضمین می کند. برای به دست آوردن بینش های عملی در مورد بهره وری کارکنان، حجم کاری تیم و پیشرفت پروژه، به یک مکانیسم گزارش داخلی نیاز دارید که یک نمای کلی سریع از پروژه را در صورت نیاز و زمانی که به آن نیاز دارید - هفتگی، ماهانه یا سالانه ارائه دهد. این به شما امکان می دهد عملکرد پروژه را به صورت لحظه ای ردیابی کرده و به طور فعال نتایج مورد نظر و واقعی را مقایسه کنید و در نتیجه اقدامات اصلاحی را انجام دهید.

ویژگی های مشترک

در حالت ایده آل، یک نرم افزار EPM دارای ویژگی هایی است که همکاری را در تیم ها و بخش های مختلف تقویت می کند. از جمله این موارد می توان به اشتراک گذاری یکپارچه فایل، اشتراک گذاری بازخورد و قابلیت پیام رسانی اشاره کرد. چنین ابزارهایی دارای داشبوردهای تعاملی هستند که با ارائه یک مکان واحد برای هماهنگی همه پروژه ها و وظایف، ارتباطات را بیشتر تقویت می کنند. این امر منجر به اجرای سریعتر پروژه و در نهایت، تحویل موفق پروژه می شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه (project management) چیست؟

زمان بندی و برنامه ریزی پروژه

هنگام مدیریت چندین پروژه در سطح سازمانی، ناچارید با چالش هایی مانند مدیریت وظایف و مهلت های تاخیر مواجه شوید. این دقیقا جایی است که برنامه ریزی و زمان بندی پروژه وارد عمل می شود. زمان بندی و برنامه ریزی یک پروژه، تضمین می کند که همه افراد در سازمان از وظایف برنامه ریزی شده و مهلت های پیش بینی شده آگاه هستند. بنابراین، چنین قابلیتی اگر به طور دقیق تعریف شده باشد، به اعضای تیم کمک می کند تا در جریان کار باقی بمانند و پروژه ها را با موفقیت در جدول زمانی تعیین شده اجرا کنند.

مدیریت پروژه سازمانی چه تفاوتی با مدیریت پروژه سنتی دارد؟

مدیریت پروژه سازمانی و مدیریت پروژه سنتی، اگرچه مرتبط هستند، اما از برخی جهات متفاوت هستند. EPM بر پروژه‌ها در سطح گسترده تری نظارت می‌کند و اطمینان می‌دهد که اهداف خرد و کلی شرکت با شیوه‌های EPM همسو باشند. این رویکرد گسترده تری را برای مدیریت پروژه اجرا می کند. از سوی دیگر، مدیریت پروژه سنتی بر مدیریت پروژه های فردی در سطح خرد تمرکز دارد که معمولا توسط مدیر پروژه نظارت می شود.

چگونه بهترین نرم افزار EPM را انتخاب کنیم؟

برای اینکه بهترین نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی را انتخاب کنید، لازم است که نکاتی را درنظر بگیرید. در ادامه به بررسی مواردی که در انتخاب یک نرم افزار EPM موثر واقع می شود را بررسی می کنیم.

1. اهداف شرکت را بازبینی کنید

نرم افزار EPM شما باید با اهداف شرکت در مقیاس گسترده و در سطح پایه سازگار شود. این اهداف را مجددا بررسی کنید تا متوجه شوید که چه ابزاری برای انجام آن نیاز دارید که مختص شرکت باشد. اهداف خود را از نظر گردش کار، فرهنگ، اندازه تیم، مشتریان و فضای کسب و کار دوباره تعریف کنید.

2. الزامات را فهرست کنید

اکنون که اهداف خرد و کلی تعریف شده را دارید، فهرستی از همه چیزهایی که از این ابزار انتظار دارید را تهیه کنید. برای این کار می توانید این موارد را در نظر بگیرید:

• برنامه‌های قیمت‌گذاری را بررسی کنید تا ببینید آیا با بودجه شما مطابقت دارد یا خیر و آیا دوره آزمایشی وجود دارد که بتوانید هنگام تست نرم افزار از آن استفاده کنید.

• به دنبال ویژگی هایی مانند بودجه و تخصیص منابع، صورتحساب، جدول زمانی، گزارش ها، داشبوردها باشید که اصول اولیه نرم افزار EPM را تشکیل می دهند.

• با شرکتی که قصد تهیه نرم افزار از آنها را دارید تماس بگیرید و یک نسخه دمو از محصول را بخواهید.

• به دنبال ادغام با برنامه های شخص ثالث باشید که تیم های شما هر روز با آنها کار می کنند.

• کاربرپسند بودن محصول را تست کنید.

3. فهرست نهایی ایجاد کنید

حداقل سه رقیب را از بین تمام شرکت هایی نرم افزاری مدیریت پروژه سازمانی ارائه می دهند را انتخاب کنید. از هر تیم یک نسخه دمو یا دوره آزمایشی دریافت کنید. از دوره آزمایشی استفاده کنید و کارهای روزمره خود را با هر یک از آنها انجام دهید تا به طور همه جانبه بتوانید نرم افزار را تست کنید.

4. بهترین را انتخاب کنید

پس از بررسی هر جنبه ای از ابزارها، بهترین نرم افزار EPM را برای رشد شرکت خود انتخاب کنید.

نحوه پیاده سازی نرم افزار EPM چگونه است؟

بعد از خرید نرم افزار EPM، وقت آن است که برای پیاده سازی آن اقداماتی انجام دهید. از این جهت در ادامه محتوا به بررسی چگونگی انجام این کار خواهیم پرداخت.

1. ارزیابی کنید

اول از همه، مهم است که به اهداف اولیه شرکت که مسئول شکل دادن به فرهنگ کاری آن هستند و اهدافی که یک پروژه فردی از آنها تبعیت می کند، پرداخته شود. این می تواند به افزایش درک عملیات شرکت کمک کند و تصمیمات را در مورد اینکه آیا مدیریت پروژه سازمانی برای تیم، فرهنگ کار و کل شرکت مناسب است یا خیر، کمک کند.

2. تعریف کنید

پیاده سازی EPM سازگاری را تضمین می کند، بنابراین ارزیابی شرایط فعلی و تعریف واضح مشکلاتی که می خواهید حل شود به همان اندازه مهم است. به این فکر کنید که چه کسی نقش مدیر را بر عهده می گیرد و اگر شرکت به اندازه کافی انعطاف پذیر است تا تغییرات را تطبیق دهد، نحوه اجرای امور مربوط به آن را در نظر بگیرید.

3. انتقال دهید

در مرحله بعد، ذینفعان، تیم‌ها و مدیریت ارشد را در جریان کار قرار دهید. به آنها یک نمای کلی از مدیریت پروژه سازمانی (EPM)، استراتژی اجرای پروژه و مزایای مختلف آن ارائه دهید.

4. پیاده سازی کنید

اکنون زمان آن است که فرآیندهای موجود را متناسب با شیوه‌های EPM اصلاح کنیم و به مسائلی که به وجود می‌آیند رسیدگی کنیم. بنابراین جلسات آموزشی را برنامه ریزی کنید، تیم ها را به یکدیگر مرتبط کنید و تجهیزات و فناوری لازم برای شروع انتقال به کار بگیرید.

5. بررسی کنید

وقتی همه چیز را آماده کردید،یک بار فرایند انتقال دهی خود را مورد بررسی قرار دهید. برای این کار باید از بررسی تیم های خود شروع کنید. آیا آنها تغییرات را پذیرفته اند یا درگیر آن هستند؟ آیا تمرکز از چشم انداز کلی منحرف شده است، یا هنوز هم برقرار است؟ بررسی های دوره ای را با سهامداران و مدیریت انجام دهید و ببینید شرکت شما پس از استفاده از ابزار مدیریت پروژه سازمانی در چه جایگاهی قرار دارد. بازخورد جمع آوری کنید، به شکایات رسیدگی کنید و راه خود را ادامه دهید.

پیاده‌سازی نرم افزار EPM چه چالش هایی دارد؟

پیاده سازی EPM می تواند چندین چالش از جمله مقاومت در برابر تغییر ایجاد کند. کارمندان ممکن است تمایلی به اتخاذ فرایندها و ابزارهای جدید نداشته باشند، به خصوص اگر معمولا در واحدهای کوچک کار می کنند. آنها ممکن است به دلیل ترس از ناشناخته بودن مقاومت کنند یا در پیمایش ابزارهای جدید که ممکن است طاقت فرسا به نظر برسند احساس ناراحتی کنند. به اعضای تیم اطمینان دهید که آموزش و پشتیبانی در دسترس است و شرکت آنها را در راه اندازی و پیاده سازی راهنمایی خواهد کرد. علاوه بر این یکپارچه سازی نرم افزار EPM با سیستم ها و فرآیندهای موجود نیز می تواند پیچیده و زمان بر باشد. اطمینان از سازگاری و جریان داده در سیستم های مختلف نیاز به برنامه ریزی و اجرای دقیق دارد. غلبه بر موانع فرهنگی برای همکاری و به اشتراک گذاری اطلاعات برای موفقیت ضروری است. ایجاد فرهنگ شفافیت و اعتماد می‌تواند چالش برانگیز باشد، اما برای از بین بردن واحدهای کوچک و تقویت کار گروهی موثر بسیار مهم است.

جمع بندی از نرم افزار EPM

ابزار مدیریت پروژه سازمانی به ساده‌سازی گردش کار پروژه‌های متعددی که تیم‌های بزرگ را شامل می‌شوند، کمک می‌کند. این امکان مدیریت پروژه را در مقیاس گسترده شرکت فراهم می کند که منجر به هماهنگی بیشتر و ارتباطات بهتر بین بخش ها می شود. منظور از مدیریت پروژه سازمانی (enterprise project management) عمل مدیریت پروژه های سازمانی متعدد و متفاوت در مقیاس سازمانی است. عناصر مدیریت پروژه سازمانی شامل تجزیه و تحلیل ریسک، برآورد ساختاری، بررسی پروژه، مربیگری مدیریت پروژه و مدیریت مسائل تشدید شده می باشد. به طور کلی نرم‌افزار EPM برای کمک به شرکت‌ها در دستیابی به اهداف و مقاصد فراگیر تجاری خود با ردیابی، بودجه‌بندی، گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل پیشرفت کل‌نگر تعداد بی‌شمار پروژه‌هایی که سبد یک شرکت را تشکیل می‌دهند، طراحی می شود. ویژگی های کلیدی نرم افزار EPM عبارتند از مدیریت پورتفولیو، مدیریت منابع، ردیابی زمان، مدیریت بودجه، گزارش های هوشمندانه، ویژگی های مشترک و زمان بندی و برنامه ریزی پروژه. برای اینکه بهترین انتخاب نرم افزار EPM را داشته باشید می توانید این مراحل را طی کنید: اهداف شرکت را بازبینی کنید، الزامات را فهرست کنید، فهرست نهایی ایجاد کنید و در نهایت بهترین را انتخاب کنید.

در این مقاله با توجه به اهمیت طراحی نرم افزار پشتیبانی مشتری، به تعریف و بررسی مزایای آن پرداختیم. از این رو برای سفارش طراحی و کدنویسی انواع وبسایت، نرم افزار، اپلیکیشن و ابزار های مورد نیاز کسب و کار خود می‌توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.