نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان | نگهداری و بهینه‌سازی چرخه عمر دارایی

در این مقاله قصد داریم به موضوعاتی در ارتباط با نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان بپردازیم. نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان، فرآیند ردیابی، مدیریت و تحلیل عملکرد و هزینه های دارایی ها در تمامی مراحل چرخه عمر آن ها است. هدف از این فرآیند، افزایش طول عمر دارایی ها، کاهش هزینه ها، بهینه سازی عملیات و دستیابی به مزایای بیشتر است. در ادامه علاوه بر ارائه تعریف دقیقی از نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان، به بررسی مزایا، ویژگی های کلیدی و تفاوت آن با نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات می پردازیم.

نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان چیست؟

نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان (EAM) به مجموعه ای از ابزارها، روش هایی گفته می شود که به سازمان ها اجازه می دهد تا مدیریت تأسیسات خود را به طور مؤثری اجرا کنند. با داشتن یک فرایند جامع EAM، سازمان ها می توانند دارایی های فیزیکی و زیرساخت های خود را در تمام مراحل چرخه عمر دارایی، از جمله خرید، نگهداری و اسقاط، به طور مؤثر نگهداری، کنترل و تحلیل کنند.
اگرچه نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان اغلب با نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) مقایسه می شود، اما یک EAM قوی معمولاً طیف وسیع تری از قابلیت ها و ویژگی ها را ارائه می دهد، از جمله:

• سیستم مدیریت موجودی کالا

• سیستم های مدیریت اسناد و دانش

• ابزارهای مدیریت چند سایتی

• سیستم مدیریت خرید

• سیستم حسابداری و مدیریت مالی

• سیستم مدیریت پروژه

• ابزارهای مدیریت عملکرد

• ابزارهای مدیریت نیروی کار

• مدیریت قراردادهای خدمات

این مجموعه گسترده از قابلیت ها، شفافیت کاملی را در مورد وضعیت تاریخی و فعلی دارایی ها به مدیران دارایی می دهد تا بتوانند کیفیت و استفاده از دارایی ها را بهینه کنند، زمان کارکرد را بهبود بخشند، هزینه های عملیاتی را کاهش دهند و در نهایت درآمد و بازگشت سرمایه (ROI) را افزایش دهند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت عملکرد

نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان چه مزایایی دارد؟

یک نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان کارآمد، سازمان شما را در تمامی مراحل چرخه عمر دارایی، از کسب تا اسقاط، در ردیابی، مدیریت، تحلیل و بهینه سازی دارایی ها یاری می رساند. این امر منجر به بهبود چشمگیر در شفافیت و قابلیت های نگهداری پیشگیرانه شده که نتیجه آن صرفه جویی در زمان، افزایش کارایی و کاهش هزینه ها خواهد بود.نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان همچنین می تواند سازمان شما را در دستیابی به اهداف زیر یاری کند:

بهینه سازی مدیریت موجودی

وجود قطعات ضروری در زمان نیاز، برای فرآیند نگهداری کارآمد حیاتی است. در بسیاری از سازمان ها، یافتن سریع قطعات نیز یک چالش محسوب می شود. قابلیت های اسکن بارکد و ردیابی موجودی در یک نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان، یافتن قطعات را به مراتب آسان تر کرده و منجر به تسریع زمان تعمیر و افزایش کارایی نیروی کار می شود.
این نرم افزار همچنین بینش ارزشمندی در مورد مصرف و هزینه های قطعات ارائه می دهد. این امر، مشاهده هزینه های واقعی قطعات منفرد و بهبود فرآیند تأمین قطعات را برای کاهش هزینه های موجودی تسهیل می کند.
علاوه بر این، نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان قابلیت هایی نظیر کنترل خودکار موجودی را ارائه می دهد که فرآیند مدیریت موجودی را ساده می سازد. در نهایت، با این نرم افزار، سازمان ها این امکان را دارند که موجودی را در سطح کل سازمان مدیریت کنند.

افزایش چرخه عمر دارایی

با بهره گیری از داده های تاریخی و داده های آنی (به همراه ابزارهای تحلیلی و تشخیصی) در نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان خود، می توانید دسترسی، قابلیت اطمینان و قابلیت استفاده از دارایی های فیزیکی خود را افزایش دهید. علاوه بر این، می توانید با اتخاذ استراتژی های نگهداری آگاهانه تر و پیشگیرانه تر، چرخه عمر دارایی را افزایش داده و دارایی های قدیمی خود را به نحو مطلوب تری مدیریت کنید، که منجر به کاهش هزینه ها و افزایش بازگشت سرمایه خواهد شد.

حداقل سازی زمان خرابی

در صورت خرابی تجهیزات، مدیران دارایی می توانند زمان خرابی را به صورت دستی در نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان بر اساس برچسب زمانی کدهای خطا یا درخواست های کاری ثبت کنند. همچنین، زمانی که تجهیزات توسط تکنسین ها در طول تعمیرات و نگهداری های پیشگیرانه (PMs) به عنوان غیرعملیاتی علامت گذاری می شوند، زمان خرابی به طور خودکار توسط نرم افزار ردیابی می شود. این امر یک سازوکار اطمینان را فراهم می کند تا در صورت عدم ثبت دقیق زمان خرابی به صورت دستی، داده ها از بین نروند.

ساده سازی فرآیندهای حسابرسی

مدیران دارایی می توانند نرم افزار خود را به نرم افزارهای مالی متصل کنند تا فعالیت های خود را با بخش مالی سازمان هماهنگ سازند. این همگام سازی داده ها، فرآیندهای حسابرسی مالی را ساده کرده و به سازمان ها کمک می کند تا چرخه عمر کامل دارایی را بدون نیاز به آموزش کارکنان بخش مالی در خصوص نحوه کار با نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان، مدیریت کنند.

داده های متمرکز

یک نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان جامع می تواند تمامی اطلاعات مربوط به دارایی های فیزیکی سازمان شما را در یک سیستم واحد فراهم کند، از جمله:

• تاریخچه تعمیرات

• مصرف انرژی

• هزینه های چرخه عمر

• سوابق گارانتی

• کاتالوگ قطعاف

• سفارشات خرید

• ردیابی های حسابرسی

این اطلاعات دقیق و در دسترس تمامی دپارتمان ها خواهد بود، به این معنی که تمامی پرسنل مربوطه می توانند اطلاعات مورد نیاز برای انجام وظایف خود را به دست آورند. به عنوان مثال، بخش نگهداری می تواند از این نرم افزار برای مدیریت سفارشات کاری و سوابق تجهیزات استفاده کند، در حالی که بخش حسابداری می تواند از آن برای مدیریت بودجه ها و فاکتورهای MRO (نگهداری، تعمیر و عملیات) بهره ببرد. این امر منجر به صرفه جویی در زمان، افزایش کارایی و کاهش هزینه ها می شود.

بهبود مقایسه گیری و مدیریت عملکرد دارایی ها

یکی از ارزش های واقعی استفاده از سیستم مدیریت دارایی سازمانی (EAM) این است که با فراهم کردن شفافیت و دید کافی نسبت به عملکرد نگهداری و تعمیرات در سراسر سازمان، امکان مقایسه عملکرد (benchmarking) ، اشتراک گذاری بهترین تجربیات و مدیریت عملکرد را فراهم می کند.
برای مثال، فرض کنید دو سایت تولیدی دارای تجهیزات مشابهی هستند. اگر در یک سایت، دستگاه اکسترودر هر سه ماه یک بار دچار خرابی می شود ولی در سایت دیگر همین دستگاه فقط یک بار در سال خراب می شود، سازمان می تواند از این تفاوت بهره برداری کند و عملکرد بهتر را تحلیل کند. ممکن است شرایط محیطی، رویه های نگهداری یا عوامل دیگر در سایت بهتر باعث کاهش خرابی شده باشند، که در این صورت می توان آن عوامل را به سایت ضعیف تر منتقل کرد.
با استفاده ازنرم افزار مدیریت دارایی های سازمان  می توان شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) مانند میزان توقف تولید، هزینه های نگهداری و سایر معیارهای مهم را در کل سازمان تعریف و دنبال کرد. سازمان ها از طریق ردیابی این معیارها می توانند نگهداری و تعمیرات را به صورت پیش فعال مدیریت کنند.
در طول زمان، این رویکرد منجر به بهبود مستمر عملکرد نگهداری در سطح کل سازمان می شود.

نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان چه تفاوتی با نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات دارد؟

نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) و مدیریت دارایی های سازمان (EAM) هر دو به سازمان ها کمک می کنند تا از استراتژی های نگهداری واکنشی به نگهداری پیشگیرانه حرکت کنند، این امر با خودکارسازی فعالیت های نگهداری، مدیریت موجودی و دستور کارها میسر می شود.
با این حال، با وجود اینکه این دو اصطلاح اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، سیستم های EAM و CMMS یکسان نیستند و تفاوت های اساسی دارند.

تعریف نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات

به طور خلاصه،نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات می تواند زیرمجموعه ای ازنرم افزار مدیریت دارایی های سازمان باشد و به عنوان جزئی از یک سیستم گسترده تر در نظر گرفته شود. ابزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات به طور خاص بر مدیریت و خودکارسازی فعالیت های نگهداری و تعمیرات در طول مرحله عملیاتی چرخه عمر یک دارایی فیزیکی تمرکز دارند و اطلاعات مربوط به این فرآیندها را متمرکز می کنند.

تعریف نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان

از سوی دیگر، یک راهکار EAM شامل قابلیت های مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) است، اما با در نظر گرفتن هزینه تمام شده مالکیت (TCO) برای دارایی های فیزیکی یک شرکت، دامنه گسترده تری را پوشش می دهد. نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان طیف وسیع تری از ویژگی ها را برای ردیابی، مدیریت و تحلیل عملکرد و هزینه های دارایی در کل چرخه عمر آن، از مرحله خرید تا اسقاط، فراهم می کند. این امر به مدیران دارایی شفافیت کامل در مورد وضعیت تاریخی و کنونی دارایی ها می دهد تا بتوانند به سایر دپارتمان ها گزارش دهند، عملکرد دارایی را بهینه کنند، هزینه های دارایی را کاهش دهند و موارد دیگر.
یک EAM قوی، علاوه بر شامل شدن یک جزء CMMS، یک سیستم مدیریت موجودی کالا، سیستم مدیریت خرید، سیستم مدیریت اسناد، سیستم حسابداری، سیستم مدیریت پروژه، ابزارهای مدیریت چند سایتی و ابزارهای مدیریت عملکرد را نیز در یک نرم افزار متمرکز ارائه می دهد.
به این ترتیب، یک نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان به شما امکان می دهد تا تصویر بزرگ تر را ببینید تا بتوانید تصمیمات تجاری اولویت بندی شده و مبتنی بر داده ها اتخاذ کنید.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات

ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان

این نرم افزار برای مدیریت هوشمندانه دارایی های سازمان ویژگی ها و قابلیت هایی ارائه می دهد که در ادامه به مهم ترین آن ها اشاره خواهیم کرد:

مدیریت دستورهای کاری (Work Order Management)

نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان به تکنسین ها و مدیران این امکان را می دهند که با ساختار مشخص، داده های دقیق و ابزارهای ارتباطی مناسب، مشکلات را سریع تشخیص دهند، وظایف را به افراد مناسب اختصاص دهند، برنامه ریزی انجام دهند و بر روند کار نظارت داشته باشند.
قابلیت هایی که این فرایند را ممکن می سازند عبارت اند از:

• خودکارسازی سفارش گذاری قطعات مورد نیاز

• ردیابی همه قطعات یدکی شامل اطلاعات مهم مثل تاریخ خرید، موجودی در مکان های مختلف، محل نگهداری و...

• اطلاع رسانی به تکنسین ها درباره قطعات موردنیاز برای تعمیر خاص و محل قرارگیری آن ها

• بررسی شاخص های کلان مانند هزینه موجودی، تاریخچه سفارشات و آمار مصرف

این امکانات باعث می شوند که بتوانید هم تعمیرات فوری و هم نگهداری پیشگیرانه را به صورت جامع مدیریت کنید. همچنین برنامه ریزی بهتر منابع، تعمیرات سریع تر، افزایش بهره وری نیروی کار و کاهش هزینه های نیروی انسانی و اضافه کاری را در پی دارد.

مدیریت چرخه عمر دارایی ها

دارایی ها نقش حیاتی در سودآوری کسب وکار شما دارند. بدون مدیریت درست، مواردی مانند خرابی های ناگهانی، توقف های اضطراری و تعمیرات واکنشی می توانند عمر دارایی ها را کاهش داده و هزینه بر باشند.
یک نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان قدرتمند اطلاعات و مستنداتی را فراهم می کند که با تکیه بر آن ها می توانید از تعمیرات واکنشی به سمت نگهداری پیشگیرانه حرکت کرده و عمر دارایی ها را افزایش دهید، توقف های پیش بینی نشده را کاهش دهید و مدیریت موجودی را بهینه  کنید.

مدیریت مواد مصرفی MRO و زنجیره تأمین

قطعات و مواد مصرفی مورد استفاده در تعمیر و نگهداری (MRO) بخشی از زنجیره تأمین هستند. شرکت شما باید انواع زیادی از این اقلام را سفارش دهد، استفاده کند و پیگیری کند. این فرآیند برای عملکرد مؤثر و به موقع ضروری است.
هزینه های MRO می تواند تا ۴۰٪ از بودجه تأمین یک شرکت را تشکیل دهد. این نرم افزار می تواند با نظارت کامل بر موجودی، سفارش گذاری و مدیریت MRO، به کنترل هزینه ها و مدیریت بهتر زنجیره تأمین کمک کند.

رعایت مقررات ایمنی

نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان می تواند با فراهم کردن دستورالعمل های ایمنی برای هر کار، ساده سازی گزارش های بازرسی و تحلیل حوادث، به حفظ سلامت و ایمنی تیم شما کمک کنند. این موارد شامل:

• ارائه دستورالعمل های ایمنی شفاف برای هر فعالیت

• ثبت و نگهداری ساده تر گزارش های ایمنی و بازرسی

• ردیابی آموزش های ایمنی برای کارکنان

• مدیریت نیروی کار

 مدیریت درست دارایی ها بدون مدیریت صحیح کارکنان ممکن نیست. نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان به شما کمک می کند تا ارزیابی، آموزش و گواهی های تکنسین ها و پیمانکاران را مدیریت کنید و تمام وظایف برنامه ریزی شده و اضطراری را از مرحله درخواست تا انجام، متمرکز مدیریت کنید.

مدیریت قراردادهای خدماتی

قراردادهای خدماتی شامل مراحل زیادی هستند که باید از نظر هزینه، انطباق و ریسک بررسی شوند. نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان به شما کمک می کند قراردادها را با مشتریان، فروشندگان، شرکا و کارکنان به خوبی مدیریت کنید تا هزینه ها را کنترل کرده، ریسک ها را کاهش داده، از انطباق اطمینان حاصل کرده و بازگشت سرمایه را افزایش دهید.

مدیریت مالی

اگر سیستم واحدی برای بررسی و تحلیل مالی نداشته باشید، مدیریت مالی دشوار می شود. این نرم افزار با ساده سازی فرآیندهای نگهداری، هزینه ها را کاهش می دهد:

• نگهداری پیشگیرانه و پیش بینی شده

• مدیریت قطعات و موجودی

• مدیریت دستورهای کاری

• مدیریت سفارش های خرید و اجاره تاسیسات

همچنین می توان آن را با نرم افزارهای مالی یکپارچه کرد تا حسابداری و بودجه بندی پروژه ها بهتر انجام شود.

گزارش گیری و تحلیل داده ها

برای بهره وری بالا، باید بتوانید داده های مربوط به تجهیزات را به خوبی جمع آوری، تحلیل و استفاده کنید.نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان ابزارهایی برای تحلیل پیشرفته ارائه می دهد تا نیازهای نگهداری را پیش بینی کرده و شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را مدیریت کنید:

• ردیابی عملکرد تجهیزات شامل مسافت طی شده، ساعات کار و...

• ایجاد پروفایل کامل برای هر دارایی شامل کد خرابی، سوابق تعمیر، الزامات ایمنی و...

• تولید گزارش های سفارشی برای توقف ها، هزینه موجودی و دیگر شاخص ها

• اتصال با سیستم های دیگر سازمان برای دسترسی همگانی به داده های نگهداری

این تحلیل ها به شما بینش عملیاتی می دهند که موجب خودکارسازی فرآیندها و شناسایی سریع مشکلات می شود و به کاهش هزینه و تصمیم گیری بهتر کمک می کند.

مدیریت فروشندگان (Vendor Management)

نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان علاوه بر اعطای دسترسی به فروشندگان، اطلاعات کلیدی مانند سوابق فعالیت و گواهی های بیمه آن ها را نیز پیگیری می کنند. همچنین ممکن است امکان رتبه بندی فروشندگان و ایجاد لیست فروشندگان منتخب از طریق نظرسنجی عملکرد فراهم شود.

مدیریت اسناد

یکی از مزایای مهم نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان، وجود پایگاه داده متمرکز برای همه اطلاعات مربوط به دارایی ها و عملیات است. این امکان به تیم کمک می کند تا همیشه به اطلاعات حیاتی مانند دستورالعمل ها، سوابق تعمیر، نقشه ها و استانداردهای ایمنی دسترسی داشته باشند، که در نهایت کیفیت و کارایی کار را افزایش می دهد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار

جمع بندی نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان

نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان (EAM)، که به عنوان ابزاری جامع برای ردیابی، مدیریت و تحلیل دارایی ها در تمامی مراحل چرخه عمرشان شناخته می شود، به سازمان ها این امکان را می دهد که بهره وری عملیاتی خود را افزایش دهند؛ این امر از طریق کاهش هزینه ها، افزایش عمر مفید دارایی ها، و تصمیم گیری های مبتنی بر داده حاصل می گردد. برخلاف نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) که صرفاً بر عملیات نگهداری تمرکز دارند، نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان امکانات گسترده تری نظیر مدیریت موجودی، کنترل اسناد، مدیریت مالی و پروژه، و تحلیل عملکرد را در اختیار کاربران قرار می دهد؛ این قابلیت ها به سازمان اجازه می دهند نه تنها فعالیت های نگهداری را بهبود بخشند، بلکه تمام فرآیندهای مرتبط با دارایی را از مرحله خرید تا اسقاط یکپارچه مدیریت کنند. از جمله مزایای کلیدی این نرم افزار می توان به افزایش قابلیت اطمینان دارایی ها، ساده سازی حسابرسی ها، کاهش زمان خرابی تجهیزات، و ارتقاء شفافیت داده ها اشاره کرد؛ همچنین ابزارهای پیشرفته ای برای تحلیل داده، مدیریت قراردادها، نیروی انسانی، و تامین کنندگان ارائه می دهد که بهره برداری از دارایی ها را بهینه می کند و زمینه ساز تصمیم گیری استراتژیک در سطح کلان می گردد.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار مدیریت دارایی های سازمان، به تعریف و بررسی مزایای آن پرداختیم. از این رو برای سفارش طراحی و کدنویسی انواع وبسایت، نرم افزار، اپلیکیشن و ابزارهای مورد نیاز کسب‌و‌کار یا سازمان خود می‌توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.