نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات | نگهداری هوشمندانه، تعمیرات بدون استرس

در این مقاله به موضوعاتی در ارتباط با نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات می پردازیم. نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) ابزاری است برای برنامه ریزی، پیگیری و مستندسازی فعالیت های تعمیر و نگهداری تجهیزات. این سیستم با افزایش بهره وری، بهبود عملکرد دارایی ها و کاهش خرابی ها نقش مهمی در مدیریت بهینه تجهیزات دارد. در ادامه علاوه بر تعریف دقیقی از نرم افزار نگهداری و تعمیرات، به بررسی مزایا و چالش های طراحی آن و مقایسه آن با نرم افزار مدیریت منابع می پردازیم.

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) چیست؟

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (Computerized Maintenance Management System یا به اختصار CMMS) یک راهکار نرم افزاری است که با هدف کمک به سازمان ها برای مدیریت موثر و نگهداری تجهیزات، دارایی ها و تأسیسات طراحی شده است. این نرم افزار با خودکار سازی و بهینه سازی فرایندهای نگهداری، بهره وری را افزایش می دهد.
نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات فعالیت های نگهداری سازمان را سازمان دهی می کند، رویه ها را ساده می سازد، نیاز به کاغذبازی را حذف می کند، ارتباط بین اعضای تیم را بهبود می بخشد و تصمیم گیری های مدیریتی را به شکل مقرون به صرفه تری پشتیبانی می کند.

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات چگونه کار می کند؟

بیشتر نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات از چهار بخش اصلی تشکیل شده اند:

رابط کاربری اپراتور

رابط های کاربری بخش اصلی تجربه کار با نرم افزار هستند. این رابط ها همان صفحه نمایش هایی هستند که در رایانه یا گوشی هوشمند ظاهر می شوند و به کاربر اجازه می دهند اطلاعات تجهیزات را ثبت کند، وظایف نگهداری را ایجاد، واگذار و پیگیری کند، موجودی انبار را بررسی نماید، با تکنسین های نگهداری ارتباط برقرار کند و تاریخچه دارایی ها را رصد نماید.

داشبوردهای گزارش گیری

این داشبوردها اطلاعات جمع آوری شده را به گزارش هایی مبتنی بر شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) تبدیل می کنند. این گزارش ها به شناسایی ناکارآمدی های فرایندی کمک می کنند. برای مثال، می توانید گزارشی تهیه کنید که هزینه و زمان صرف شده برای تعمیر یک تجهیز در سال ۲۰۱۹ را با سال ۲۰۲۰ مقایسه کند تا تصمیم به خرید یا جایگزینی آن بگیرید.

تنظیمات مدیریتی

در این بخش، مدیران نرم افزار می توانند مجوزهای دسترسی را برای اعضای مختلف تیم سفارشی سازی کنند. قابلیت هایی مانند محدود کردن دسترسی کاربران، ساخت قالب های دستور کار، و تنظیم فیلترهای جستجو از جمله امکانات این قسمت هستند.

پایگاه داده ها

در نرم افزارهای مدرن، پایگاه داده ها معمولاً در فضای ابری قرار دارند. البته برخی از سیستم های قدیمی هنوز روی سرورهای داخلی اجرا می شوند. ذخیره سازی ابری مزایایی مانند مقیاس پذیری نامحدود، دسترسی آسان، و امنیت و پایداری اطلاعات را به همراه دارد.

چرا باید از نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات در سازمان خود استفاده کنید؟

برای بیشتر شرکت ها، مهم ترین دلیل استفاده از نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات کاهش هزینه هاست. با توجه به حاشیه سود پایین بسیاری از صنایع، این موضوع کاملاً قابل درک است. با این حال، دلایل متعددی برای به کارگیری این نرم افزار وجود دارد که همگی به کارآمدتر شدن عملکرد تیم نگهداری و تعمیرات کمک می کنند.

کاهش زمان توقف تجهیزات

با رشد اقتصادی گسترده در سطح جهان، بسیاری از مدیران عملیاتی تحت فشار هستند تا برنامه های تولید فشرده ای را حفظ کرده و از طریق استراتژی های نگهداری پیشگیرانه، زمان خواب تجهیزات را کاهش دهند. وقتی مدیریت صدها دارایی نیز به این وظایف اضافه شود، جای تعجب نیست که شرکت ها بیش از پیش به سمت استفاده از نرم افزارهای دیجیتال مدیریت نگهداری و تعمیرات روی آورده اند.
هرچند می توان با دفترچه و فایل های اکسل یک برنامه نگهداری را اجرا کرد، اما این کار نه آسان است و نه پایدار. بدون یک راهکار واقعی برای مدیریت دارایی ها، تیم های نگهداری معمولاً در حالت «واکنشی» قرار می گیرند، نه «پیشگیرانه».

حذف هزینه های غیرمستقیم

هزینه های غیرمستقیم نگهداری معمولاً در قالب کاهش عمر مفید دارایی ها، افزایش مصرف انرژی، افت تولید، تاخیر در تحویل، زمان بندی ناکارآمد تجهیزات و اتلاف منابع پنهان می مانند. در کنار این ها، هزینه های مستقیم مانند نیروی کار، مواد، قراردادها و سربار هم وجود دارند. نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات با هدف گذاری بر نگهداری پیشگیرانه، به کاهش و کنترل این هزینه ها کمک می کند و دستیابی به آن را واقع بینانه، عملی و بدون استرس می سازد.

افزایش شفافیت و پاسخگویی

یکی دیگر از مزایای مهم برای مدیران سازمان ها، افزایش شفافیت است. این نرم افزارها به وضوح نشان می دهند که کدام بخش ها عملکرد خوبی دارند و کدام بخش ها نیاز به بهبود دارند.
با قابلیت های گزارش گیری پیشرفته، مدیران می توانند به سرعت میزان رعایت سیاست ها توسط تیم ها، ماشین آلات پرخرابی، و نقاطی که هزینه ها بیش از حد هستند را شناسایی کنند. ردیابی منظم وضعیت دارایی ها باعث می شود تصمیمات مدیریتی به صورت هدفمندتری در راستای کاهش توقفات، کاهش هزینه ها و افزایش طول عمر تجهیزات اتخاذ شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت وظایف

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) چه مزایا و قابلیت هایی دارد؟

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات به گونه ای طراحی شده که به عنوان هسته مرکزی فعالیت های واحد نگهداری در سازمان عمل کند. این نرم افزار با خودکار سازی وظایف، بهینه سازی منابع و ایجاد شفافیت بیشتر، به تیم های نگهداری و مدیران کمک می کند تا تجهیزات و دارایی ها را با بیشترین بازدهی و کمترین هزینه مدیریت کنند. در ادامه، مهم ترین قابلیت ها و مزایای این نرم افزارها آورده شده است:

ساده سازی نگهداری پیشگیرانه

با استفاده از نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیران عملیاتی می توانند برنامه های منظم و زمان بندی شده ای برای سرویس و تعمیر تجهیزات ایجاد کنند. تمام دستورکارهای کاری (Work Orders) را می توان به صورت دیجیتال ثبت، اولویت بندی، واگذار و پیگیری کرد. این کار باعث می شود فرایند نگهداری از حالت واکنشی خارج شده و به صورت پیشگیرانه اجرا شود، که نتیجه آن کاهش خرابی های غیرمنتظره است.

مدیریت هوشمند موجودی قطعات

با این نرم افزار می توان قطعات یدکی و مواد مصرفی را به دقت ردیابی کرد. اطلاعاتی مانند سطح موجودی، تاریخ ورود، موقعیت انبار و وضعیت سفارش ها به صورت لحظه ای در دسترس است. در صورت کمبود قطعه، سیستم به صورت خودکار هشدار می دهد و حتی می تواند فرآیند سفارش گذاری را تسهیل کند. این ویژگی باعث می شود از توقف عملیات به دلیل کمبود قطعه جلوگیری شود.

کاهش زمان توقف تجهیزات

تکنسین های تعمیرات می توانند مستقیماً از محل خرابی و با استفاده از گوشی های هوشمند، مشکل را ثبت و گزارش کنند. این قابلیت نه تنها سرعت رسیدگی به خرابی را افزایش می دهد، بلکه باعث می شود اطلاعات مهم بلافاصله و بدون واسطه در اختیار تیم قرار گیرد. نتیجه این فرآیند، کاهش زمان توقف دستگاه ها و افزایش بهره وری تولید است.

تصمیم گیری دقیق تر و صرفه جویی در هزینه ها

تحلیل ها و گزارش های خروجی از نرم افزار، به مدیران این امکان را می دهد تا عملکرد تجهیزات، روند مصرف قطعات، هزینه های نگهداری و زمان بندی تعمیرات را بررسی کنند. این داده ها نقش مهمی در تصمیم گیری های کلان مانند خرید تجهیزات جدید، جایگزینی دارایی های فرسوده و بهینه سازی فرایندها ایفا می کنند.

بهبود ارتباطات داخلی تیم

برخی نرم افزارهای پیشرفته، قابلیت گفت و گوی فوری بین اعضای تیم را در قالب چت های اختصاصی برای هر دستور کار فراهم می کنند. این امکان باعث می شود هیچ اطلاعاتی نادیده گرفته نشود و هماهنگی میان تیم ها به شکل چشم گیری بهبود یابد. در نتیجه، بهره وری کارکنان افزایش یافته و خطاهای ناشی از سوءتفاهم کاهش پیدا می کند.

افزایش شفافیت، ردیابی و انطباق پذیری

سیستم های دیجیتال امکان ثبت دقیق زمان انجام کارها، نام فرد مسئول، وضعیت دستورکارها (باز، در حال اجرا، بسته) و سابقه فعالیت ها را فراهم می کنند. این شفافیت باعث می شود تیم های مدیریتی بتوانند در هر لحظه عملکرد کارکنان و تجهیزات را پایش کرده و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی فوری انجام دهند. این قابلیت برای شرکت های فعال در صنایع دارای مقررات سخت گیرانه بسیار حیاتی است.

تسهیل امور مالی و حسابداری

بخش مالی سازمان می تواند از طریق این نرم افزار به داده های مرتبط با دارایی ها، هزینه های نگهداری، زمان استهلاک و اطلاعات فنی تجهیزات دسترسی پیدا کند. این اطلاعات برای تهیه گزارش های مالی، تصمیم گیری درباره سرمایه گذاری های جدید و مدیریت مالیاتی بسیار ارزشمند هستند.

بهبود مدیریت جامع دارایی ها

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات امکان ثبت و مدیریت اطلاعات کامل هر دارایی را فراهم می کند؛ از جمله مکان دقیق استقرار، دسته بندی، شماره سریال، تاریخ بهره برداری، میزان مصرف، وضعیت فعلی و سوابق تعمیراتی. این اطلاعات جامع باعث می شود فرآیند برنامه ریزی نگهداری دقیق تر و هدفمندتر انجام شود.

پشتیبانی از پایش وضعیت تجهیزات (Condition-Based Monitoring)

در نسخه های پیشرفته، نرم افزار قابلیت اتصال به حسگرها و دستگاه های پایش وضعیت را دارد. این اتصال داده های لحظه ای از وضعیت عملکرد تجهیزات مانند دما، لرزش، فشار یا فرسودگی را در اختیار تیم نگهداری قرار می دهد. این ویژگی به شناسایی مشکلات پیش از وقوع خرابی کمک می کند.

براساس گزارش های معتبر صنعتی، استفاده از نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات به طور میانگین منجر به افزایش ظرفیت تولید، کاهش هزینه های مستقیم و غیرمستقیم نگهداری و بهبود بهره وری کلی سازمان می شود. سازمان هایی که به صورت فعالانه از این نرم افزار استفاده می کنند، معمولاً شاهد افزایش عمر مفید دارایی ها و کاهش دفعات خرابی غیرمنتظره هستند.

اعتراضات رایج نسبت به نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات

با اینکه مزایای CMMS برای بسیاری از سازمان ها اثبات شده، برخی همچنان در پذیرش و پیاده سازی آن تردید دارند. در این بخش به سه نگرانی رایج که معمولاً از سوی مدیران و تیم های فنی مطرح می شود، می پردازیم:

۱. تیم من از نرم افزار استفاده نخواهد کرد.

یکی از بزرگ ترین نگرانی ها هنگام معرفی یک نرم افزار جدید، ترس از پذیرش پایین توسط کارکنان است. اجرای یک سیستم جدید نیازمند صرف زمان، هزینه و منابع است. اگر تیم ها از آن استفاده نکنند، بازگشت سرمایه ای حاصل نخواهد شد.
این نگرانی کاملاً منطقی است، اما راه حل دارد: انتخاب نرم افزاری که با محوریت تیم های عملیاتی و فنی طراحی شده باشد و در دنیای واقعی نیز سابقه موفقی در پذیرش سریع توسط کاربران خط تولید داشته باشد. رابط کاربری ساده، آموزش های کاربردی و قابلیت استفاده در گوشی های هوشمند، نقش بسیار مهمی در تسهیل این روند دارند.

۲. امنیت داده ها تضمین نمی شود.

برخی مدیران نگرانند که داده های مهم سازمانی مانند سوابق دارایی ها یا برنامه های تعمیراتی در معرض خطر هک یا حذف غیرمجاز قرار بگیرند. در مقابل، آن ها احساس امنیت بیشتری نسبت به مدارک کاغذی یا فایل های محلی دارند.
اما حقیقت این است که نرم افزارهای مدرن مدیریت نگهداری و تعمیرات با بهره گیری از زیرساخت های ابری امن، مجوزهای دسترسی سفارشی و سیستم های پشتیبان گیری خودکار، سطحی از امنیت را فراهم می کنند که در سیستم های سنتی قابل دستیابی نیست.

۳. واحد IT با آن مخالفت خواهد کرد.

در سازمان های بزرگ، واحد فناوری اطلاعات معمولاً نسبت به نرم افزارهای جدید محتاط است. نگرانی اصلی آن ها علاوه بر امنیت اطلاعات، افزایش پیچیدگی زیرساخت ها و ایجاد جزیره های اطلاعاتی (Data Silos) است؛ یعنی سیستمی که نتواند با دیگر نرم افزارهای موجود در سازمان ارتباط برقرار کند.
راه حل این مشکل نیز مشخص است: انتخاب CMMSی که قابلیت یکپارچه سازی با سایر سیستم ها مانند نرم افزار ERP،  و ابزارهای هوش تجاری را داشته باشد. همچنین، رعایت پروتکل های امنیتی سازمانی مانند تطابق با استاندارد SOC2 و ISO27001 باعث می شود IT با آسودگی بیشتری با آن همکاری کند.

EAM در مقابل CMMS: تفاوت چیست؟

اگر درباره نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) و ابزارهای مدیریت دارایی سازمانی (EAM) شنیده اید، ممکن است فکر کنید که هر دو یک نقش را ایفا می کنند. و البته صد در صد هم اشتباه نمی کنید، زیرا هم پوشانی زیادی دارند. با این حال، تفاوت کلیدی و مهمی بین این دو وجود دارد.
EAM (مدیریت دارایی سازمانی) به معنای جمع آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل داده ها از ابتدای خرید یک دارایی تا پایان عمر و دور انداختن آن (از رده خارج کردن دارایی های منقضی، قدیمی و غیرقابل استفاده) است. هدف اصلی EAM کاهش هزینه های بلندمدت مرتبط با دارایی ها از طریق ردیابی کامل چرخه عمر دارایی و یکپارچگی با داده های مالی سایر بخش های شرکت است.
در مقابل، CMMS (سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات) به طور سنتی تقریباً به طور انحصاری بر نظارت بر وضعیت دارایی ها تمرکز می کند تا به بهبود تصمیمات مربوط به سرویس و نگهداری آن ها کمک کند.

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات عمدتاً بر زمان بندی نگهداری برنامه ریزی شده و پیشگیرانه، مدیریت دستور کارها، رویه های عملیاتی استاندارد، بازرسی ها و ممیزی ها و سایر جنبه های استفاده، تعمیر و بهینه سازی دارایی های فیزیکی تمرکز دارد. به عبارت دیگر، می توان گفت که CMMS زیرمجموعه ای از EAM است که بر جنبه نگهداری تمرکز دارد، در حالی که EAM دیدگاهی جامع تر از کل چرخه عمر دارایی را ارائه می دهد و با سایر بخش های سازمانی برای مدیریت هزینه ها و بهره وری کلی دارایی ها یکپارچه می شود.

جمع بندی نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات 

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS) یک ابزار دیجیتال است که به سازمان ها کمک می کند تا فعالیت های نگهداری تجهیزات را به صورت مؤثر برنامه ریزی، پیگیری و مستندسازی کنند. این سیستم با هدف افزایش بهره وری، کاهش خرابی و بهبود عملکرد دارایی ها طراحی شده و وظایفی مانند زمان بندی تعمیرات، مدیریت دستورکارها، موجودی قطعات، و گزارش گیری را خودکار می کند. مزایای اصلی CMMS شامل کاهش هزینه ها، بهبود شفافیت و پاسخگویی، مدیریت بهتر موجودی، و تصمیم گیری دقیق تر است. این نرم افزارها معمولاً شامل بخش هایی مانند رابط کاربری اپراتور، داشبوردهای گزارش گیری، تنظیمات مدیریتی و پایگاه داده ابری هستند. برخلاف سیستم های سنتی کاغذی یا اکسل، CMMS امکان اجرای نگهداری پیشگیرانه، پایش وضعیت تجهیزات و افزایش طول عمر دارایی ها را فراهم می کند. اگرچه ممکن است چالش هایی مانند مقاومت تیم ها، نگرانی های امنیتی یا مخالفت واحد IT وجود داشته باشد، اما انتخاب نرم افزار مناسب با امنیت بالا و رابط کاربر پسند می تواند این موانع را برطرف کند. در مقایسه با EAM، CMMS بیشتر بر نگهداری تمرکز دارد، در حالی که EAM کل چرخه عمر دارایی را پوشش می دهد.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار مدیریت تعمیرات و نگهداری، به تعریف و بررسی مزایای آن پرداختیم. از این رو برای سفارش طراحی و کدنویسی انواع  وبسایت، نرم افزار، اپلیکیشن و ابزارهای مورد نیاز کسب‌و‌کار یا سازمان خود می‌توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید