نرم افزار منابع انسانی چیست؟ + معرفی انواع آن

در این مقاله قصد داریم درباره نرم افزار منابع انسانی و مزیت هایی که برای کسب و کار شما فراهم می کند، بحث کنیم. شما با مطالعه این مقاله می توانید با ماهیت این ابزار آشنا شوید و درباره تاریخچه آن اطلاعاتی کسب کنید. علاوه بر اینها نحوه عملکرد نرم افزار منابع انسانی SaaS نیز مورد بحث قرار گرفته است و با بررسی عملکردهای این نوع نرم افزار، شما می توانید قابلیت هایی که از این ابزار انتظار دارید را مورد توجه قرار دهید. در این مقاله با انواع نرم افزار منابع انسانی نیز آشنا خواهید شد. در آخر قادر خواهید بود که نرم افزار مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید و گامی برای رشد خود بردارید.

نرم افزار منابع انسانی چیست؟

نرم افزار منابع انسانی به یک راه حل دیجیتالی برای مدیریت و بهینه سازی وظایف روزانه منابع انسانی و اهداف کلی منابع انسانی یک سازمان اشاره دارد. به لطف نرم‌افزار منابع انسانی، کارکنان و مدیران منابع انسانی می‌توانند زمان صرف شده برای کارهای اداری خسته‌کننده را به تلاش‌های سازنده‌تر و سودآورتر اختصاص دهند. فناوری نرم افزار منابع انسانی از اولین باری که کامپیوترها برای مدیریت داده های سرمایه انسانی در دهه 1970 به کار گرفته شدند، راه درازی را پیموده است. سیستم های منابع انسانی در دهه 1980 به طور گسترده در دسترس مشتریان سازمانی قرار گرفتند و ورود نرم افزارهای مبتنی بر وب در دهه 1990 باعث شد نرم افزار منابع انسانی رایج تر شود. اما این روزها، اکثر سیستم‌های جدید مبتنی بر ابر، مبتنی بر اشتراک هستند و به راحتی با سایر برنامه‌های مدیریت داده یکپارچه سازی می‌شوند و به شدت برای نیازها، اهداف و بودجه یک سازمان قابل تنظیم هستند. به طور خلاصه، اکنون یک راه حل نرم افزار منابع انسانی برای هر اندازه و نوع سازمانی وجود دارد.

نرم افزار منابع انسانی چه مزایایی دارد؟

مزیت داشتن نرم افزار منابع انسانی در بهبود حلقه بازخورد، کاهش احتمال خطا و سازماندهی داده های کارکنان است. علاوه بر اینها، نرم افزار منابع انسانی به به واحدهای مرتبط اجازه می دهد تا از زمان خود به نحو احسن در فعالیت های مهم تر استفاده کند. با استفاده از نرم افزار منابع انسانی، شرکت شما قادر خواهد بود تا از امنیت بیشتر و همچنین دسترسی به اطلاعات در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از فناوری های مبتنی بر ابر اطمینان حاصل کند. این ابزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کارکنان را با بازخورد های لحظه ای در زمینه‌هایی که برای بهبود نیاز به توجه دارند، توسعه و آموزش دهند. هر شرکت کوچک یا متوسط ​​با کمتر از 250 کارمند باید نرم افزار منابع انسانی داشته باشد.

همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، داشتن ابزارهای منابع انسانی که برای بهبود فرآیند های شرکت شما کار کنند بسیار مهم است، زیرا انتخاب های متنوعی وجود دارد. نرم‌افزار منابع انسانی می‌تواند به چنین شرکت‌هایی کمک کند تا بهترین افراد را برای نقش‌های مورد نیاز خود استخدام کنند و در نتیجه نیروی کاری متعهد و قوی ایجاد کنند. اگر شرکت شما کوچک باشد، ممکن است برای افراد جویای کار جذاب نباشد، به خصوص در مقایسه با شرکت های بزرگتر. و تنها به همین دلیل است که مدیریت کارکنان با مسیر آموزش و توسعه در سطح داخلی بسیار مورد اهمیت قرار می گیرد. در واقع این تضمین می‌کند که تا حد امکان به رشد و آموزش کارمندان خود در داخل شرکت بپردازید و  با ارزش‌ قائل شدن برای آنها و تمایلشان را به ماندن در شرکت افزایش دهید. این به طور مستقیم بر کسب و کار شما تاثیر می گذارد و ضعف اصلی را که کارمندان برتر را از پیوستن به شرکت های کوچکتر باز می دارد، از بین می برد. زمانی که تصمیم می گیرید کسب و کار خود را به سطح بالاتری ارتقا دهید، سازماندهی همه اطلاعات و داده ها در کنار هم به صورت ایمن بسیار مهم است. دسترسی به این داده‌ها به شما امکان می‌دهد قدیمی‌ترین و جدیدترین داده‌ها را ارزیابی کنید تا در هنگام بررسی کارمندان تصمیمات کارآمدتری بگیرید. بنابراین، یک سیستم منابع انسانی همیشه مفید خواهد بود. ناگفته نماند که برخی از سیستم های منابع انسانی دارای تجزیه و تحلیل مبتنی بر هوش مصنوعی با گزارش های خودکار هستند که تضمین می کند تصمیمات شما مبتنی بر داده است.

نرم افزار منابع انسانی SaaS چگونه کار می کنند؟

نرم‌افزار منابع انسانی – که به‌عنوان «نرم‌افزار به‌عنوان سرویس» یا SaaS نیز شناخته می‌شود، با خودکار کردن وظایف دستی، سازمان‌دهی اطلاعات کارکنان و ایجاد گزارش‌های مبتنی بر داده، به بخش منابع انسانی سازمان کمک می‌کند.این قابلیت ها همه به صورت الکترونیکی انجام می شود و نیازی به اسناد کاغذی ندارد. علاوه بر این، نرم افزار های منابع انسانی SaaS همچنین می‌توانند به کارمندان و مدیران داخل یک سازمان خدمات رسانی کنند و به وظایفی مانند ردیابی زمان، به‌روزرسانی فهرست‌های کارمندان و مدیریت عملکرد کمک کنند. برخی از عملکردهایی که نرم افزار منابع انسانی می تواند انجام دهد عبارتند از:

• ذخیره و سازماندهی ایمن داده های کارکنان

• ایجاد گردش کار و پیگیری تاییدیه ها

• ردیابی زمان به صورت خودکار

• پیگیری آموزش کارکنان برای توسعه و انطباق

• سنجش و گزارش رضایت کارکنان

• مدیریت عملکرد و ردیابی اهداف

• یکپارچه سازی برنامه های شخص ثالث

• نظارت بر تمام تغییرات داده ها با یک دنباله حسابرسی

• تولید گزارش های سفارشی برای ارائه بینش استراتژیک

بیشتر بخوانید: SaaS چیست؟ 8 مزیت برتر نرم افزار به عنوان یک سرویس برای کسب و کار شما

انواع نرم افزارهای منابع انسانی

نرم افزار منابع انسانی سه نوع اصلی دارد که در ادامه به بررسی هر یک از این سه مورد خواهیم پرداخت.

• سیستم های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)

سیستم های اطلاعات منابع انسانی در هسته خود، یک پایگاه داده است که اطلاعات کارکنان را ذخیره می کند و گزارش های خودکار را به اجرا در می آورد. مدیریت و به روز رسانی اطلاعات کارمندان به عهده تیم ها و کارمندان منابع انسانی است و معمولا، نه همیشه، شامل عملکردهای اساسی منابع انسانی، مانند حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا و ویژگی های ردیابی زمان می شود.

• سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS)

یک سیستم‌های مدیریت منابع انسانی قابلیت‌های بیشتری نسبت به سیستم های اطلاعات منابع انسانی دارد و از مجموعه گسترده‌تری از داده‌ها برای پشتیبانی کارمندان و کارکنان منابع انسانی و حتی از مدیران نیز استفاده می‌کند. برای این منظور، سیستم‌های مدیریت منابع انسانی معمولا شامل ویژگی‌های استخدام، سیستم ردیابی متقاضیان و همچنین مدیریت عملکرد و ابزارهای تعامل کارکنان است.

• نرم افزار مدیریت سرمایه انسانی (HCM)

یک نرم افزار مدیریت سرمایه انسانی عملکردهای پیچیده تری را برای پشتیبانی از منابع انسانی در سطح استراتژیک ارائه می دهد، مانند تجزیه و تحلیل های پیش بینی کننده و برنامه ریزی برای نیروی کار، تا اطمینان حاصل شود که مدیریت افراد با اهداف تجاری همه جانبه همسو است. یک سیستم نرم افزار مدیریت سرمایه انسانی اغلب از طریق یک پلتفرم مدیریت ارتباط با مشتری با همان سی آر ام یا برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) با سایر بخش های یک کسب و کار یکپارچه می شود.

این اصطلاحات اغلب به اشتباه به جای یکدیگر استفاده می شوند و برخی از ارائه دهندگان به محصول خود با استفاده از برچسبی اشاره می کنند که با وسعت یا عمق ویژگی های آن مطابقت ندارد. بنابراین، بسیار مهم است که به زبان بازاریابی ارائه دهنده نگاه کنید و میزان عملکرد محصول را بررسی کنید تا نوع نرم افزار منابع انسانی را ارزیابی کنید.
 

چگونه بهترین نرم افزار منابع انسانی را برای کسب و کار خود انتخاب کنید؟

برای اینکه بتوانید بهترین ابزار منابع انسانی را برای سازمان یا شرکت خود انتخاب کنید، به رعایت نکاتی نیاز دارید. از این جهت ما در ادامه مطالب نکاتی را جهت چگونگی انتخاب یک نرم افزار منابع انسانی خوب برای کسب و کارتان آورده ایم.

به دنبال قابلیت حقوق و دستمزد و نرم افزار منابع انسانی باشید

هنگام خرید نرم افزار منابع انسانی، مشخص کنید که آیا به نرم افزار حقوق و دستمزد نیز نیاز دارید یا خیر. همه نرم افزارهای منابع انسانی شامل عملکرد حقوق و دستمزد نیستند، در حالی که برخی با نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام می شوند تا راه حلی یکپارچه و سرتاسری برای مدیریت جبران خسارات ارائه دهند. هنگامی که نرم افزار منابع انسانی و حقوق و دستمزد یکپارچه می شوند، داده ها می توانند به طور خودکار بین دو سیستم به اشتراک گذاشته شوند، که خطاها را کاهش می دهد و ورود دستی داده ها را به حداقل می رساند. به عنوان مثال، زمانی که نرخ حقوق یا اطلاعات مالیاتی یک کارمند در نرم افزار منابع انسانی به روز می شود، نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند به طور خودکار سوابق حقوق و دستمزد کارمند را بدون نیاز به وارد کردن داده های تکراری به روز کند. علاوه بر این، یکپارچه سازی نرم افزار منابع انسانی و نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند به سازمان ها کمک کند تا از مقررات مالیاتی مختلف و قوانین کار پیروی کنند و همچنین بار اداری مدیریت فرآیندهای حقوق و دستمزد را کاهش دهد. اگر نرم افزار منابع انسانی که انتخاب می کنید شامل عملکرد حقوق و دستمزد نمی شود، مطمئن شوید که با نرم افزار حقوق و دستمزد شما یکپارچه می شود تا راه حلی یکپارچه و کارآمد داشته باشید.

به دنبال عملکردهای کلیدی اضافی باشید

برخی از انواع نرم افزارهای منابع انسانی که ممکن است به سازمان شما در رسیدن به اهداف خود کمک کنند، آنهایی هستند که ویژگی های کلیدی دیگری از جمله مدیریت ردیابی متقاضیان و حضور در هیئت مدیره، عملکرد و مشارکت کارکنان را ارائه می دهند.

• سیستم ردیابی متقاضیان (ATS)

یک سیستم ردیابی متقاضیان نرم‌افزاری است که به ساده‌سازی فرآیند استخدام برای یک سازمان از ابتدا تا انتها کمک می‌کند. معمولا وظایفی مانند ارسال فرصت‌های شغلی در چندین تابلوی کار، ذخیره داده‌های متقاضی و غربالگری برنامه‌های کاربردی برای مطابقت بالقوه انجام می‌دهد.

• آنبوردینگ

نرم افزار آنبوردینگ به ساده سازی و ردیابی فرآیند معرفی کارکنان جدید به یک سازمان کمک می کند. اغلب شامل عناصری مانند امضای الکترونیکی، بسته‌های قبل از مسلط شدن به کار، ردیابی آموزشی، پرسشنامه‌های کارکنان و سایر عملکردهای خودکار می‌شود تا به منابع انسانی کمک کند تا اطمینان حاصل کند که تجربه‌ای سازگار و روان برای کارمندان جدید فراهم می‌کنند.
 

• مدیریت عملکرد

بستری برای متخصصان، مدیران و کارکنان منابع انسانی برای ارزیابی مهارت‌های کارکنان، تعیین اهداف عملکرد و پیگیری آنها فراهم می کند.

• مشارکت کارکنان

به بهبود احساسات کارکنان و افزایش مشارکت فردی و تیمی کمک می کند. این کار از طریق اولویت های کاری روزمره، بازخورد و تجزیه و تحلیل انجام می شود.

جمع بندی از نرم افزار منابع انسانی

نرم افزار منابع انسانی، ابزاری جهت مدیریت و بهینه سازی وظایف روزانه منابع انسانی و اهداف کلی منابع انسانی یک سازمان است. با استفاده از این نرم افزار کارکنان و مدیران منابع انسانی می‌توانند زمان صرف شده برای کارهای اداری خسته‌کننده را به تلاش‌های سازنده‌تر و سودآورتر اختصاص دهند. از مزایای داشتن نرم افزار منابع انسانی می توان به بهبود حلقه بازخورد، کاهش احتمال خطا، سازماندهی داده های کارکنان، امنیت بیشتر و دسترسی به اطلاعات در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از فناوری های مبتنی بر ابر اشاره کرد. سه نوع نرم افزار منابع انسانی وجود دارد که شامل؛ سیستم های اطلاعات منابع انسانی، سیستم‌های مدیریت منابع انسانی و نرم افزار مدیریت سرمایه انسانی می باشد و شما می توانید به توجه به نیاز خود و در نظر گرفتن قابلیت هایی مثل مدیریت حقوق و دستمزد و عملکردهای کلید اضافی نرم افزار منابع انسانی مناسب شرکت خود را انتخاب کنید.

Best HR Software Of 2024

Cloud based HRMS | HR System | Zoho People

HR Software: What It Is and How to Choose the Best Solution