نرم افزار روابط عمومی (Public Relations) چیست؟

در این مقاله قصد داریم درباره نرم افزار PR یا همان روابط عمومی و مزایایی که برای کسب و کار شما فراهم می کند، بحث کنیم. شما با مطالعه این مقاله می توانید با ماهیت این ابزار آشنا شوید و درباره تاریخچه آن اطلاعاتی کسب کنید. علاوه بر اینها ویژگی های کلیدی نرم افزار روابط عمومی نیز مورد بحث قرار گرفته است و با بررسی امکانات این نوع نرم افزار، شما می توانید قابلیت هایی که از این ابزار انتظار دارید را مورد توجه قرار دهید. در این مقاله با شرکت هایی که از این نرم افزار استفاده کرده اند نیز آشنا خواهید شد. و در نهایت امیدواریم با خواندن این مقاله بتوانید نرم افزار مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید و گامی در جهت بهبود رشد خود بردارید.

نرم افزار روابط عمومی چیست؟

نرم افزار روابط عمومی(Public Relations) ابزاری است که طیف وسیعی از ویژگی ها و قابلیت ها را در اختیار کسب و کارها قرار می دهد تا استراتژی های ارتباطی خود را مدیریت کنند. این ابزار کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا محتوا را ایجاد و توزیع کنند، بر پوشش رسانه‌ای نظارت داشته باشند، اثربخشی استراتژی‌های ارتباطی خود را اندازه‌گیری کنند و به بحران‌ها به طور مؤثر پاسخ دهند. نرم افزار روابط عمومی معمولا مبتنی بر ابر است؛ از این رو کاربران را قادر می سازد تا از هر مکانی به آن دسترسی داشته باشند و به گونه ای طراحی شده است که کاربر پسند باشد و به راحتی استفاده شود. همچنین مکان متمرکزی را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند تا تمام تلاش‌های ارتباطی خود را مدیریت کنند و به آنها اجازه می‌دهد فرآیندهای روابط عمومی خود را ساده کرده و به کارایی بیشتری دست یابند.

روابط عمومی چه تعریفی دارد؟

روابط عمومی (PR) مجموعه ای از تکنیک ها و استراتژی های مربوط به مدیریت نحوه انتشار اطلاعات در مورد یک فرد یا شرکت به مردم و به ویژه رسانه ها است. روابط عمومی ممکن است در قالب یک بیانیه مطبوعاتی شرکت، کنفرانس خبری، مصاحبه با روزنامه نگاران، پست رسانه های اجتماعی یا مکان های دیگر رخ دهد. هر فرد یا نهادی که در انظار عمومی فعالیت می کند با انتشار اطلاعات در مورد آنها یا اقدامات آنها به مردم مواجه است. در حالی که روابط عمومی برای خود یک صنعت است، هر تلاشی برای نشان دادن خود به شیوه ای خاص برای دیگران می تواند نوعی روابط عمومی در نظر گرفته شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار منابع انسانی چیست؟ + معرفی انواع آن

انواع  برنامه های روابط عمومی شامل چه مواردی می شود؟

انواع برنامه های روابط عمومی در 7 دسته زیر قرار می گیرند:

1. روابط رسانه ای

نوع خاصی از برنامه های روابط عمومی وجود دارد که شامل جلب توجه روزنامه نگاران، پخش کنندگان، وبلاگ نویسان و دیگر پلتفرم ها می شود و این روابط رسانه ای است. روابط عمومی رسانه‌ای‌ با هدف اصلی تقویت پیوند و ارتباط بین یک سازمان و ذینفعان آن یا افرادی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم به شرکت وابسته هستند انجام می شود. متخصصان روابط عمومی چندین ابتکار کوتاه مدت و بلند مدت را برای به دست آوردن این روابط ارزشمند انجام می دهند. همچنین پلتفرم‌های آنلاینی وجود دارند که به آژانس‌های روابط عمومی کمک می‌کنند تا پوشش رسانه‌ای پولی و کسب درآمد داشته باشند. شرکت‌ها معمولا از طریق این پلتفرم‌ها، با روزنامه‌نگاران و وبلاگ‌نویسان در تماس هستند. زمانی که روزنامه‌نگار این موضوع را ارزشمند بداند، آن را به مقاله یا بخشی از کمپینی که روی آن کار می‌کند تبدیل می‌کند.در نتیجه، افزایش قابل توجهی در محبوبیت و شناخت برند، تبدیل مشتری و پوشش رسانه ای با اثرات مثبت بعدی است.

2. روابط اجتماعی

روابط اجتماعی یکی دیگر از برنامه های برجسته روابط عمومی است که از طریق کمپین های مختلف، یک رابطه معنادار و مثبت بین یک سازمان و یک جامعه محلی ایجاد می کند. هدف در اینجا این است که اطمینان حاصل شود که منافع عمومی در کل با برند یا کسب و کار مورد نظر مطابقت دارد. سازمان ها، از طریق آژانس های روابط عمومی، به منافع جامعه متعهد می شوند و برتری رقابتی قابل توجهی نسبت به دیگران به دست می آورند. روابط اجتماعی منجر به ارتباط مثبتی می شود که وجهه شرکت را تقویت می کند، چیزی که همه مشاغل در نهایت به دنبال آن هستند. شرکت ها می توانند از رسانه های مختلف برای اجرای استراتژی های روابط عمومی جامعه، از جمله نمایه های رسانه های اجتماعی خود استفاده کنند. به طور مشابه، کمک‌ها و حمایت‌های مالی اغلب به فرصت‌های مختلفی برای سازمان‌ها تبدیل می‌شود تا حمایت و مراقبت خود را از جوامع محلی نشان دهند.

3. امور عمومی

در سطح قابل توجهی، روابط عمومی به حفظ روابط بین دولت و سیاستمداران کمک می کند. این نوع خاصی از برنامه روابط عمومی است. وظیفه یک متخصص روابط عمومی اطمینان از همسویی دیدگاه های سازمان (در این مورد، دولت) با منافع عمومی است. تیم روابط عمومی عموما به شیوه ای هماهنگ کار می کند به طوری که تنها قانع کننده ترین و مرتبط ترین اطلاعات برای تصمیم گیری در سطح اداری منتقل می شود.

4. ارتباطات بحران

ارتباط بحران، نوع دیگری از روابط عمومی، شامل مقابله با هر بحرانی است. بحران می تواند هر چیزی و با شدت های متفاوت باشد. بنیانگذار شرکت ممکن است در شبکه‌های اجتماعی با فردی درگیر شود یا ممکن است خط تولید معیوب باشد که منجر به تصویر عمومی منفی برای یک برند شود. در چنین شرایطی، متخصصان ارتباطات بحران به میدان آمده و با حداکثر شفافیت مشکل را توضیح می‌دهند تا تصویر مثبت سازمان در نزد مشتریان و عموم حفظ شود. در ارتباطات بحران، سخنگوی شرکت از کانال‌هایی مانند بیانیه‌های مطبوعاتی، رسانه‌های اجتماعی و کمپین‌های پوشش رسانه‌ای برای رفع مشکل در مورد یک وضعیت خاص استفاده می‌کند. برای این منظور، ارتباط داخلی با کارکنان سازمان به اندازه ارتباطات خارجی مهم است زیرا همه باید در هنگام مدیریت بحران در یک راستا باشند.

5. ارتباطات رسانه های اجتماعی

با ارتباطات رسانه های اجتماعی به عنوان بخشی از انواع روابط عمومی، هدف ارتقای شهرت یک شرکت و کسب نتایج مثبت است. پلتفرم های رسانه های اجتماعی مانند فیس بوک، اینستاگرام، توییتر و لینکدین به کانال های ارتباطی جدایی ناپذیر برای اکثر سازمان ها تبدیل شده اند. شما باید این حقیقت را در نظر بگیرید که وقتی برخی از اینفلوئنسرهای رسانه‌های اجتماعی خرید یک محصول را توصیه می‌کنند، مصرف‌کنندگان برای خرید آنلاین هر چیزی احساس اطمینان و راحتی بیشتری می‌کنند. ارتباطات رسانه های اجتماعی به عنوان بخشی از روابط عمومی است که به ارتباط یکپارچه بین یک سازمان، مشتریان و مصرف کنندگان آن، صرف نظر از مرزهای جغرافیایی واقعی کمک می کند.

6. ارتباطات داخلی کارکنان

کارکنان، افرادی که در یک سازمان کار می کنند، با ارزش ترین دارایی هر شرکتی هستند. نگه داشتن آنها در یک مسیر واحد یا همسو با ابتکارات و اهداف برند بسیار مهم است. ارتباطات داخلی با کارکنان نیز نوعی برنامه روابط عمومی مانند ارتباطات خارجی است. ارتباط به موقع با کارمندان داخلی تضمین می کند که افراد با سرعت مطلوب کار می کنند و فرآیندهای فضای کاری به خوبی اجرا می شود.

7. ارتباطات استراتژیک

ارتباطات استراتژیک در مورد ارسال پیام های همسو با برند برای کمک به دستیابی به اهداف خاص می‌ باشد. این شامل توزیع اطلاعات مطابق با آگاهی کامل از اولویت های شرکت است. آخرین نوع روابط عمومی، برنامه ای است که در آن روابط عمومی تا حدودی با تبلیغات و بازاریابی همپوشانی دارد. تمام فعالیت‌های ارتباطی باید از این اولویت‌ها حمایت کنند و بر آنها و تاکید داشته باشند. کارشناسان روابط عمومی از طریق ارتباطات استراتژیک، از حفظ مشخصات سازمان با مشتریان، رسانه ها و کارکنان از طریق پیام های کنترل شده و به روز رسانی های مکرر اطمینان حاصل می کنند. روابط عمومی ارتباطات استراتژیک شامل مراحل زیر است:

• شناسایی مخاطب، به عنوان مثال، سازمان ها باید با چه کسانی ارتباط برقرار کنند؟

• تعیین اهداف و مقاصد، یعنی اصلا چرا ارتباط برقرار کنیم؟

• توسعه پیام های کلیدی، به عنوان مثال، چه چیزی برای برقراری ارتباط وجود دارد؟

• پیش نویس یک طرح تاکتیکی، به عنوان مثال، چگونه و چه زمانی برای برقراری ارتباط مناسب است؟

• شناسایی اقدامات ارزیابی، به عنوان مثال، چگونه می توان فهمید و درک کرد که آیا طرح ارتباطی موفق است؟

نرم افزار روابط عمومی چه مزایایی دارد؟

نرم افزار روابط عمومی مزایای متعددی را برای کسب و کارها فراهم می کند که آنها را قادر می سازد تا استراتژی های ارتباطی خود را به طور موثر مدیریت کنند، فرآیندهای روابط عمومی خود را ساده کرده و به کارایی بیشتری دست یابند. در اینجا برخی از مزایای نرم افزار روابط عمومی برای مشاغل آورده شده است:

بهره وری بیشتر

نرم افزار روابط عمومی مکان متمرکزی را برای مدیریت تمام تلاش های ارتباطی‌تان در اختیار شما قرار می دهد و این امکان را فراهم می کند تا بتوانید فرآیندهای روابط عمومی خود را ساده کرده و به کارایی بیشتری دست یابید. این باعث صرفه جویی در زمان و منابع می شود و کسب و کار شما را قادر می سازد تا بر سایر حوزه های حیاتی تمرکز کنند.

تصمیمات مبتنی بر داده

نرم افزار روابط عمومی قابلیت های تحلیل و اندازه گیری پیشرفته ای را در اختیار کسب و کارها قرار می دهد و آنها را قادر می سازد تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند و استراتژی های ارتباطی خود را برای نتایج بهتر بهینه کنند. این به کسب و کارها کمک می کند تا به اهداف تجاری خود به طور موثرتر و كارآمدتر دست یابند.

بهبود شهرت برند

نرم‌افزار روابط عمومی به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا برندها و مکالمات رسانه‌های اجتماعی خود را زیر نظر داشته باشند و همچنین به آنها اجازه می‌دهد تا به سرعت به هر مشکل احتمالی پاسخ دهند و تاثیر آن را بر شهرت برند خود به حداقل برسانند. این به کسب و کارها کمک می کند تا تصویر مثبت برند خود را حفظ کنند و اعتماد ذینفعان خود را جلب کنند. در عصر دیجیتال، ارتباطات برای حفظ شهرت یک برند و ایجاد روابط با سهامداران بسیار ضروری است. اینجاست که نرم افزار روابط عمومی (PR) وارد عمل می شود، زیرا ابزارها و ویژگی هایی را برای مشاغل و افراد فراهم می کند تا بتوانند تلاش های روابط عمومی خود را به طور موثرتری مدیریت کنند.

ویژگی های کلیدی نرم افزار روابط عمومی چیست؟

چندین ویژگی وجود دارد که نرم افزار روابط عمومی معمولا شامل آنها می شود. این مزایا برای کسب و کارهایی که به دنبال مدیریت موثر استراتژی های ارتباطی خود هستند ضروری است. اینها شامل نظارت رسانه، تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی رسانه، اندازه گیری و نظارت بر بحران است.

نظارت بر رسانه ها

نظارت بر رسانه یکی از ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار روابط عمومی است، زیرا به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا پوشش رسانه‌ای خود را پیگیری کنند و در صدر روندهای صنعت قرار بگیرند. این ویژگی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا برندها، رقبا و کلمات کلیدی صنعت خود را در رسانه‌های مختلف از جمله پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی، وبلاگ‌ها، سایت‌های خبری و انجمن‌ها دنبال کنند.

تجزیه و تحلیل

تجزیه و تحلیل یکی دیگر از ویژگی های مهم نرم افزار روابط عمومی است، زیرا به کسب و کارها امکان می دهد اثربخشی استراتژی های ارتباطی خود را اندازه گیری کنند. این ویژگی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا معیارهایی مانند نرخ تعامل، دسترسی و تحلیل احساسات را دنبال کنند و بینش‌هایی را در مورد نحوه عملکرد استراتژی‌های ارتباطی آنها ارائه دهند.

برنامه ریزی رسانه ای

برنامه ریزی رسانه یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار روابط عمومی است که کسب و کارها را قادر می سازد تا استراتژی های ارتباطی خود را به طور موثر برنامه ریزی و زمان بندی کنند. این ویژگی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا تقویم‌های محتوایی ایجاد کنند، برای پست‌های رسانه‌های اجتماعی و کمپین‌های ایمیلی برنامه‌ریزی کنند و در نهایت مطمئن شوند که تلاش‌های ارتباطی آنها به خوبی هماهنگ شده و با اهداف تجاری‌شان همسو است.

اندازه گیری

اندازه‌گیری یکی دیگر از ویژگی‌های ضروری نرم‌افزار روابط عمومی است، زیرا کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا تاثیر استراتژی‌های ارتباطی خود را اندازه‌گیری کنند. این ویژگی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد معیارهایی مانند ترافیک وب‌سایت، تولید سرنخ و نرخ تبدیل فروش را ردیابی کنند و دید کلی در مورد اینکه چگونه استراتژی‌های ارتباطی آنها بر اهداف تجاری‌شان تاثیر می‌گذارد، ارائه می‌دهد.

نظارت بر بحران

نظارت بر بحران یکی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزار روابط عمومی است، زیرا کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا به بحران‌ها به طور موثر پاسخ دهند. این ویژگی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا برندهای خود را در طول یک بحران ردیابی کنند، مکالمات رسانه‌های اجتماعی را زیر نظر داشته باشند و مسائل بالقوه را قبل از تشدید آنها شناسایی کنند.

بیشتر بخوانید: SaaS چیست؟ 8 مزیت برتر نرم افزار به عنوان یک سرویس برای کسب و کار شما

چه شرکت هایی از نرم افزار روابط عمومی استفاده کرده اند؟

نرم افزار روابط عمومی توسط بسیاری از کسب و کارها برای مدیریت موثر استراتژی های ارتباطی و بهبود شهرت برند خود استفاده شده است. در اینجا چند نمونه واقعی از مشاغلی که از استفاده از نرم افزار روابط عمومی سود برده اند آورده شده است:

HubSpot

HubSpot یک پلتفرم نرم افزار بازاریابی و فروش است که از نرم افزار روابط عمومی برای مدیریت موثر استراتژی های ارتباطی خود استفاده کرده است. این شرکت از نرم افزار روابط عمومی برای ردیابی پوشش رسانه ها، نظارت بر مکالمات رسانه های اجتماعی و سنجش تاثیر استراتژی های ارتباطی خود استفاده می کند.

Uber

اوبر یک شرکت تاکسی اینترنتی جهانی است که از نرم‌افزار روابط عمومی برای مدیریت استراتژی‌های ارتباطی خود در زمان بحران استفاده می کند. این شرکت از نرم‌افزار روابط عمومی برای نظارت بر مکالمات رسانه‌های اجتماعی، ردیابی پوشش رسانه‌ها و پاسخ سریع به هرگونه مشکل احتمالی در طول یک بحران استفاده می‌کند و این امکان را به آن می‌دهد تا تاثیر آن را بر شهرت برند خود به حداقل برساند.

Airbnb

Airbnb، بازاری آنلاین برای اقامت های کوتاه مدت است که  از نرم افزار روابط عمومی برای مدیریت موثر استراتژی های ارتباطی خود استفاده کرده است. این شرکت از نرم‌افزار روابط عمومی برای ردیابی پوشش رسانه‌ها، نظارت بر مکالمات رسانه‌های اجتماعی و سنجش تاثیر استراتژی‌های ارتباطی خود استفاده می‌کند و به آن امکان می‌دهد شهرت برند خود را بهبود بخشد و روابط قوی‌تری با سهامداران خود ایجاد کند.

جمع بندی از نرم افزار روابط عمومی (PR)

نرم افزار روابط عمومی یک ابزار ضروری برای مشاغلی است که به دنبال مدیریت موثر استراتژی های ارتباطی خود هستند. مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و قابلیت‌ها، از جمله نظارت بر رسانه، تجزیه و تحلیل، برنامه‌ریزی رسانه، اندازه‌گیری و نظارت بر بحران را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد و آنها را قادر می‌سازد تا فرآیندهای روابط عمومی خود را ساده کنند، استراتژی‌های ارتباطی خود را بهبود بخشند و به کارایی بیشتری دست یابند.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار روابط عمومی برای هر نوع کسب و کاری، به ارائه تعاریف و مزایای کلیدی آن پرداختیم. از این رو برای تهیه نرم افزار اختصاصی موردنیاز کسب و کار و سازمان خود می توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

PR (Public Relations) Software - What is it and why you …

Best Public Relations (PR) Software Reviews 2024 - Gartner