نرم افزار امضای الکترونیکی (e-signature) چیست؟

در این مقاله قصد داریم در رابطه با موضوع نرم افزار امضای الکترونیکی به بررسی مواردی را نظیر: جزئیات نحوه عملکرد نرم‌افزار امضای الکترونیکی، انواع مختلف نرم‌افزارهای موجود و مزایای وجود آن در کسب‌وکارتان بپردازیم. همچنین با مطالعه این مقاله یاد خواهید گرفت که چگونه نرم افزار امضای الکترونیکی مناسب را برای نیازهای خود انتخاب کنید. شما در نهایت درک جامعی از نرم افزار امضای الکترونیکی و اینکه چرا ابزاری حیاتی برای تجارت یا معاملات شخصی شما است به دست خواهید آورد.

نرم افزار امضای الکترونیکی چیست؟

نرم افزار امضای الکترونیکی یک راه حل دیجیتالی است که به شما امکان می دهد امضای خود را به صورت الکترونیکی روی اسناد ثبت کنید. این یک روش کارآمد و ایمن برای رسیدگی به اسناد و مدارک بدون نیاز به جلسات حضوری، دستگاه های فکس و کاغذبازی های گذشته است. مفهوم امضای الکترونیکی در طول سال ها از زمان پیدایش آن در اواخر قرن بیستم به مرور زمان کامل شده است. در حال حاضر، با تکنولوژی پیشرفته و تغییر به سمت الگوهای دورکاری، نرم افزار امضای الکترونیکی چیزی بیش از یک جایگزین مدرن برای امضاهای جوهر و کاغذ است. این یکی از اجزای اساسی استراتژی دیجیتالی است و به طور گسترده مورد قبول اکثر مشاغل در صنایع مختلف است.

امضای الکترونیکی چه تفاوتی با امضای دستی دارد؟

تفاوت اصلی بین امضای دستی و امضای الکترونیکی در روش انجام امضاست. در امضای دستی، فرد امضا کننده با دست خود نام خود را بر روی سندی که نیاز به امضای او دارد، می‌نویسد. در حالیکه در امضای الکترونیکی، فرد امضا کننده با استفاده از یک رایانه یا دستگاه تلفن همراه، امضای خود را روی سند الکترونیکی انجام می دهد. در امضای دستی، امضا کننده نیاز به فضای فیزیکی برای امضا کردن دارد، در حالی که در امضای دیجیتال، امضا کننده می‌تواند از هر جایی که دسترسی به اینترنت داشته باشد، امضای خود را بر روی سند الکترونیکی قرار دهد. همچنین، قابلیت تغییر ناشی از خطای انسانی به راحتی اصلاح می‌شود، در حالی که در امضای دستی، اصلاح امضا ممکن است به دلیل تخریب سند و یا غیرقابل بازگشت بودن تغییرات، سخت باشد. لازم به ذکر است که در برخی موارد، امضای دستی به دلیل نیاز به اصالت فیزیکی سند، هنوز هم مورد استفاده قرار می گیرد، اما امضای الکترونیکی نیز به دلیل سهولت و کارایی بیشتر، در بسیاری از موارد به جای امضای دستی مورد استفاده قرار می گیرد.

نرم افزار امضای الکترونیکی دارای چه مزایایی است؟

مزایای مختلفی برای استفاده از نرم افزار امضای الکترونیکی به جای فرآیندهای امضای سنتی وجود دارد. در ادامه به بررسی این مزایا می پردازیم.

کارآمدتر است

نرم افزار امضای الکترونیکی سرعت امضا و مبادله اسناد را افزایش می دهد و در نتیجه کارایی گردش کار را بهبود می بخشد. این نرم افزار نیاز به چاپ، امضا، اسکن یا ارسال اسناد کاغذی را از بین می برد و در نتیجه تاخیرها و خطاهای دستی را کاهش می دهد.

در هزینه ها صرفه جویی می کند

به هزینه های مربوط به امضاهای سنتی مبتنی بر کاغذ فکر کنید: خود کاغذ، جوهر، پست و ذخیره سازی آن. نرم افزار امضای الکترونیکی این هزینه ها را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. علاوه بر این، با تسریع گردش کار، به طور غیرمستقیم به صرفه جویی در هزینه با آزاد کردن زمانی که می تواند برای سایر فعالیت های تولیدی استفاده شود، کمک می کند.

ایمن تر و سازگارتر است

نرم‌افزار امضای الکترونیکی دارای ویژگی‌های امنیتی قوی مانند رمزگذاری و کنترل‌های دسترسی است که ایمن نگه‌داشتن اسناد شما را تضمین می کند. علاوه بر این، می‌تواند مسیرهای حسابرسی دقیقی را ارائه دهد که برای انطباق و اعتبار قانونی بسیار مهم است.

استفاده از آن آسان تر است

چه از خانه کار کنید، چه در تعطیلات یا در یک سفر کاری، تا زمانی که به اینترنت دسترسی دارید، می توانید اسناد را امضا کرده یا برای امضا شدن ارسال کنید. این سهولت در استفاده به یک صنعت خاص محدود نمی شود. زیرا هر کسی می تواند از آن استفاده کند.

برای محیط زیست بهتر است

با کاهش استفاده از کاغذ، نرم افزار امضای الکترونیکی راه حلی سازگار با محیط زیست است. و این یک راه ساده و موثر برای کسب و کار شما است.

چند نوع نرم افزار امضای الکترونیکی وجود دارد؟

انواع مختلفی از نرم افزار امضای الکترونیکی در بازار موجود است که همگی دارای ویژگی ها، مزایا و محدودیت های خاص خود هستند. سه دسته اصلی نرم افزارهای امضای الکترونیکی عبارتند از:

ابزارهای اساسی امضای الکترونیکی: اینها ابزارهای ساده ای هستند که امکان ایجاد و اضافه کردن امضا به یک سند را فراهم می کنند. آنها معمولا فاقد ویژگی های پیشرفته مانند مسیرهای حسابرسی یا قابلیت های یکپارچه سازی هستند.
نرم‌افزار امضای الکترونیکی یکپارچه: این ابزارها دارای ویژگی‌های اضافی مانند ادغام با سی آر ام یا یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت اسناد هستند که برای کسب‌وکارهایی که به دنبال راه‌حل جامع‌تری هستند، سودمند است.
پلتفرم‌های تخصصی امضای الکترونیکی: این پلتفرم‌های نرم‌افزاری برای رفع نیازهای خاص صنعت، مانند خدمات املاک و مستغلات یا خدمات حقوقی، که استانداردهای انطباق منحصر به فرد و اسناد متنوعی دارند، طراحی شده‌اند.

هنگام انتخاب نرم افزار مناسب برای نیازهای خود، ماهیت و دامنه عملیات خود، حجم اسنادی که در دست دارید و سطح امنیت و انطباق مورد نیاز را در نظر بگیرید.

نحوه عملکرد نرم افزار امضای الکترونیکی چگونه است؟

نرم افزار امضای الکترونیکی فرآیند امضا و تایید اسناد دیجیتال را ساده می کند. عملکرد اصلی آن تسهیل تکثیر الکترونیکی امضای شما بر روی فایل‌های دیجیتال است و تایید اسناد را سریع‌تر و راحت‌تر می‌کند. در اینجا به بررسی نحوه عملکرد نرم افزار امضای الکترونیکی می پردازیم:

آماده سازی سند: شما یک سند را در بستر امضای الکترونیکی آپلود می کنید. این می تواند یک قرارداد، یک فرم، یک توافقنامه یا هر نوع سند دیگری باشد که نیاز به امضا دارد.
درخواست امضا: شما افرادی را که باید سند را امضا کنند مشخص می کنید و از طریق ایمیل برای آنها درخواست ارسال می کنید. این نرم افزار یک لینک منحصر به فرد و امن برای هر گیرنده ایجاد می کند.
امضا: گیرندگان روی لینک ارسالی کلیک می کنند، سند را باز می کنند و به صورت الکترونیکی آن را در نرم افزار امضا می کنند. آنها می توانند از یک امضای الکترونیکی از پیش طراحی شده استفاده کنند، بسته به قابلیت های نرم افزار، نام خود را بنویسند یا تایپ کنند.
تایید و ذخیره سازی: پس از امضا، نرم افزار امضا را تایید می کند و سند را به صورت ایمن ذخیره می کند. در نهایت شما و فرستنده، پس از تکمیل همه امضاها، اعلان دریافت خواهید کرد.

این فرآیند بین ارائه دهندگان مختلف نرم افزار تا حدودی متفاوت است، اما عملکردهای اصلی در هر نوع نرم افزاری مشخص است. این ابزار یک جایگزین کارآمدتر و مطمئن تر نسبت به روش سنتی امضا و مدیریت اسناد است.

نرم افزار امضای الکترونیکی چه کاربردهای دارد؟

در واقع، دو کاربرد اصلی برای نرم افزار امضای الکترونیکی وجود دارد: حرفه ای/تجاری و شخصی.

1. معاملات تجاری

معاملات تجاری می تواند با استفاده از نرم افزار امضای الکترونیکی مزایای بسیار زیادی داشته باشد. در اینجا چند مورد از کاربردهای آن آورده شده است:

قراردادها و توافق نامه‌ها: نرم افزار امضای الکترونیکی فرایند امضای قراردادها و توافق نامه‌ها را سریع و ساده می کند و در زمان و منابعی که معمولا برای امضای فیزیکی و ارسال اسناد صرف می شود، صرفه جویی می کند.
منابع انسانی: از نامه های پیشنهادی گرفته تا تقدیر ها، بخش های منابع انسانی اغلب به روشی مطمئن و کارآمد برای گرفتن امضا از کارمندان نیاز دارند. نرم افزار امضای الکترونیکی راه حلی برای این نیازها ارائه می دهد.
فروش و بازاریابی: قراردادهای فروش و بازاریابی را می توان به سرعت با نرم افزار امضای الکترونیکی امضا و پردازش کرد، چرخه های فروش را تسریع بخشید و تجربیات مشتری را بهبود بخشید.
اسناد حقوقی: تیم‌های حقوقی می‌توانند از نرم‌افزار امضای الکترونیکی برای امضا و ذخیره ایمن اسناد قانونی مهم استفاده کنند و از انطباق و دسترسی اطمینان حاصل کنند.

2. استفاده شخصی

در سطح شخصی، از نرم افزار امضای الکترونیکی می توان برای امضای انواع اسناد به صورت الکترونیکی استفاده کرد، از جمله:

اسناد مالیاتی: با نرم افزار امضای الکترونیکی می توان اظهارنامه مالیاتی را آسان تر و ایمن تر کرد.
قراردادهای اجاره نامه: چه در حال اجاره ماشین باشید یا یک آپارتمان، در هر صورت نرم افزار امضای الکترونیکی امکان امضای سریع و راحت را فراهم می کند.
قراردادهای شخصی: هر نوع قرارداد شخصی، از قراردادهای وام گرفته تا قراردادهای کار آزاد، می تواند با استفاده از نرم افزار امضای الکترونیکی امضا شود.

3. خدمات مالی

نرم افزار امضای الکترونیکی در نقل و انتقالات بانکی، درخواست وام، پرداخت آنلاین و سایر خدمات مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این امر به افزایش امنیت و سرعت تراکنش‌های مالی کمک می‌کند.

4. خدمات دولتی

نرم افزار امضای الکترونیکی در ثبت نام آنلاین، درخواست مجوز، دریافت گواهی و سایر خدمات دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. استفاده از این ابزار به این منظور به افراد در تسهیل دسترسی به خدمات دولتی کمک می کند.
علاوه بر موارد ذکر شده، امضای دیجیتالی در کاربردهای دیگری مانند موارد زیر نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد:

خدمات آموزشی: ثبت نام در دوره‌های آموزشی، ارسال تکالیف، دریافت نمرات
خدمات درمانی: نسخه‌های الکترونیکی، پرونده‌های پزشکی
سایر موارد: ایمیل، فرم‌های آنلاین، قراردادهای اجاره

نرم افزار امضای الکترونیکی چه امکاناتی دارد؟

برخی از ویژگی های کلیدی نرم افزار امضای الکترونیکی عبارتند از:

امضای سند: امکان وارد کردن و امضای اسناد تجاری به راحتی و با امنیت بالا را فراهم می کند.
امضای گردش کار: به کاربران اجازه می دهد هنگام ارسال یک سند به چندین گیرنده، ترتیب امضا را تعریف کنند.
ردیابی پیشرفت سند: با استفاده از این نرم افزار می توانید بدانید چه کسی امضا کرده است و چه کسی هنوز اسناد شما را امضا نکرده است.
اعلان ها و یادآوری ها: می توانید تعیین کنید تا امضا کنندگان و متقاضیان را از وضعیت فرآیند امضا مطلع کنید.
ارسال انبوه: امکان ارسال اسناد به چندین گیرنده را فراهم می کند.
انطباق با مقررات: به تمام قوانین جاری پایبند است و بالاترین سطح امنیت و حریم خصوصی داده ها را ارائه می دهد.
تغییر برند: گزینه ای برای سفارشی سازی نرم افزار، افشای قانونی و قالب های ایمیل بر اساس نیازهای شرکت شما وجود دارد.
ادغام ها: با برنامه ها و نرم افزار های مورد نیاز شرکت شما یکپارچه می شود و همچنین API هایی را برای ایجاد ادغام های سفارشی ارائه می دهد.
برنامه های موبایل: به مشتریان این امکان را می دهد که اسناد را از هر کجا که هستند امضا کنند.

انواع استقرار نرم افزار امضای الکترونیکی به چه صورت است؟

تحت ابر

در این مدل نرم افزار امضای الکترونیکی به صورت سرویس (SaaS) ارائه می شود و بر روی تمامی پلتفرم ها با اتصال استاندارد اینترنت کار می کند. بسیاری از شرکت‌های مدرن این مدل را ترجیح می‌دهند، زیرا برای راه‌اندازی زیرساخت و تعمیر و نگهداری آن هیچ هزینه‌ای در پیش نیست. اشتراک این نوع بر اساس تعداد کاربرانی خواهد بود که صورتحساب آنها به صورت ماهانه یا سالانه دریافت خواهد شد.

نسخه نصبی

در این مدل نرم افزار بر روی سرورهای مشتری نصب شده و به صورت دوره ای توسط آنها نگهداری می شود. هر کاربر نرم افزار را به صورت محلی روی دستگاه خود نصب می کند و از مرورگر خود به سرویس دسترسی پیدا می کند. پلن های خرید این نوع عمدتا به صورت سالانه یا دائمی با هزینه های اضافی برای نگهداری ارائه می شوند.

سازمانی

در این مدل، نرم افزار دارای ویژگی های بسیار غنی و بر اساس نیازهای سازمان قابل تنظیم است. این می تواند خودکار باشد و توانایی ادغام با برنامه ها و سرویس های موجود در حال حاضر توسط شرکت را دارد. گزینه های مجوز برای یک برنامه سازمانی به طور قابل توجهی متفاوت است - مشتریان به طور جداگانه برای هر سرویس از جمله مشاوره، اجرا و نگهداری هزینه دریافت می کنند.

متن باز (Open-source)

در این مدل کد نرم افزار اغلب به صورت رایگان در اختیار عموم قرار می گیرد. شرکت هایی که تیم توسعه داخلی قوی و بودجه کمتری دارند این مدل را انتخاب می کنند.

چگونه نرم افزار امضای الکترونیکی مناسب خود را انتخاب کنیم؟

برای تهیه نرم افزار امضای الکترونیکی مناسب چندین فاکتور برای انتخاب وجود دارد.

1. کاربر پسند بودن

یک نرم افزار امضای الکترونیکی خوب باید برای استفاده آسان باشد، هم برای شما و هم برای افرادی که اسناد شما را امضا می کنند. یک نرم افزار با رابط کاربر پسند، منحنی یادگیری را کاهش می دهد و کارایی را افزایش می دهد.

2. امنیت

همانطور که قبلا ذکر شد، امنیت در هنگام برخورد با اسناد حساس بسیار مهم است. بنابراین اطمینان حاصل کنید که نرم افزار امضای الکترونیکی که انتخاب می کنید دارای ویژگی های امنیتی قوی مانند رمزگذاری، احراز هویت دو مرحله ای و گزینه های ذخیره سازی ایمن است.

3. یکپارچه سازی

اگر از نرم افزارهای تجاری دیگری مانند سی آر ام یا سیستم های مدیریت اسناد استفاده می کنید، یک نرم افزار امضای الکترونیکی را در نظر بگیرید که با این پلتفرم ها ادغام شود. این امر باعث می شود گردش کار شما ساده شود.

4. سفارشی سازی

به دنبال نرم افزاری باشید که به شما امکان می دهد فرآیند امضا را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنید. این می تواند شامل نام تجاری سفارشی، فیلدهای امضا قابل تنظیم یا اعلان های متناسب باشد.

5. قیمت گذاری

نرم افزار امضای الکترونیکی با قیمت های مختلفی عرضه می شود که معمولا بر اساس ویژگی ها، تعداد کاربران و تعداد اسناد امضا شده در ماه است. یکی را انتخاب کنید که متناسب با بودجه شما باشد اما به طور موثر نیازهای شما را نیز برآورده کند.

6. پشتیبانی مشتری

ارائه دهندگان نرم افزاری را در نظر بگیرید که پشتیبانی قابل اعتماد مشتری را ارائه می دهند. در این صورت زمانی که با مشکلات فنی روبرو می شوید یا سوالاتی در مورد نرم افزار دارید، این می تواند بسیار ارزشمند باشد. انتخاب نرم افزار امضای الکترونیکی مناسب یک گام اساسی در بهینه سازی فرآیند امضای سند شماست. با در نظر گرفتن این عوامل، شما قادر خواهید بود راه حلی را انتخاب کنید که به بهترین وجه متناسب با نیازهای شما باشد.

جمع بندی از نرم افزار امضای الکترونیکی

نرم افزار امضای الکترونیکی یک راه حل دیجیتالی است که به شما امکان می دهد امضای خود را به صورت الکترونیکی روی اسناد ثبت کنید. این نرم افزار دارای مزایای نظیر: کارآمدتر بودن، صرفه جویی هزینه ها، ایمن تر و سازگارتر بودن، سهولت در استفاده و بهتر بودن برای محیط زیست می باشد. این نرم افزار دارای دو کاربرد اصلی است. کاربرد تجاری که در مواردی همچون قراردادها و توافق نامه‌ها، منابع انسانی، فروش و بازاریابی و اسناد حقوقی مدنظر است و کاربرد شخصی که از نرم افزار امضای الکترونیکی در اسناد مالیاتی، قراردادهای اجاره نامه و قراردادهای شخصی استفاده می شود. برای اینکه بتوانید نرم افزار مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید می بایست مواردی را همچون: کاربر پسند بودن، امنیت، یکپارچه سازی، سفارشی سازی، قیمت گذاری و پشتیبانی مشتری را در نظر بگیرید.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار امضای الکترونیکی برای هر نوع کسب و کاری، به ارائه تعاریف و مزایای کلیدی آن پرداختیم. از این رو برای تهیه نرم افزار اختصاصی موردنیاز کسب و کار و سازمان خود می توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

ReadySign: Electronic Signature Software

Free Electronic Signatures to Sign Documents

The 6 best electronic signature apps in 2024: How to sign …

برچسب ها

نظرات (1)