نرم افزار مدیریت وظایف | چگونه با بهترین ابزارها وظایف خود را مدیریت کنیم؟

در این مقاله قصد داریم موضوعاتی را در رابطه با نرم افزار مدیریت وظایف مورد بررسی قرار دهیم. نرم افزار مدیریت وظایف یک ابزار دیجیتالی است برای کمک به افراد و تیم‌ها در سازماندهی، اولویت‌بندی و پیگیری وظایف در طول چرخه عمر یک پروژه طراحی شده است. در این محتوا علاوه بر تعریف دقیق این نرم افزار و ابزار کاربردی به بررسی جزئیاتی مانند تفاوت مدیریت وظایف و مدیریت پروژه و نحوه مدیریت وظایف نیز پرداخته ایم. افزون بر اینها مزایا، قابلیت ها، انواع و راهنمای انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف مناسب کسب و کارتان را شرح می دهیم. 

نرم‌ افزار مدیریت وظایف چیست؟  

نرم‌ افزار مدیریت وظایف یک ابزار دیجیتالی است که برای کمک به افراد و تیم‌ها در سازماندهی، اولویت‌بندی و پیگیری وظایف در طول چرخه عمر یک پروژه طراحی شده است. این نرم‌ افزار امکاناتی را فراهم می‌کند تا برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر وظایف تسهیل شود و اطمینان حاصل می‌کند که وظایف به موقع و مطابق با اهداف پروژه انجام شوند. نرم‌ افزار مدیریت وظایف به بهبود کارایی، کاهش مهلت‌های از دست رفته و تضمین پاسخگویی در محیط‌های فردی و تیمی کمک می‌کند.  

مدیریت وظایف چه تفاوتی با مدیریت پروژه دارد؟

مدیریت پروژه فرایند مدیریت یک پروژه با تاریخ شروع و پایان مشخص است که شامل مراحل برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن می‌باشد. یک پروژه دارای هدف نهایی خاصی است که باید از طریق چندین مورد کاری، که به آنها وظیفه می‌گویند، به آن برسد. از طرف دیگر، مدیریت وظیفه فرایند مدیریت یک کار منفرد از آغاز تا پایان آن است. انجام یک مجموعه از وظایف به اجرای یک پروژه کمک می‌کند. در واقع مدیریت وظایف به‌طور ذاتی شاخه‌ای از مدیریت پروژه است.  

مدیران پروژه در حال مدیریت چندین پروژه با اولویت‌های مختلف به‌طور هم‌زمان هستند. اینجاست که مدیریت پروژه به کار می‌آید، زیرا به ارزیابی یک دورنمای کلی نیاز دارد. مدیریت موفق آنها نیازمند تحلیل دقیق روابط و وابستگی‌هایی است که بین اجزا وجود دارد. از طرفی، مدیریت وظایف شامل تمرکز بر روی وظیفه جاری برای رسیدن به تکمیل موفق پروژه است. هم مدیریت پروژه و هم مدیریت وظایف دو چرخ در یک کالسکه هستند؛ پیاده‌سازی موثر هر دو منجر به تحویل موفق یک پروژه می‌شود.

برای اطلاعات بیشتر در رابطه با مدیریت پروژه و ابزارها و نرم افزار آن، مطالعه مقالات مرتبط با آن را پیشنهاد می دهیم: 

• نرم افزار مدیریت پروژه (project management) چیست؟

• طراحی نرم افزار مدیریت پروژه منابع انسانی | بررسی قابلیت ها و راهنمای خرید آن

• نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی | چگونه بهترین نرم افزار EPM را انتخاب کنیم؟

مدیریت وظایف برای چه کسانی است؟

یک سیستم مدیریت وظایف به هر کسی که وظایفی دارد، که شامل همه می‌شود، سود می‌رساند. افرادی که به دنبال مدیریت پروژه و وظایف هستند، می‌توانند به دسته‌های کلی زیر تقسیم شوند:

• رهبران پروژه: می توانید از وضعیت آزاد یا مشغول بودن اعضای تیم خود مطلع باشید و کارها را به‌طور مناسب تقسیم کنید.

• تیم‌ها: مدیریت وظایف برای تیم‌ها به تقسیم وظایف کمک می‌کند، در این صورت اعضای تیم هماهنگ می شوند تا به‌طور موثر به سمت یک هدف مشترک کار کنند.

• مدیریت وظایف شخصی: می توانید به‌روزرسانی‌ها و اعلان‌های فوری در مورد تمام کارهایی که اعضای تیم شما انجام داده‌اند، دریافت کنید.

چگونه وظایف را مدیریت کنیم؟

در نظرسنجی جهانی مدیریت پروژه PMI در سال ۲۰۱۷، ۳۷٪ از رهبران اجرایی توافق کردند که پروژه‌ها در سازمان‌هایشان عمدتا به دلیل عدم وجود اهداف و مراحل مشخص و همچنین عدم انضباط کافی در پیگیری استراتژی مدیریت پروژه شکست می‌خورند. با در نظر گرفتن این مطالعه، در اینجا مراحل کلیدی برای مدیریت وظایف را بررسی می کنیم:

1. اولویت‌بندی

 هر ابزاری که برای مدیریت کارهایتان استفاده می‌کنید—چه یک لیست ساده کارها و چه یک سیستم جامع مدیریت وظایف پروژه—مهم‌ترین جنبه مدیریت وظایف، اولویت‌بندی است. این به تیم شما کمک می‌کند تا تمام کارهای مربوطه را در حالی که محدودیت‌های برنامه‌ریزی شده را حفظ می‌کند، به اتمام برساند.

2. پیگیری مراحل

 طبق یافته‌های مطالعات PMI تعیین اهداف واضح برای تکمیل موفقیت‌آمیز یک پروژه نیز ضروری است. هر چند برای مدیریت وظایف نیازی به یک هدف نهایی نیست، تعریف مراحل کمک می‌کند تا تیم‌ها را برای اجرای موفقیت‌آمیز کارها تشویق شوند.

3. مدیریت زمان‌بندی

 اطمینان از اینکه کارتان به موقع انجام می‌شود بر سلامت کلی پروژه تاثیر دارد. تخصیص زمان مناسب با برآورد تلاش مورد نیاز در اینجا بسیار حائز اهمیت است.

4. تخصیص منابع

مدیریت بهینه منابع مرحله بعدی برای اطمینان از مدیریت موثر وظایف است. بسته به بودجه و زمان‌بندی، استعداد و مقدار مناسب منابع را برای انجام کارها اختصاص دهید.

5. همکاری

 برای تمام مراحل ذکر شده در بالا، همکاری یک اصل کلیدی است. در حالی که کار کردن در تیم‌ها معمولا به این معنی است که کار بیشتری انجام می‌شود، هماهنگ نگه داشتن اعضای تیم می‌تواند دشوار باشد. یک فرآیند مناسب مدیریت وظایف به شما کمک می‌کند تا تیم خود را به هم پیوسته نگه دارید.

یک روش جالب دیگر برای مدیریت وظایف،‌دسته‌بندی آنها بر اساس یک ماتریس زمان‌بندی یا اولویت با "زمان‌بندی" و "اولویت" به عنوان محورهای آن است. با این ساختار، کارهای ضروری که باید فورا انجام شوند باید در اولویت و زمان‌بندی بالا قرار گیرند، در حالی که کارهای ضروری که فورا نیاز نیستند باید در اولویت بالا و زمان‌بندی پایین قرار گیرند.  

نرم‌ افزار مدیریت وظایف چه مزایایی دارد؟

نرم‌ افزار مدیریت وظایف به شما این امکان را می‌دهد که همه جنبه‌های مدیریت وظایف را از یک داشبورد واحد زیر نظر داشته باشید، اما این تنها بخشی از ماجراست. وقتی که شما در حال ساختن یک سند تجاری برای نرم‌ افزار جدید هستید، چیزهایی وجود دارد که می‌خواهید برای رهبری به آنها اشاره کنید. در ادامه به بیان مزایای این ابزار کاربری خواهیم پرداخت.

کاهش ریسک از دست دادن اطلاعات

ممکن است تعداد زیادی از اسناد، رمزهای عبور و اطلاعاتی که شما با واگذارکنندگان در حین انجام وظایفشان مبادله می‌کنید، وجود داشته باشد. یک نرم افزار مدیریت وظایف ریسک از دست دادن اطلاعات را کاهش می‌دهد زیرا شما می‌توانید همه اطلاعات را در یک مکان جمع‌آوری کنید.  

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت ریسک | چگونه بهترین ابزار مدیریت ریسک را انتخاب کنیم؟

واگذاری آسان و همکاری بهبود یافته

 شما نیازی به ارسال ایمیل به اعضای تیم یا تماس با آنها برای واگذاری وظایف فردی ندارید. وقتی که یک وظیفه را به یک عضو اختصاص می‌دهید، آنها یک اعلان برای واگذاری وظیفه دریافت می‌کنند. سپس می‌توانید از بخش نظرات برای همکاری در مورد وظایف تیم به صورت دورکاری استفاده کنید.  

اولویت‌بندی موثر

توانایی اولویت‌بندی وظایف برای کارمندان شما یکی از بارزترین مزایای یک نرم افزار مدیریت وظایف است. اعضای تیم شما ممکن است در جابجایی بین وظایف دچار چالش شوند. اولویت‌بندی به اعضای تیم کمک می‌کند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنند و دید واضح‌تری از ترتیبی که وظایف باید انجام شوند، داشته باشند.  

تمرکز بهبود یافته

یک نرم افزار مدیریت وظایف احساس نیاز به انجام یک کار بزرگ در یک بازه زمانی خاص را از بین می‌برد. دلیل این امر این است که این ابزار امکان تقسیم وظایف به وظایف کوچکتر و قابل هضم‌تر را فراهم می‌کند که تمرکز را آسان‌تر می سازد.

نرم‌ افزار مدیریت وظایف دارای چه قابلیت ها و امکاناتی است؟

ابزارهای مدیریت وظیفه با پورتفولیویی از ویژگی‌ها همراه هستند. رایج‌ترین ویژگی‌های نرم‌ افزار مدیریت وظایف عبارتند از:

1. برنامه‌ریزی و زمانبندی  

برنامه‌ریزی و زمانبندی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت وظایف هستند. برنامه‌ریزی شامل تقسیم کل روند کاری به وظایف ساده است. وقتی که وظایف آماده برای واگذاری شدند، می‌توانید مهلت‌هایی تعیین کنید یا آنها را به عنوان وظایف تکراری تنظیم کنید. به عنوان مثال، یک لیست وظیفه ایجاد می‌کنید که شامل سه وظیفه است: آموزش یک کارمند جدید، آماده کردن میز کار او و بررسی هفته اول برای اینکه ببینید آیا کارمند جدید به خوبی جا افتاده است یا نه. شما این وظایف را به اعضای مختلف تیم واگذار کرده‌اید. پس از واگذاری وظایف، پیشرفت را پیگیری می‌کنید در حالی که اعضا به کار روی آن وظایف ادامه می‌دهند.

2. همکاری  

همکاری بدون داشتن یک سیستم می‌تواند دشوار باشد، به ویژه در یک محیط کار از راه دور. اعضای تیم نمی‌توانند برای وظایف پیچیده به اکسل تکیه کنند، زیرا ممکن است تعدادی از افراد زیر مجموعه، به وظایف یا نقاط عطف وابستگی داشته باشند. یک سیستم مدیریت وظایف آنلاین قوی فرآیندهای همکاری تیم را تسهیل می‌کند. اعضای تیم می‌توانند اطلاعات را مبادله کرده و بروزرسانی‌هایی در مورد وظایف در حال انجام دریافت کنند، و همچنین سرپرستان می‌توانند به سوالات در مورد وظایف فردی پاسخ دهند و پیشرفت وظایف را با یک سیستم مدیریت کار پیگیری کنند.

3. اتوماسیون  

اتوماسیون، مدیریت کارهای پیچیده را ساده می‌کند. به عنوان مثال، به کارهایی فکر کنید که نیاز به همکاری بین تیم‌های مختلف پروژه و تایید از مدیران در مراحل مختلف و اطلاع‌رسانی به اعضای تیم به صورت چندین باره در حین پیشرفت کار دارند. مدیریت دستی وظایف پیچیده کارآمد نیست و به همین دلیل است که بسیاری از سیستم‌های مدیریت وظایف، راه‌حل‌های اتوماتیک ارائه می‌دهند. اتوماسیون و خودکارسازی می‌تواند بخش ارزشمندی از زمان شما را که در غیر این صورت صرف کارهای خسته‌کننده می‌شد، آزاد کند. با این حال، شما مجبور نیستید خود را به راه‌حل‌های اتوماتیک موجود در سیستم مدیریت کارتان محدود کنید. شما همچنین می‌توانید فرآیندها را خودتان با استفاده از ادغام‌ها اتوماسیون کنید.

بیشتر بخوانید: نرم افزار اتوماسیون بازاریابی (Marketing Automation) چیست؟

۴. نماها  

نرم‌ افزار مدیریت وظایف چندین نمای همکاری بر اساس سلیقه شما ارائه می‌دهند. اکثر آنها حداقل یک نمای تقویم و تابلوهای کانبان دارند. با این حال، برخی ابزارها گزینه‌های بیشتری مانند نمودار گانت، زمان‌بندی، لیست‌ها و نمای شبکه‌ای ارائه می‌دهند. قالب‌های کانبان محبوب تر بنظر می رسند. آنها یک طرح ساده و موثر برای هر مرحله از فرآیند ارائه می‌دهند. شما می‌توانید وظایف را در هر مرحله از پروژه واگذار کنید و به‌صورت زنده با افرادی که وظایف را بر عهده دارند، تعامل داشته باشید.

۵. ردیابی زمان  

ردیابی زمان ویژگی مهمی است که باید در یک سیستم مدیریت وظایف به‌دنبال آن باشید. داشتن داده‌ها درباره اینکه چقدر زمان برای هر وظیفه پروژه صرف شده، به شما این امکان را می‌دهد که منابعی که بیش از حد استفاده می‌شوند را شناسایی کنید. همچنین اگر شرکت شما به‌طور مکرر کارمندان را به‌صورت ساعتی استخدام کند یا پروژه‌هایی را بپذیرد که به‌صورت ساعتی صورت‌حساب می‌شوند به قابلیت ردیابی زمان نیز نیاز خواهید داشت. شما می‌توانید به کارمندان یا پیمانکاران اجازه دهید که به‌طور مستقیم داده‌های زمان خود را در نرم‌ افزار مدیریت وظایف ثبت کنند. مدیریت سپس می‌تواند به‌طور دوره‌ای داده‌های زمان‌سنجی را مشاهده کند تا مدیریت منابع را بهبود بخشد، حقوق را حسابرسی کند یا برای صدور فاکتور استفاده کند.

انواع نرم‌ افزار مدیریت وظایف شامل چه مواردی می شود؟

نرم‌ افزار مدیریت وظایف بسته به نیازها و پیچیدگی‌های کسب‌وکار به اشکال مختلفی وجود دارند. انواع متداول آن شامل:  

چطور بهترین نرم‌ افزار مدیریت وظایف را انتخاب کنیم؟

انتخاب بهترین نرم‌ افزار مدیریت وظایف برای بهینه‌سازی جریان کار، بهبود همکاری تیمی و اطمینان از انجام به موقع وظایف بسیار مهم است. با وجود گزینه‌های فراوانی که امروزه در دسترس است، انتخاب ابزاری که با نیازهای کسب‌وکار، اندازه تیم و الزامات پروژه شما هم‌راستا باشد، اهمیت دارد. در ادامه یک راهنمای جامع برای کمک به شما در اتخاذ تصمیم درست خواهیم کرد.

1. تعریف نیازها و اهداف 

قبل از اینکه به فرآیند انتخاب بپردازید، ابتدا ارزیابی کنید که می‌خواهید با نرم‌ افزار مدیریت وظایف چه چیزی را به دست آورید. درک اهداف شما به پیدا کردن بهترین ابزار مناسب برای نیازهای‌تان کمک خواهد کرد. نکات کلیدی شامل:

• پیچیدگی پروژه: آیا وظایف شما ساده و روشن هستند یا به قابلیت‌های پیشرفته مدیریت پروژه نیاز دارید؟

• اندازه تیم: بررسی کنید که آیا نرم‌ افزار می‌تواند تعداد کاربرانی که نیاز دارید، از تیم‌های کوچک تا شرکت‌های بزرگ را پشتیبانی کند؟

• انواع وظایف: تعیین کنید که آیا به لیست‌های ساده کار نیاز دارید یا به سلسله‌مراتب وظایف پیچیده‌تری (مانند زیر وظایف، وابستگی‌ها) نیاز دارید.

2. اولویت دادن به ویژگی‌های کلیدی  

نرم افزار مدیریت وظایف مختلف ویژگی‌های متفاوتی ارائه می‌دهند. برای انتخاب بهترین نرم‌ افزار، ویژگی‌هایی را که به تیم شما کمک می‌کند و به دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کند، در اولویت قرار دهید. ویژگی‌های ضروری برای بررسی عبارتند از:  

• ایجاد و تخصیص وظایف: قابلیت ایجاد وظایف، تخصیص آنها به اعضای تیم و تعیین مهلت.  

• اولویت‌بندی کار: ویژگی‌هایی که به شما اجازه می‌دهد وظایف را بر اساس اولویت رتبه‌بندی کنید (مثلا، بالا، متوسط، پایین).  

• ابزارهای همکاری: ابزارهای ارتباطی داخلی مانند نظرات، چت یا اشتراک‌گذاری فایل برای اینکه همه در یک صفحه باشند.  

• پیگیری زمان و یادآوری‌ها: ویژگی‌هایی برای تعیین مهلت، پیگیری زمان صرف‌شده برای وظایف و ارسال یادآوری‌ها برای اطمینان از اینکه وظایف به‌موقع تکمیل شوند.  

• پیگیری پیشرفت: ابزارهایی مانند نمودار گانت، تخته کانبان یا نوارهای پیشرفت برای پیگیری بصری تکمیل وظایف.  

• گزینه‌های ادغام: ادغام با ابزارهای دیگر مانند تقویم‌ها، کلاینت‌های ایمیل یا پلتفرم‌های اشتراک‌گذاری فایل.  

3. توجه به سهولت در استفاده و رابط کاربری   

قابلیت استفاده از نرم‌ افزار مدیریت وظایف برای اطمینان از پذیرش آسان آن توسط تیم شما بسیار حیاتی است. یک رابط کاربری ساده می‌تواند به طرز چشمگیری بهره‌وری را افزایش دهد، در حالی که یک رابط پیچیده می‌تواند پیشرفت را کند کند. نکاتی برای ارزیابی قابلیت استفاده:  

• سهولت استفاده: نرم‌ افزار باید شهودی باشد، به طوری که اعضای تیم بتوانند به راحتی در آن جستجو کنند و به سرعت شروع به استفاده از آن کنند.  

• سفارشی‌سازی: به دنبال ابزاری باشید که امکان سفارشی‌سازی داشبوردها، لیست‌های وظایف و سایر ویژگی‌ها را متناسب با چرخه‌های کار خاص شما فراهم کند.  

• آموزش استفاده: نرم‌ افزاری را انتخاب کنید که نیاز به آموزش وسیع برای استفاده موثر نداشته باشد.

4. در نظر گرفتن مقیاس‌پذیری  

کسب‌وکار یا پروژه شما با گذشت زمان تغییر خواهد کرد و نیازهای مدیریت پروژه شما احتمالا افزایش خواهد یافت. بنابراین، انتخاب نرم‌ افزاری که مقیاس‌پذیر باشد و بتواند رشد آینده را در برگیرد، اهمیت دارد. عوامل کلیدی مقیاس‌پذیری عبارتند از:  

• توسعه تیم: اطمینان حاصل کنید که نرم‌ افزار می‌تواند کاربران اضافی را بدون مشکلات عملکردی پشتیبانی کند.  

• ویژگی‌های پیشرفته: با رشد تیم شما، ممکن است به ویژگی‌های پیشرفته‌تری مانند جدول زمانی پروژه، گزارش‌گیری پیشرفته یا مدیریت منابع نیاز داشته باشید.  

• ابزارهای مبتنی بر ابر در مقابل محلی: ابزارهای مبتنی بر ابر معمولا مقیاس‌پذیرتر هستند زیرا می‌توانند به راحتی کاربران و داده‌های بیشتری را در بر گیرند.  

5. ارزیابی هزینه و برنامه‌های قیمت‌گذاری  

نرم‌ افزار مدیریت وظایف در مدل‌های قیمت‌گذاری مختلفی موجود است، از ابزارهای رایگان با قابلیت‌های پایه گرفته تا پلتفرم‌های پریمیوم با ویژگی‌های پیشرفته. انتخاب نرم‌ افزاری که در بودجه شما جای بگیرد و همزمان ویژگی‌های لازم را ارائه دهد، اهمیت زیادی دارد. معیارهای قیمت‌گذاری شما می تواند این موارد را دربر بگیرد:  

• آزمایش رایگان: به دنبال ابزارهایی باشید که آزمایش رایگان یا نسخه فریمیوم ارائه می‌دهند تا بتوانید قبل از تصمیم‌گیری، ویژگی‌ها را امتحان کنید.  

• مدل اشتراک: بسیاری از ابزارها اشتراک‌های ماهیانه یا سالیانه ارائه می‌دهند، بنابراین برنامه‌های قیمت‌گذاری را بر اساس اندازه و نیازهای تیم خود مقایسه کنید.  

• هزینه‌های پنهان: از هزینه‌های اضافی مانند مجوزهای کاربری اضافی، قابلیت‌های پیشرفته یا یکپارچگی‌ها آگاه باشید.

6. بررسی دسترسی موبایل  

در دنیای پرسرعت امروز، مهم است که حتی زمانی که دور از دفتر هستید به نرم‌ افزار مدیریت وظایف خود دسترسی داشته باشید. بسیاری از تیم‌ها اکنون به‌صورت دورکاری کار می‌کنند یا نیاز دارند در حین حرکت به وظایف خود دسترسی داشته باشند. در پی این امر مهم بهتر است این موارد را مورد توجه قرار دهید:  

• اپلیکیشن موبایل: ابزاری را انتخاب کنید که اپلیکیشن موبایل برای iOS و Android ارائه می‌دهد تا اعضای تیم بتوانند از هر جایی متصل به نرم افزار بمانند.  

• همگام‌سازی فوری: اطمینان حاصل کنید که وظایف به صورت آنی و در لحظه در دستگاه‌ها به‌روزرسانی می‌شوند تا اعضای تیم بتوانند بدون توجه به جایی که کار کنند و هماهنگ بمانند.  

7. توجه به قابلیت‌های ادغام 

نرم‌ افزار مدیریت وظایف که با ابزارهای موجود شما ادغام می‌شود، می‌تواند زمان و تلاش شما را صرفه‌جویی کند. یکپارچه سازی یا ادغام به خودکارسازی فرایندها کمک می‌کند و ورودی دستی را کاهش می‌دهد و کارایی را بهبود می‌بخشد.  

8. ارزیابی ویژگی‌های امنیتی  

نرم‌ افزار مدیریت وظایف اغلب داده‌های حساس پروژه را مدیریت می‌کنند، بنابراین امنیت یک عامل حیاتی است. شما به یک راه‌حل نرم افزاری نیاز دارید که داده‌های شما را در برابر تهدیدات سایبری محافظت کند. ویژگی‌های کلیدی امنیتی که باید بررسی کنید:  

• رمزگذاری داده‌ها: اطمینان حاصل کنید که نرم‌ افزار داده‌ها را رمزگذاری می‌کند تا از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کند.  

• کنترل‌های دسترسی: به دنبال ابزارهایی باشید که اجازه‌های مبتنی بر نقش را برای محدود کردن دسترسی به اطلاعات حساس ارائه می‌دهند.  

• احراز هویت دو مرحله‌ای: برخی از ابزارها لایه‌های اضافی امنیتی را از طریق احراز هویت دو مرحله‌ای ارائه می‌دهند که یک مورد امنیتی مفید برای حفاظت است.  

9. خواندن نظرات و دریافت بازخورد  

قبل از اتخاذ تصمیم نهایی، همیشه ایده خوبی است که نظرات را بخوانید و بازخوردهایی از سایر کاربران جمع‌آوری کنید. این کار به شما بینش‌هایی درباره قوت‌ها و ضعف‌های ابزاری که در نظر دارید می‌دهد. برای این کار انجمن ها و تالارهای گفتمان مفید واقع می شوند. 

10. تست و آزمایش نرم‌ افزار 

وقتی گزینه‌های خود را محدود کردید، آزمایش نرم‌ افزار بسیار مهم است. بیشتر نرم‌ افزارهای مدیریت وظایف نسخه آزمایشی یا دموی رایگان ارائه می‌دهند که به شما این امکان را می‌دهد تا قبل از تصمیم‌گیری، ویژگی‌های آن را بررسی کنید. چه مواردی را در طول آزمایش خود بررسی کنید:  

• سادگی راه‌اندازی: چقدر راحت است که آن را راه‌اندازی کرده و با فرآیندهای فعلی خود ادغام کنید؟  

• تجربه کاربری: آیا این ابزار نیازهای شما را برآورده می‌کند و آیا برای تیم شما استفاده از آن آسان است؟  

• پشتیبانی مشتری: پشتیبانی مشتری را آزمایش کنید تا ببینید چقدر سریع و موثر به سوالات یا مشکلات پاسخ می‌دهند.  

جمع بندی از نرم افزار مدیریت وظایف

نرم‌ افزار مدیریت وظایف یک ابزار دیجیتالی است که برای کمک به افراد و تیم‌ها در سازماندهی، اولویت‌بندی و پیگیری وظایف در طول چرخه عمر یک پروژه طراحی شده است. هم مدیریت پروژه و هم مدیریت وظایف دو چرخ در یک کالسکه هستند؛ پیاده‌سازی موثر هر دو منجر به تحویل موفق یک پروژه می‌شود. نرم‌ افزار مدیریت وظایف به شما این امکان را می‌دهد که همه جنبه‌های مدیریت وظایف را از یک داشبورد واحد زیر نظر داشته باشید،‌ به طور کلی مزایای این ابزار شامل کاهش ریسک از دست دادن اطلاعات، واگذاری آسان و همکاری بهبود یافته، اولویت‌بندی موثر و تمرکز بهبود یافته می شود. ابزارهای مدیریت وظیفه با پورتفولیویی از ویژگی‌ها همراه هستند. قابلیت هایی نظیر برنامه‌ریزی و زمانبندی، همکاری، اتوماسیون، نماها و ردیابی زمان از امکانات سیستم مدیریت وظایف محسوب می شوند. انواع نرم افزار مدیریت وظایف عبارتند از مدیریت وظایف فردی، تیم و مدیریت پروژه. در نهایت برای انتخاب بهترین برنامه مدیریت وظایف لازم است نکاتی را از قبیل تعریف نیازها و اهداف، اولویت دادن به ویژگی‌های کلیدی، توجه به سهولت در استفاده و رابط کاربری، در نظر گرفتن مقیاس‌پذیری و غیره را دربر می گیرد.

در این مقاله با توجه به اهمیت طراحی نرم افزار مدیریت وظایف، به تعریف و بررسی مزایای آن پرداختیم. از این رو برای سفارش طراحی و کدنویسی انواع وبسایت، نرم افزار، اپلیکیشن و ابزار های مورد نیاز کسب و کار خود می‌توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

Top Task Management Tools to Streamline Projects - Atlassian

What Is Task Management Software And How Can It Help

Task Management Software for Effective Teams