نرم افزار سوشال مدیای سازمانی | مزایای نرم افزار سوشال مدیای سازمانی

در این مقاله قصد داریم به موضوعاتی درباره نرم افزار سوشال مدیای سازمانی (ESN) بپردازیم. نرم افزار سوشال مدیای سازمانی ابزاری برای تسهیل ارتباط، همکاری و اشتراک اطلاعات میان کارکنان در محیطی امن و خصوصی درون سازمان است. همچنین در این مقاله علاوه بر تعریف دقیقی از نرم افزار سوشال مدیای سازمانی ، به مزایای اصلی و ویژگی های مهم این نرم افزارو معایب استفاده آن در سازمان بپردازیم.

نرم‌ افزار سوشال مدیای سازمانی چیست؟

نرم افزار سوشال مدیای سازمانی یا ESN به محیطی گفته می‌شود که سازمان‌ها از طریق آن از شبکه‌ سازی اجتماعی، رسانه های اجتماعی و فناوری های مشابه برای ارتباط میان کارکنان، فرآیند های کاری و فعالیت‌های داخلی استفاده می‌کنند.
در حالی که نرم‌ افزار های سوشال مدیای سازمانی شباهت زیادی به پلتفرم‌های رسانه اجتماعی دارند، اما تفاوت اصلی اینجاست که تنها کارمندان یک سازمان به آن‌ها دسترسی دارند. بیشتر این نرم افزارها با هدف استفاده در شرکت‌ها و سازمان‌ها طراحی شده‌اند و به همین دلیل تمرکز اصلی آن‌ها ایجاد ارتباطی روان و امن برای کارکنان است. با استفاده از این نرم‌ افزارها، گفتگوها می‌توانند از طریق کامنت‌ها، پیام‌های مستقیم، به‌روزرسانی وضعیت و موضوعات گفتگو شکل بگیرند. همچنین امکان انتشار اطلاعیه‌های سازمانی یا اعلان‌های مهم به‌صورت گسترده نیز وجود دارد.
با این حال، نباید نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی را با شبکه‌های اجتماعی عمومی مانند لینکدین (LinkedIn) مقایسه کرد؛ چرا که این شبکه‌ها برای ارتباط حرفه‌ای با استفاده از ابزارهای زمان‌بندی محتوا طراحی شده‌اند. هرچند پلتفرم‌هایی مثل لینکدین (LinkedIn) برای برقراری ارتباط با متخصصان از سازمان‌ها و صنایع مختلف مفید هستند، اما ماهیت عمومی آن‌ها باعث می‌شود گزینه مناسبی برای ارتباطات داخلی سازمان‌ها نباشند. در عوض، نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی بر ایجاد ارتباطات خصوصی و داخلی تمرکز دارند.
اما اگر از این نرم افزارها فقط برای گفتگو و تعامل اجتماعی استفاده شود، ممکن است قدرت واقعی آن‌ها نادیده گرفته شود. استفاده از ابزارهای جداگانه برای مدیریت وظایف، مدیریت پروژه، همکاری و ارتباطات می‌تواند باعث کاهش بهره‌ وری شود، چون کاربران مدام باید بین ابزارهای مختلف جابجا شوند.
تنها راه بهره‌ برداری حداکثری از نرم‌ افزار سوشال مدیای سازمانی، ادغام آن با سایر نرم افزار های کسب و کار است. در این صورت می‌توان این نرم‌افزار را به مرکز اصلی همکاری و ارتباطات در سازمان تبدیل کرد.

بیشتر بخوانید: اپلیکیشن شبکه اجتماعی

چرا سازمان‌ها به نرم‌ افزار سوشال مدیای سازمانی نیاز دارند؟

سازمان‌ها به نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی (ESN) نیاز دارند؛ زیرا این ابزارها به شکل مؤثری ارتباطات داخلی را تقویت کرده و همکاری میان کارکنان را تسهیل می‌کنند. در دنیای امروزی که بسیاری از کارکنان به صورت دورکار و پراکنده در مکان‌های مختلف مشغول به کار هستند، نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی می‌توانند به عنوان یک بستر مشترک برای ارتباطات سریع و کارآمد عمل کنند. این ابزارها به کارکنان اجازه می‌دهند که به طور آنی با یکدیگر در تماس باشند، اطلاعات را به‌ راحتی به اشتراک بگذارند و به روزرسانی‌ها و اخبار سازمانی را دریافت کنند. این امر موجب افزایش بهره‌ وری و کاهش موانع ارتباطی می‌شود که در روش‌های سنتی، مانند ایمیل یا جلسات حضوری، مشاهده می‌شود.
علاوه بر این، نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی می‌توانند رضایت شغلی کارکنان را افزایش دهند. مطالعات مختلف نشان داده‌اند که استفاده از این نرم‌افزارها موجب افزایش انگیزه و رضایت شغلی کارکنان می‌شود، چرا که آن‌ها می‌توانند احساس ارتباط و تعلق بیشتری به سازمان پیدا کنند. از سوی دیگر، این ابزارها به تسهیل اشتراک دانش و تجربه‌های مختلف در سازمان کمک کرده و به ویژه در سازمان‌های بزرگ که افراد ممکن است از هم دور باشند، برای آموزش و انتقال اطلاعات مفید هستند.
نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی همچنین به تقویت فرهنگ سازمانی کمک می‌کنند. این ابزارها با ایجاد فضاهایی برای تعاملات غیررسمی و جشن گرفتن موفقیت‌ها، فضای صمیمانه‌ تری در محیط کار ایجاد می‌کنند. علاوه بر این، این نرم‌افزارها به بهبود شفافیت در سازمان کمک کرده و اطمینان می‌دهند که همه کارکنان به اطلاعات به‌ روز دسترسی دارند و می‌توانند در فرآیند تصمیم‌ گیری‌های مهم سازمان مشارکت کنند. این ویژگی‌ها باعث افزایش انگیزه، همکاری و کارایی در سازمان‌ها می‌شود.
در نهایت، نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی می‌توانند در بهبود مدیریت پروژه‌ها و وظایف نیز مؤثر باشند. این ابزارها با فراهم کردن امکاناتی برای تخصیص وظایف، پیگیری پیشرفت‌ها و هماهنگی تیم‌ها، موجب می‌شوند که پروژه‌ها به‌ طور مؤثرتری پیش روند.

مزایای اصلی استفاده از نرم‌ افزار سوشال مدیای سازمانی کدام است؟

استفاده از یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی کمک ویژه ای به کسب و کار و بهره وری سازمان می‌کند و نتایج قابل قبولی به همراه دارد. در ادامه به چند مزیت مهم این نرم افزار اشاره خواهیم کرد:

 ارتباطات روان و منسجم

 نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی می‌توانند با جایگزین کردن رشته‌ای از ایمیل‌های طولانی و گیج‌ کننده با کانال‌های ارتباطی عمومی یا خصوصی، به کاهش شلوغی صندوق ورودی کمک کنند. در حالی که اطلاعات سراسری شرکت را می‌توان به‌ صورت عمومی با همه کارکنان به اشتراک گذاشت، امکان آغاز گفت‌وگوهای مستقیم با اعضای تیم از طریق کانال‌ها و پیام‌ رسانی خصوصی در بستر همین نرم‌ افزارها نیز وجود دارد. این موضوع، ردیابی مکالمات را برای کارکنان ساده‌ تر کرده و تضمین می‌کند که اطلاعات مهم از دست نمی‌روند.
نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی همچنین دسترسی به فهرست کارکنان را آسان‌تر می‌کنند، چرا که دیگر نیازی نیست کارکنان برای برقراری ارتباط به‌ دنبال آدرس ایمیل همکاران خود بگردند. با استفاده از این نرم افزارها، می‌توان همکاران را به‌ راحتی پیدا کرد و به‌ صورت آنی با آن‌ها در ارتباط بود؛ موضوعی که به همکاری میان‌تیمی کمک کرده و از مشکلات ارتباطی ناشی از ایمیل جلوگیری می‌کند.

 پایگاه دانش

نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی به‌ عنوان یک پلتفرم دسترسی آزاد عمل می‌کنند که در آن کارکنان می‌توانند به همه اسناد مهم سازمانی مانند داده‌های پروژه‌ها، منابع آموزشی، راهنماها، مقالات پژوهشی مرتبط و اخبار صنعت دسترسی داشته باشند.
ادغام فضای ابری برای دانش، مدیریت مستندات را بهینه کرده و به اعضای تیم این امکان را می‌دهد که در لحظه به آخرین نسخه هر فایلی که با آن‌ها به اشتراک گذاشته شده دسترسی پیدا کنند. همچنین وجود چنین فضای متمرکزی، فرآیند آموزش و آشنایی کارکنان جدید با سازمان را آسان‌تر و سریع‌تر می‌سازد؛ زیرا می‌توان تمام اطلاعات مورد نیاز را فوراً در اختیار آن‌ها قرار داد.

همکاری متمرکز

قرار دادن همه اسناد اشتراکی، داده‌های پروژه‌ها و وظایف محول‌ شده در یک پلتفرم واحد به این معناست که اعضای تیم همیشه می‌دانند چه کاری باید انجام شود و تا چه زمانی. در نتیجه، نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی، همکاری را حتی برای تیم‌های پراکنده آسان‌تر می‌کنند، چون کل فرآیند را متمرکز می‌سازند. چه تیم شما به‌ صورت کامل دورکار باشد یا فقط بخشی از آن، می‌توانید با استفاده از یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی، مطمئن شوید همه کارکنان در جریان امور هستند.
علاوه بر این، داشتن یک شبکه ارتباطی سراسری در شرکت که در آن کارکنان بتوانند در لحظه با یکدیگر همکاری و ارتباط برقرار کنند، به تقویت روحیه کارکنان کمک می‌کند. این موضوع حس تعلق را به‌ ویژه در زمان‌هایی که تعامل حضوری محدود است، افزایش می‌دهد.

محلی برای ارتباطات اجتماعی و غیر رسمی

نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی مکان مناسبی برای ایجاد کانال‌های غیررسمی و سرگرم‌ کننده هستند تا میان کارکنان دوستی و صمیمیت شکل بگیرد. می‌توانید فضاهای مجازی برای گفت‌وگو درباره علایق شخصی، جشن گرفتن تولدها و مناسبت‌های مهم ایجاد کنید. تشویق کارکنان به گفتگوهای غیررسمی باعث می‌شود حتی در دورکاری نیز احساس راحتی بیشتری داشته باشند.

فرهنگ سازمانی فراگیر

البته نرم افزار سوشال مدیای سازمانی نمی‌تواند فرهنگ سازمانی شما را بسازد، چرا که فرهنگ سازمانی باید پیش از پیاده‌ سازی چنین ابزاری شکل گرفته باشد. با این حال، این نرم افزار می‌تواند به برجسته سازی فرهنگ سازمانی کمک کند؛ به‌ویژه برای کارکنان جدید یا دورکار که هر روز در دفتر حضور ندارند. مشاهده و خواندن گفت‌وگوهای همکاران دیگر می‌تواند به کارکنان جدید در درک بهتر فضای سازمان کمک کرده و آن‌ها را تشویق کند تا راحت تر ارتباط برقرار کنند و در بحث‌ها شرکت داشته باشند.

ویژگی های که یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی باید داشته باشد

یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی با کیفیت بالا، مجموعه‌ای از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهد که به بهبود همکاری و افزایش مشارکت کارکنان کمک می‌کند. در اینجا ۱۰ ویژگی برتر یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی پیشرفته مانند آورده شده است:

دسترسی برای همه کارکنان

یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی باید دسترسی را برای تمام کارکنان تسهیل کند. در غیر این صورت، شکاف دیجیتال به وجود می‌آید. به‌عنوان مثال، یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی واقعی باید دسترسی به کارکنان خط مقدم و بدون میز مانند اپراتورهای دستگاه، پرستاران یا آشپزها را حتی بدون نیاز به ایمیل سازمانی فراهم کند.

امکان تعامل و مشارکت

نرم افزار سوشال مدیای سازمانی باید به کارکنان این امکان را بدهد که پست‌ها را لایک کنند، نظر بدهند و آن‌ها را به اشتراک بگذارند، همچنین از ویژگی‌های مفیدی مانند هشتگ (#) و منشن (@) برای استفاده بهتر از ابزارها بهره ببرند.

 راهنما و پروفایل‌های کارکنان

نرم افزار سوشال مدیای سازمانی باید شامل یک راهنمای جامع کارکنان باشد که در آن هر فرد دارای پروفایل اختصاصی با اطلاعاتی مانند نام، عنوان شغلی، واحد سازمانی، اطلاعات تماس، مهارت‌ها و سابقه کاری باشد. این راهنما به کارکنان کمک می‌کند تا به‌ راحتی همکاران خود را پیدا کرده، افراد متخصص در حوزه‌های مختلف را شناسایی کنند و ارتباطات کاری مؤثرتری شکل دهند. وجود چنین فهرستی، همکاری میان‌تیمی را تسهیل می‌کند، زمان جست‌وجوی افراد مسئول را کاهش می‌دهد و به افزایش بهره‌ وری در سازمان کمک می‌نماید.

 دنبال کردن جوامع و گروه‌ها

در یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی کارآمد، باید امکان «دنبال کردن» افراد، موضوعات و گروه‌ها برای کارکنان فراهم باشد. این قابلیت به آن‌ها اجازه می‌دهد تا بر اساس علایق شغلی، تخصصی یا حتی موضوعات غیررسمی، عضو گروه‌های مشخصی شوند یا محتوای منتشرشده توسط افراد خاص یا درباره موضوعات خاص را در فید فعالیت خود مشاهده کنند.

به‌عنوان مثال، یک کارمند در واحد منابع انسانی می‌تواند گروه‌های مرتبط با سیاست‌های سازمانی یا فرهنگ کاری را دنبال کند، در حالی که یک توسعه‌دهنده نرم افزار ممکن است گروهی تخصصی درباره فناوری‌های نوین یا پروژه‌های کدنویسی را انتخاب کند. این تعامل هدفمند باعث می‌شود محتوایی که هر کاربر در صفحه اصلی خود می‌بیند، با نیازها و علایقش هم‌ راستا باشد، مشارکت افزایش پیدا کند و از پراکندگی اطلاعات جلوگیری شود. همچنین این سیستم به کارکنان کمک می‌کند که سریع‌ تر به جوامع مرتبط متصل شوند و دانش سازمانی را به‌ صورت مؤثرتری به اشتراک بگذارند.

ادغام با سایر پلتفرم‌ها

ادغام نرم افزار سوشال مدیای سازمانی با سایر ابزارهای کاری مثل سیستم‌های مدیریت پروژه، تقویم‌ها، سامانه‌های اسناد و پلتفرم‌های ارتباطی باعث می‌شود کاربران بتوانند همه فعالیت‌های خود را در یک محیط انجام دهند، بدون نیاز به جابجایی بین برنامه‌های مختلف. این یکپارچگی باعث صرفه‌ جویی در زمان، کاهش خطا و تقویت همکاری تیمی می‌شود و تجربه کاری روان‌تری برای کارکنان فراهم می‌کند.

همکاری آسان

نرم افزار سوشال مدیای سازمانی باید شرایطی را فراهم کند تا کارکنان بتوانند به‌راحتی در قالب گروه‌ها، کانال‌ها یا فضاهای کاری مشترک با یکدیگر همکاری کنند، حتی اگر در واحدهای مختلف یا مکان‌های جغرافیایی جداگانه مشغول به کار باشند. این فضاها باید امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها، گفت‌وگوهای گروهی، تعیین وظایف و هماهنگی بر سر پروژه‌ها را فراهم کنند تا ارتباط و هم‌افزایی میان تیم‌ها افزایش یابد. همکاری آسان به‌ویژه در محیط‌های دورکاری یا ترکیبی، نقشی کلیدی در تسهیل انجام پروژه‌های بین‌دپارتمانی و حفظ انسجام کاری ایفا می‌کند.

جشن موفقیت و شناسایی عملکرد برجسته

 ویژگی‌ هایی مانند پیام‌های تشویقی (Shout-outs)، جوایز و نشان‌ها می‌تواند به کارکنان یا تیم‌ها تقدیر عمومی بدهد و آن‌ها را برای عملکرد برجسته خود شایسته قدردانی کند و انگیزه مشارکت بیشتر در سازمان را ایجاد کند.

پشتیبانی از ارتباطات رهبری سازمان

 نرم افزار سوشال مدیای سازمانی باید این امکان را فراهم کند که تیم رهبری به صورت یک‌ به یک ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را از طریق به روزرسانی‌ها، اطلاعیه‌ها، بلاگ‌ها و حتی نشست‌های عمومی با تمام کارکنان به اشتراک بگذارد.

بازخورد کارکنان و سنجش نبض سازمان

یک نرم افزار سوشال مدیای سازمانی خوب باید ابزارهای مناسبی برای جمع‌ آوری بازخورد از کارکنان فراهم کند. این ابزارها باید به مدیران امکان دهند تا به‌ راحتی نظرات، پیشنهادات و نگرانی‌های کارکنان را دریافت کنند و به طور مستمر وضعیت رضایت و انگیزش آن‌ها را بررسی نمایند. به‌ویژه با استفاده از نظرسنجی‌های کوتاه و بررسی نبض سازمان (pulse surveys)، مدیران می‌توانند درک بهتری از نیازها و احساسات کارکنان داشته باشند و به سرعت به مسائل و چالش‌های آن‌ها پاسخ دهند، که این خود به بهبود فرهنگ سازمانی و افزایش بهره‌ وری کمک می‌کند.

نرم‌ افزار سوشال مدیای سازمانی چه معایبی دارد؟

با توجه به تمام مزیت ها و ویژگی های نرم افزار سوشال مدیای سازمانی، در صورت استفاده نادرست و نابجا از آن ها، می‌تواند باعث بروز مشکلاتی در باب موارد زیر شود:

حواس‌ پرتی‌های ناشی از رسانه‌های اجتماعی

 نرم افزار سوشال مدیای سازمانی برای سازمان‌ها طراحی شده و تنها برای کارکنان داخلی قابل دسترسی است، اما ممکن است همانند پلتفرم‌های رسانه اجتماعی عمومی، حواس‌پرتی ایجاد کند.
 هدف از نرم افزار سوشال مدیای سازمانی این است که به کارکنان کمک کند تا به‌ طور مؤثر با اعضای تیم خود همکاری و ارتباط برقرار کنند. اما صرف وقت زیاد در نرم افزار سوشال مدیای سازمانی به جای تمرکز بر روی کار واقعی، ممکن است منجر به کاهش بهره وری و کارایی کلی کارکنان شود.
 در حالی که ابزارهای چت ممکن است به تقویت روابط در سراسر سازمان کمک کنند، مکالمات تصادفی می‌توانند به سرعت از کنترل خارج شده و حواس پرتی ایجاد کنند. در نتیجه، ممکن است دنبال کردن موارد مختلف دشوار شود اگر قوانین و مقررات مشخصی برای استفاده از نرم افزار سوشال مدیای سازمانی تنظیم نشده باشد.

پیام‌ها و اعلان‌ها در ساعات نامناسب

 نرم افزار سوشال مدیای سازمانی به کارکنان این امکان را می‌دهد که با همکاران خود در زمان واقعی ارتباط برقرار کرده و پاسخ‌های سریعی دریافت کنند. اما این به این معنی نیست که کارکنان می‌توانند در هر زمان از روز به همکاران خود پیام بدهند و انتظار پاسخ سریع داشته باشند. دریافت پیام‌های کاری در ساعات نامناسب می‌تواند موجب احساس نارضایتی و فشار در کارکنان شود. بهترین راه برای اجتناب از این مشکل این است که به کارکنان اجازه دهید اعلان‌ها را در زمان‌هایی که در دسترس نیستند محدود کنند یا بر روی کارهای مهم تمرکز کنند.

مکالمات جزیره‌ای

با استفاده از ابزارهای جداگانه برای نرم افزار سوشال مدیای سازمانی، همکاری، مدیریت اسناد و مدیریت پروژه، به راحتی مکالمات می‌توانند جزیره‌ای شوند. ممکن است کارکنان مکالمه‌ای را در ابزار مدیریت پروژه آغاز کنند و سپس به یک بحث تیمی گسترده در ابزار نرم افزار سوشال مدیای سازمانی منتقل شوند. در پایان روز، کارکنان شما مجبور خواهند بود که در مکالمات مختلف در ابزارهای مختلف جستجو کنند تا آنچه که واقعاً به آن نیاز دارند را پیدا کنند.

جمع بندی از نرم افزار سوشال مدیای سازمانی

نرم افزار سوشال مدیای سازمانی (ESN) به‌ عنوان ابزاری برای تسهیل ارتباطات داخلی در سازمان‌ها طراحی شده است. این نرم افزارها مزایای شبکه‌های اجتماعی عمومی مانند اشتراک‌ گذاری به‌ روز‌رسانی‌ها و پیام‌ رسانی آنی را در محیطی امن و محرمانه ارائه می‌دهند. از آنجا که نیروی کار بسیاری از سازمان‌ها به صورت دورکاری مشغول به فعالیت است، این نرم افزار به عنوان پلتفرم مرکزی برای همکاری و ارتباط کارکنان از مکان‌های مختلف عمل می‌کند.
این نرم افزارها به کارکنان اجازه می‌دهند تا به‌ طور آنی با یکدیگر در تماس باشند، اطلاعات را به‌ راحتی به اشتراک بگذارند و از به‌روز‌رسانی‌ها و اخبار سازمانی مطلع شوند. همچنین، این ابزارها باعث کاهش موانع ارتباطی و افزایش بهره‌وری می‌شوند. به‌ علاوه، نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی می‌توانند با تسهیل اشتراک دانش و تجربه‌ها، موجب افزایش رضایت شغلی کارکنان شوند و فرهنگ سازمانی مثبت‌ تری ایجاد کنند.
نرم افزارهای سوشال مدیای سازمانی همچنین به بهبود همکاری در تیم‌ها کمک کرده و ابزارهایی برای ارتباطات غیررسمی و صمیمانه فراهم می‌آورند. این نرم افزارها به مدیران کمک می‌کنند تا بازخورد کارکنان را به‌راحتی جمع آوری کرده و با استفاده از نظرسنجی‌های کوتاه، نبض سازمان را بررسی کنند. اما استفاده نادرست از این ابزارها می‌تواند موجب حواس‌ پرتی کارکنان و کاهش بهره وری شود. از طرفی، مکالمات و پیام‌های نامناسب در ساعات غیرکاری نیز می‌تواند فشار و نارضایتی در کارکنان ایجاد کند.
 

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار سوشال مدیای سازمانی در هر کسب و کاری، به تعریف و بررسی مزایای آن پرداختیم. از این رو برای سفارش طراحی و کدنویسی انواع  وبسایت، نرم افزار، اپلیکیشن و ابزارهای مورد نیاز کسب‌و‌کار یا سازمان خود می‌توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.