طراحی نرم افزار مدیریت دانش | بررسی ویژگی ها و راهنمای خرید آن

در این مقاله قصد داریم درباره نرم افزار مدیریت دانش موضوعات مرتبطی را مورد بررسی قرار دهیم. نرم افزار مدیریت دانش یک ابزار بسیار کاربردی است که به سازمان ها و شرکت ها کمک می کند تا بتوانند اطلاعات، تجربه ها و دانش موجود در سازمان و شرکت خود را گردآوری، ذخیره، مدیریت و به اشتراک بگذارند. در این محتوا سعی کرده‌ایم علاوه بر ارائه تعریف دقیقی از نرم افزار مدیریت دانش، به بررسی قابلیت ها و ویژگی هایی که یک نرم افزار مدیریت دانش در اختیار کسب و کارها قرار می دهد، خواهیم پرداخت. در نهایت نکاتی را که هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت دانش بایستی رعایت کنید را مورد ارزیابی قرار می دهیم و امیدواریم که با مطالعه این بلاگ بتوانید به درک درستی از نرم افزار مدیریت دانش برسید و بهترین انتخاب را برای کسب و کار خود انجام دهید.

نرم افزار مدیریت دانش چیست؟

نرم‌افزار مدیریت دانش (Knowledge Management Software) ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات، تجربه‌ها و دانش موجود در سازمان را به طور موثر جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت و به اشتراک بگذارند. این نرم‌افزار به افراد کمک می‌کند تا از منابع دانشی موجود استفاده کنند، به اشتراک‌گذاری دانش را تسهیل کنند و در نهایت فرایندهای یادگیری سازمانی را بهبود بخشند.

نرم افزار مدیریت دانش دارای چه مزایایی است؟

هر سازمانی می‌تواند از اشتراک‌گذاری، نوآوری، استفاده مجدد، همکاری و یادگیری اطلاعات افراد خود سود قابل توجهی کسب کند. این امر باعث می‌شود که با پیاده‌سازی تکنیک‌های مدیریت دانش مناسب در کسب‌وکارتان، آن را تقویت کنید. در ادامه به بررسی مزایای نرم افزار مدیریت دانش خواهیم پرداخت.

• بهبود فرایند تصمیم گیری: کارکنان با دستیابی به دانش کل سازمان می توانند کیفیت و سرعت تصمیم گیری را ارتقا دهند. هنگام تصمیم‌گیری، ابزارهای همکاری سازمانی دسترسی به نظرات و تجربیات افراد مختلف با دیدگاه‌ها و قضاوت‌های گوناگون را تسهیل می‌کنند، که ممکن است دیدگاه‌های جدید و تازه‌ای را برای انتخاب‌های انجام‌شده ایجاد کند.

• افزایش رضایت مشتری: به اشتراک گذاری دانش و همکاری متقابل به افزایش ارزش ارائه شده به مشتریان کمک می کند. سازمان می تواند پاسخ های سریع تری بدهد یا زمان بهبود یک محصول یا خدمات را کوتاه کند.

• ترویج نوآوری و تغییرات فرهنگی: مدیریت دانش به اشتراک گذاری ایده ها، همکاری و دسترسی به آخرین اطلاعات را ممکن و تشویق می کند. همچنین به افراد اجازه می دهد تا نوآوری و تغییرات فرهنگی مورد نیاز برای تکامل سازمان و برآوردن نیازهای در حال تغییر کسب و کار را تحریک کنند.

• تحریک رشد و نوآوری: با رشد صنایع و افزایش رقابت، افزایش درآمدهای کسب و کارها برای کسب و کارها چالش برانگیز تر می شود. ایجاد دانشی جدید از طریق به اشتراک گذاری موثر دانش، همکاری و ارائه اطلاعات می تواند به تحریک نوآوری کمک کند.

قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار مدیریت دانش شامل چه مواردی می شود؟

وقتی نوبت به نرم افزار مدیریت دانش می رسد، ویژگی های زیادی وجود دارد که باید هنگام انتخاب آن در نظر داشت. اگر یک سازمان یا شرکت دارای نرم افزار مدیریت دانش باشد، می توان گفت که آنها یک مزیت کلیدی برای موفقیت خود دارند. در این بخش قابلیت ها و امکاناتی که یک نرم افزار مدیریت دانش برای کسب و کار شما فراهم می کند ارزیابی می کنیم.

1. قابلیت جستجو در سطح سازمانی

فناوری به اشتراک گذاری دانش، همکاری نمایندگان و کار گروهی را بسیار آسان می کند. با این وجود که این بخش بزرگی از فضای غنی  دانش امروزی است، اما میزان مدیریت عوامل اطلاعاتی را در هر زمان افزایش می دهد. تیم شما در هر کجا که ساکن باشد نیاز به دسترسی آسان به دانش سازمان شما دارد. بنابراین داشتن یک دید متمرکز از تمام دانش خود برای موفقیت ضروری است. وقتی همه چیز به صورت یکجا جمع آوری شده باشد، برای کارمندان آسان تر است که به سرعت در سراسر سازمان خود جستجو کنند و پاسخ های مورد نظر خود را بیابند. این یک راه ساده برای گسترش دانشتان در تمام بخش های سازمان شما و جلوگیری از اضافه بار اطلاعات ایجاد می کند.

2. فناوری هوش مصنوعی

مشتریان از سازمان های امروزی انتظارات زیادی دارند و این شامل نرم افزار مدیریت دانش نیز می شود. از پرسیدن سوالات روزمره گرفته تا نتفلیکس که از الگوریتمی برای توصیه یک فیلم استفاده می کند، به کارگیری از محصولات و خدمات هوش مصنوعی به طبیعت دوم برای مصرف کنندگان تبدیل شده است. به دلیل گسترش روزمرگی، مصرف‌کنندگان به آنچه هوش مصنوعی ارائه می‌کند عادت کرده‌اند – دسترسی فوری به آنچه می‌خواهند و به صورت در لحظه. بنابراین، هنگامی که آنها با یک سازمان به هر وسیله ای - تماس های تلفنی، دستیارهای صوتی مانند چت ربات ها، تلفن های گویا و غیره - ارتباط برقرار می کنند انتظار دارند فورا و به صورت شخصی سازی شده‌ای به مشکلات آنها پاسخ داده شود.

با نرم افزار مدیریت دانش مجهز به هوش مصنوعی، سازمان ها این قابلیت را دارند که از یادگیری ماشینی (ML) برای سرعت بخشیدن به تولید محتوای مرتبط برای نمایندگان خود استفاده کنند. همچنین به جلوگیری از ایجاد اطلاعات بیش از حد کمک می کند و تشخیص می دهد که چه زمانی قطعات مشابهی وجود دارد. با استفاده از نرم افزار مدیریت دانش، مسئولان می توانند اطلاعات را با سرعت بسیار بیشتری بازیابی کنند. این کار نیاز به صرف زمان برای روش‌های اغلب جدا از هم گذشته را از بین می‌برد — و همچنین قرار دادن مشتریان در انتظارهای طولانی و گاهی پرهزینه برای دسترسی به اطلاعات و ارائه آنها را حذف می‌کند.

3. مراکز همکاری تیمی

اهمیت داشتن فضایی برای همکاری نمایندگان مرکز تماس را نمی‌توان نادیده گرفت. با داشتن یک پایگاه دانش مرکزی برای تمام محتوای سازمان، آنها می‌توانند از طریق نظرات، بازخوردها و تحلیل احساسات، جریان‌های کاری خودکار را راه‌اندازی کنند. این امر به نمایندگان کمک می‌کند نه تنها در ایجاد، بلکه در بهبود فرایند دانش نیز همکاری کنند.

وقتی همکاران در کنار هم هستند، اطلاعات به راحتی به اشتراک گذاشته می‌شود. جریان آزاد اطلاعات بین کارکنان باعث ایجاد روشی ساده‌تر برای تعامل با یکدیگر و از آن مهم تر با مشتریان می‌شود. با ارائه ثبت بازخورد فوری، مراکز تماس می‌توانند فرایندهای روزانه را بهتر بهبود بخشند، زمان و ددلاین تعیین شده را رعایت و تمامی ارتباطات سازمانی را ساده‌سازی کنند.

4. تولید و ویرایش محتوا

این که از نمایندگان انتظار داشته باشیم علاوه بر مسئولیت‌های پرمشغله‌شان، محتوا هم تولید و ویرایش کنند، کار زیادی به نظر می‌رسد. اما از آنجا که آنها اولین خط دفاعی سازمان شما هستند و به تمامی تحسین‌ها و شاید رد شدن محصولات یا خدمات شما گوش می‌دهند، منطقی است که در تولید و بهبود دانش موجود و جدید مشارکت کنند. اگر این کار به درستی انجام شود، می‌تواند از تولید محتوای اضافی جلوگیری کرده و به کارایی بیشتر سازمان کمک کند

برای تشویق نمایندگان به مشارکت، سازمان‌ها می‌توانند یک سیستم مدیریت دانش با قابلیت‌های گیمیفیکیشن (بازی‌سازی) و یکپارچگی آسان با سایر محصولات انتخاب کنند. برخی از این سیستم‌ها دارای قالب‌های نگارشی هستند که به نمایندگان در فرایند تولید محتوا کمک می‌کنند. با استفاده از قالب‌های آماده و ماژول‌های محتوای قابل‌استفاده مجدد، نمایندگان می‌توانند به‌روزرسانی‌های سریع و منظم محتوا را ارائه دهند. نرم‌افزارهای مدیریت دانش با ابزارهای داخلی مانند این (معمولا بدون نیاز به HTML یا کدنویسی) به تسهیل ارتباطات و ارائه بازخورد بدون وقفه کمک می‌کنند. این امر کارایی در محیط کار را بهبود می‌بخشد و در نهایت باعث سودآوری بیشتر سازمان با کاهش محتوای غیرضروری یا تکراری می‌شود.

5. قابلیت های سلف سرویس

بدیهی است که خدمات مشتری و نحوه ارائه دانش در چند دهه اخیر دستخوش تحولات شده است. با افزایش استفاده از فناوری، انتظارات مشتریان برای خدمات سریع و باکیفیت به طرز قابل‌توجهی افزایش یافته است. به همین دلیل، مراکز تماس باید همیشه آماده باشند تا اطلاعات به‌روز را از طریق هر کانالی که مشتریان انتخاب می‌کنند را ارائه دهند. گاهی این امر شامل جستجوی مشتریان برای اطلاعات به‌صورت مستقل از طریق گزینه‌های سلف‌ سرویس  مانند پرسش‌های متداول آنلاین یا سامانه‌های پاسخ صوتی تعاملی (IVR) می‌شود.

با داشتن ویژگی سلف‌ سرویس در نرم‌افزار مدیریت دانش، سازمان‌ها می‌توانند تجربه برند سفارشی‌تری برای پاسخگویی به سوالات مشتریان فراهم کنند. برخی از بخش‌های سلف‌ سرویس مراکز تماس بیش از 40,000 مقاله دانش دارند که به مسائل رایج می‌پردازند. این امر به مشتریان این امکان را می‌دهد که مسائل ساده و روزمره خود را حل کنند که معمولا کانال‌های ارتباطی سنتی مراکز تماس را شلوغ می‌کنند. این قابلیت به نمایندگان این فرصت را می‌دهد که بر روی سوالات پیچیده‌تر تمرکز کنند و در نتیجه دامنه خدمات مشتری قابل‌پاسخ‌گویی را بزرگ‌تر و سودآورتر کنند.

6. گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی داخلی

مدیریت دانش برای هیچ سازمانی یک موضوع ثابت و بی‌نیاز از تغییر نیست. به همین دلیل، مراکز تماسی که به دنبال حداکثرسازی بهره‌وری و کارایی جریان‌های کاری نمایندگان خود هستند، باید به ویژگی‌هایی مانند گزارش‌های تحلیلی و داشبوردها توجه داشته باشند. این ویژگی‌ها به نوعی وضعیت سلامت نرم‌افزار مدیریت دانش را نشان می‌دهند و می‌توانند اطلاعاتی را از مقالات پرکاربرد تا محتواهایی که سال‌ها استفاده نشده‌اند، ارائه دهند.

تحلیل‌های با کیفیت از پایگاه دانش سازمان، خلاصه‌ای از شاخص‌های کلیدی مدیریت دانش را به سرعت نمایش می‌دهند. از طریق گزارش‌های دقیق، سازمان‌ها درک بهتری از بهترین دانش برای ارائه به نمایندگان خود و در نهایت به مشتریان خواهند داشت. همچنین یک مکانیزم بازخورد وجود دارد که به نمایندگان اجازه می‌دهد تا به سرعت بینش‌های لازم را دریافت کنند و به کاهش اشتباهات در پیاده‌سازی دانش متخصصان داخلی کمک می‌کند.

وقتی صحبت از گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی داخلی می‌شود، چند ویژگی جزئی را باید در نظر داشت. در حالی که برخی از آنها دارای قابلیت‌های تاریخ سررسید برای مدیریت ددلاین های داخلی هستند، یکی از پرکاربردترین قسمت‌ها، تحلیل روند دانش است. این ویژگی کمک می‌کند تا نمایندگان شما همیشه در جریان آخرین مسائل در حوزه سازمان خود باشند و در نتیجه خدمات باکیفیت‌تری به مشتریان ارائه دهند.

7.  اعلان‌ ها

اینکه انتظار داشته باشیم مراکز تماس و نمایندگانشان همیشه از تمامی مسائل مطلع باشند، امکان‌پذیر نیست. به همین دلیل، نرم‌افزار مدیریت دانش باید ویژگی اعلان را در سیستم خود داشته باشد. اعلان‌ها اطمینان می‌دهند که نمایندگان از هرگونه تغییرات بحرانی در فرایندها، از جمله محتوا و کسب‌وکار، مطلع شوند. گاهی این اعلان‌ها حتی می‌توانند پیگیری کنند که آیا تغییرات محتوا خوانده شده‌اند یا جلسات آموزشی در چه وضعیتی هستند. این ویژگی نه تنها به مدیران کمک می‌کند تا به‌روزرسانی‌ها را رصد کنند، بلکه به نفع سرپرست ها نیز خواهد بود زیرا جریان‌های کاری را بهبود داده و بهینه‌سازی می‌کند.

اعلان‌ها می‌توانند به صورت فردی یا به‌طور گسترده به همه ارسال شوند تا همه، حتی افرادی که به پایگاه دانش دسترسی ندارند، از تغییرات مطلع و همگام با آنها باشند. این لایه اضافی محافظت به مراکز تماس کمک می‌کند تا امنیت سطح بالای هرگونه اطلاعات حساس را تضمین کنند که می‌تواند زمان و هزینه را برای سازمان بزرگ‌تر ذخیره کند.

8. دانش مبتنی بر رعایت مقررات

مدیریت محتوا به‌تنهایی می‌تواند دشوار باشد. با این حال، اگر سازمان شما در صنعتی باشد که به شدت تحت مقررات قرار دارد، مانند بهداشت، مالی یا بیمه، این چالش می‌تواند بسیار سنگین شود. به همین دلیل است که داشتن یک ویژگی دانش مبتنی بر رعایت مقررات در نرم‌افزار مدیریت شما مهم است. به جای تلاش برای همگام شدن با الزامات در حال تغییر مقررات، این ویژگی می‌تواند آن بخش از اطلاعات سازمان شما را مدیریت کند.

یک روش عالی برای ساده‌سازی مدیریت دانش مبتنی بر رعایت مقررات، داشتن یک "منبع موثق واحد" است که پاسخ‌های یکسانی را در تمام کانال‌ها ارائه می‌دهد. برخی از ویژگی‌های مبتنی بر رعایت مقررات حتی می‌توانند اعلان‌های فوری و دانش هدفمند بر اساس نقش‌ها و تیم‌ها ارائه دهند. به‌عنوان یک مزیت اضافه، این ویژگی گاهی قابلیت ایجاد تست های سنجشی را نیز فراهم می کند تا دانش تیم شما در زمینه رعایت مقررات را در هر زمانی مورد ارزیابی قرار دهد. این به اطمینان از آموزش مناسب تیم شما و همچنین حفظ دانش سازگار با مقررات کمک می‌کند تا کارایی محیط کار بهینه شود.

9. راهنمایی بصری

فرقی نمی‌کند که تیم شما تازه‌کار باشد یا در زمینه مرکز تماس تجربه داشته باشد، یافتن و دسترسی به دانش درست در زمان مناسب می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. برخی از نرم‌افزارهای مدیریت دانش شامل راهنمایی بصری هستند که به شیوه ای ارائه می شود که نمایندگان به صورت همزمان و در کنار فعالیت خودشان، بتوانند دانش یا اطلاعات مورد نیاز خود را به سرعت و به راحتی پیدا کنند. این قابلیت، راهنمایی گام‌به‌گام را برای دسترسی سریع‌تر به دانش برای نمایندگان با سطوح تجربه مختلف فراهم می‌کند. بنابراین این راهنمای مفید می‌تواند از بروز اضافه‌بار اطلاعاتی برای نمایندگان جلوگیری کند و در نتیجه بار شناختی آنها را کاهش دهد تا خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهند.

راهنماهایی از این نوع، می‌توانند نمایش‌های ساده، دانش قالب‌بندی شده و ناوبری سفارشی را برای سبک‌های یادگیری مختلف نمایش دهند. این ویژگی به نمایندگان کمک می‌کند تا در دانش خود ماهرتر شوند، در کار خود کارآمدتر عمل کنند و از هرگونه اشتباه اجتناب کنند که در نهایت زمان و هزینه را صرفه‌جویی می‌کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار خدمات مشتری چیست؟

10.  جریان کار تایید محتوا

اگرچه بسیاری از نمایندگان توانایی ارائه به‌روزرسانی‌ها و مقالات جدید را به پایگاه دانش مرکز تماس دارند، اما همچنان باید کنترل‌هایی برای این فرایند وجود داشته باشد. برای این منظور، ویژگی جریان کار تایید محتوا در نرم‌افزار مدیریت دانش طراحی شده است. این ویژگی امکان ردیابی نظرات، تاییدها و مشاهده تاریخچه کامل نسخه‌ها را فراهم می‌کند و از بروز اطلاعات اضافی جلوگیری می‌کند.

ویژگی جریان کار تایید محتوا شامل گزارش‌هایی برای وضعیت‌های مختلف بررسی است که به حفظ حرکت بازخوردها کمک می‌کند و از هرگونه اشتباه در پیاده‌سازی جلوگیری می‌کند. از طریق این ویژگی، همچنین قابلیت آگاهی از الزامات حسابرسی با برنامه‌ریزی بازبینی دانش وجود دارد. با وجود این سیستم‌های کنترلی، مراکز تماس می‌توانند بهبودهای لازم در نواحی دارای مشکل را بهتر ارزیابی کنند.

11.  طراحی محتوای قابل سفارشی‌سازی

اغلب سازمان‌ها ترجیح می‌دهند که مخاطبان خارجی از "راز موفقیت" آنها مطلع نشوند. برای کمک به این مسئله، ویژگی طراحی محتوای قابل سفارشی‌سازی در نرم‌افزار مدیریت دانش ارائه شده است که امکان یکپارچه‌سازی برند سازمان را فراهم می‌کند. پس از اعمال طراحی سطح برند، این ویژگی یک رابط کاربری قابل تنظیم ارائه می‌دهد که با سطح مهارت کارمندان مطابقت دارد. نمایندگانی که از این ویژگی استفاده می‌کنند، می‌توانند در حین مکالمه جزئیات دانش را باز یا بسته کنند. این قابلیت که به ظاهر هر برندی می‌خورد، به ساده‌سازی جریان کار نمایندگان کمک می‌کند تا خدمات باکیفیت‌تری ارائه دهند.

چگونه بهترین نرم افزار مدیریت دانش را تهیه کنیم؟

در دنیای پر از جنب و جوش و پویای امروزی، کسب و کارها باید بتوانند دانش خود را به طور کارآمد و موثر مدیریت کنند. نرم افزار مدیریت دانش یک راه حل عالی است تا به کسب و کارها کمک می کند تا دانش خود را از اسناد و داده ها گرفته تا بهترین شیوه ها و تخصص ها مدیریت کرده و به اشتراک بگذارند. با این حال، با گزینه های بسیار زیاد، انتخاب سیستم مدیریت دانش مناسب برای سازمان شما می تواند بسیار دشوار باشد. تا این بخش از مقاله با ماهیت نرم افزار مدیریت دانش و قابلیت های آن آشنا شده‌اید. در ادامه به نکاتی که بایست هنگام انتخاب و خرید نرم افزار مدیریت دانش مناسب سازمانتان رعایت کنید، می پردازیم.

1. اهداف خود را مشخص کنید

قبل از انتخاب یک سیستم مدیریت دانش، مشخص کردن اهدافتان بسیار حائز اهمیت است. بررسی کنید که اهداف کسب و کار شما چیست و چگونه یک نرم افزار مدیریت دانش می تواند به شما در دستیابی به آنها کمک کند؟ مشخص کنید که سازمان شما چه دانشی را برای مدیریت و به اشتراک گذاشتن نیاز دارد و چگونه از آن استفاده خواهد شد. این به شما کمک می کند تا سیستم های مدیریت دانش بالقوه را بر اساس نیازهای خاص خود ارزیابی کنید.

2. بودجه خود را تعیین کنید

قدم بعدی تعیین بودجه است. هزینه یک سیستم مدیریت دانش بسته به ویژگی ها و عملکرد مورد نیاز شما می تواند بسیار متفاوت باشد. مزایای دراز مدت سرمایه گذاری در یک سیستم قوی، مانند افزایش کارایی و بهره وری، تصمیم گیری بهتر و بهبود همکاری را در نظر بگیرید. تعیین کنید که چه نوع بازگشت سرمایه ای را انتظار دارید.

3. ویژگی ها و عملکرد نرم افزار را ارزیابی کنید

هنگامی که اهداف و بودجه خود را مشخص کردید، ویژگی ها و عملکرد سیستم های مدیریت دانش بالقوه را ارزیابی کنید. به دنبال سیستم‌هایی باشید که ویژگی‌هایی مانند اتوماسیون گردش کار، مشارکت کارکنان، مدیریت پروژه، یکپارچه‌سازی با سایر سیستم ها، پلتفرم CRM، ابزارهای همکاری و تجزیه و تحلیل را ارائه می‌دهند. در نظر بگیرید که آیا سیستم می‌تواند با ابزارها و نرم‌افزارهای موجود شما یکپارچه شود و آیا می‌تواند برای برآورده کردن نیازهای آینده شما مقیاس شود یا خیر.

4. تجربه کاربری را بررسی کنید

یک نرم افزار مدیریت دانش تنها زمانی موثر واقع می شود که استفاده از آن آسان باشد. تجربه کاربری نرم افزارهای بالقوه را در نظر بگیرید. به دنبال نرم افزارهایی بگردید که بصری و کاربر پسند هستند، با ساختار ناوبری ساده و برچسب‌گذاری واضح. در نظر بگیرید که آیا نرم افزار مدیریت دانش شما گزینه‌های سفارشی‌سازی را برای مطابقت با برندتان و ترجیحات کاربر ارائه می‌دهد یا خیر.

5. از امنیت و انطباق نرم افزار اطمینان حاصل کنید

امنیت و انطباق از ملاحظات حیاتی برای هر نرم افزار مدیریت دانش است. به دنبال یک نرم افزار مدیریت دانش باشید که ویژگی‌های امنیتی قوی مانند رمزگذاری، کنترل‌های دسترسی و مسیرهای حسابرسی را ارائه می‌دهد. در نظر بگیرید که آیا نرم افزار مدیریت دانشی که انتخاب می کنید گزینه‌های بازیابی بحران و پشتیبان‌گیری را برای محافظت از داده‌های شما ارائه می‌دهد یا خیر.

6. خدمات پشتیبانی را بررسی کنید

در نهایت، پشتیبانی شرکت ارائه دهنده نرم افزار و خدمات مشتری را در نظر بگیرید. به دنبال شرکت هایی باشید که پشتیبانی قوی از مشتری، از جمله منابع آنلاین، آموزش و پشتیبانی فنی را ارائه می دهند. در نظر بگیرید که آیا شرکتی که انتخاب می کنید شهرت زیادی در صنعت دارد و آیا به‌روزرسانی‌ها و تعمیرات مداوم را برای محصول خود ارائه می‌کند یا خیر.

آیا طراحی نرم افزار مدیریت دانش به صورت سفارشی هم انجام می شود؟

بله، طراحی و توسعه نرم‌افزار مدیریت دانش به‌صورت سفارشی کاملا امکان‌پذیر است. بسیاری از سازمان‌ها به دلیل نیازهای خاص خود، به جای استفاده از راهکارهای آماده، ترجیح می‌دهند نرم‌افزار مدیریت دانش را متناسب با فرایندها و اهدافشان سفارشی‌سازی کنند. طراحی سفارشی به معنای ایجاد یک سیستم کاملا منطبق با نیازهای کسب‌ و کار است که ویژگی‌ها، قابلیت‌ها و یکپارچگی‌های خاص سازمان را به‌درستی منعکس می‌کند. دلایل متعددی وجود دارد که یک سازمان به سراغ طراحی سفارشی نرم‌افزار مدیریت دانش برود، این دلایل می تواند شامل این موارد شوند.

• نیازهای منحصر به فرد: هر سازمانی ساختار دانش و فرایندهای منحصربه‌فردی دارد. با توسعه سفارشی، امکان برآورده کردن نیازهای خاص آن سازمان وجود دارد.

• یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: نرم‌افزار مدیریت دانش سفارشی می‌تواند به‌خوبی با سیستم‌ها و ابزارهای دیگر سازمان مانند CRM، ERP یا پلتفرم‌های ارتباطی یکپارچه شود.

• رابط کاربری و تجربه کاربری (UI/UX) سفارشی: امکان ایجاد طراحی خاصی که متناسب با نیاز کاربران و فرهنگ سازمانی باشد، یکی دیگر از مزایای سفارشی‌سازی است.

• مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری: نرم‌افزارهای سفارشی به‌طور معمول انعطاف بیشتری در مقیاس‌پذیری دارند، که می‌تواند با رشد کسب‌وکار به‌راحتی توسعه یابد.

• امنیت بیشتر: در مواردی که مدیریت دانش شامل اطلاعات حساس است، سفارشی‌سازی نرم‌افزار می‌تواند لایه‌های امنیتی مورد نیاز سازمان را به‌خوبی پیاده‌سازی کند.

به طور کلی با استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت دانش سفارشی، شرکت‌ها می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش داده و از راه‌حل‌هایی که دقیقا با فرایندهای داخلی کسب و کارشان همخوانی دارد، استفاده کنند.

جمع بندی از نرم افزار مدیریت دانش

نرم‌افزار مدیریت دانش ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات، تجربه‌ها و دانش موجود در سازمان را به طور موثر جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت و به اشتراک بگذارند. هر سازمانی می‌تواند از اشتراک‌گذاری، نوآوری، استفاده مجدد، همکاری و یادگیری اطلاعات افراد خود سود قابل توجهی کسب کند. از این رو دارای مزایایی مانند: بهبود فرایند تصمیم گیری، افزایش رضایت مشتری، ترویج نوآوری و تغییرات فرهنگی و تحریک رشد و نوآوری می باشد. قابلیت ها و امکاناتی که یک نرم افزار مدیریت دانش برای کسب و کار شما فراهم می کند، عبارتند از:  قابلیت جستجو در سطح سازمانی، فناوری هوش مصنوعی، مراکز همکاری تیمی، تولید و ویرایش محتوا، قابلیت های سلف سرویس، گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی داخلی و… نکاتی که هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت دانش بایستی رعایت کنیم، مواردی را نظیر: تعیین اهداف، برآورد بودجه ای که می خواهید صرف کنید، ارزیابی ویژگی ها و عملکردها، بررسی تجربه کاربری، اطمینان از امنیت و انطباق و خدمات پشتیبانی مشتری شامل می شود.

در این مقاله با توجه به اهمیت نرم افزار مدیریت استراتژیک در هر کسب و کاری، به تعریف و بررسی مزایای آن پرداختیم. از این رو برای سفارش طراحی و کدنویسی انواع  وبسایت، نرم افزار، اپلیکیشن و ابزارهای مورد نیاز کسب‌و‌کار یا سازمان خود می‌توانید به وبسایت کدالین مراجعه کنید و چنانچه در این مورد سوالی دارید با ما در ارتباط باشید. خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

Knowledge Management Tools: Types, Importance & Top …

Industry's Best Knowledge Management System from …

7 Types of Knowledge Management Tools - Shelf.io