نرم افزار مدیریت انبار چیست؟ + بررسی قابلیت ها و انواع آن

در این مقاله قصد داریم موضوعات مرتبط با نرم افزار مدیریت انبار را مورد توضیح و بررسی قرار دهیم. این نرم افزار ابزاری است که به شرکت ها و سازمان ها کمک می کند تا عملیات روتین و روزانه انبار خود را از لحظه ورود کالاها و مواد به مراکز توزیع تا زمان خروجشان را کنترل و مدیریت کنند. در ادامه این محتوا علاوه بر تعریف دقیق نرم افزار مدیریت انبار به ارزیابی مزایایی که این ابزار کاربردی برای کسب و کارها فراهم می کند هم می پردازیم. علاوه بر این قابلیت ها و امکاناتی که یک نرم افزار مدیریت انبار باید داشته باشد را معرفی خواهیم کرد و به شرح هر کدام  به طور مجزا اشاره می کنیم. در آخر شما با مطالعه این بلاگ به درک درستی از نحوه عملکرد نرم افزار مدیریت انبار و انواع مختلف آن می رسید و امید است پس از این بتوانید نرم افزار مدیریت انبار مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.

نرم افزار مدیریت انبار چیست؟

نرم افزار مدیریت انبار یا سیستم مدیریت انبار، نرم‌افزاری است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملیات روزانه انبار را از لحظه‌ای که کالاها و مواد وارد مرکز توزیع یا تکمیل می‌شوند تا لحظه خروج، مدیریت و کنترل کنند. نرم افزار مدیریت انبار جزء کلیدی مدیریت زنجیره تامین است و کل موجودی یک شرکت، در انبارها و در حین حمل و نقل را ارائه می‌دهد. علاوه بر مدیریت موجودی، نرم افزار مدیریت انبار ابزارهایی را برای فرآیندهای انتخاب و بسته بندی، استفاده از منابع، تجزیه و تحلیل و موارد دیگر نیز ارائه می دهد. یک نرم افزار مدیریت انبار خوب می‌تواند با ساده‌سازی هر جنبه‌ای از مدیریت انبار - از فرآیندهای دریافت، کنار گذاشتن، انتخاب، بسته‌بندی و حمل و نقل گرفته تا ردیابی و تکمیل موجودی، کمک کننده باشد. و همه این فعالیت ها را از طریق یک رابط سازماندهی می کند. علاوه بر این نرم افزار مدیریت انبار با ابزارهای دیگر مانند اسکن بارکد و برچسب‌گذاری RFID، رباتیک پیشرفته‌تر و قابلیت‌های واقعیت افزوده (AR) و سایر ابزارهای حیاتی مانند سیستم‌های مدیریت حمل و نقل (TMS ،ERP و نرم افزار تدارکات) ادغام می‌شوند.

نرم افزار مدیریت انبار چه مزایایی دارد؟

یک سیستم مدیریت انبار دیجیتالی قوی برای هر کسب و کاری با موجودی در دسترس ضروری و حائز اهمیت است. حتی می تواند به صرفه جویی در هزینه و دستیابی به کارایی های جدید در بسیاری از زمینه ها کمک کند. یک نرم افزار مدیریت انبار پنج مزیت اصلی دارد که عبارتند از:

1. بهره‌وری عملیاتی بهبود یافته

نرم افزار مدیریت انبار فرآیندهای انبار را از دریافت‌های ورودی تا تحویل‌های خروجی خودکار و ساده می‌کنند - برای کارایی بهبود یافته، عملکردی روان‌تر و توانایی رسیدگی به حجم‌های بالاتر. خطاهایی که در چیدمان و حمل کالا اتفاق می افتد را کاهش می دهد و کارهای تکراری و غیر ضروری را حذف می کند. یک نرم افزار مدیریت انبار همچنین داده‌ها را با ERP و سیستم‌های مدیریت حمل‌ونقل به اشتراک می‌گذارد و به شما چشم‌اندازی جامع می‌دهد که فراتر از انبار شما گسترش می‌یابد و به تسریع جابجایی کالا نیز کمک می‌کند.

2.  کاهش ضایعات و هزینه‌ها

اگر ذخیره‌ای با محدودیت تاریخ یا فاسد شدنی دارید، نرم افزار مدیریت انبار می‌تواند تشخیص دهد که کدام اقلام باید ابتدا انتخاب شوند، یا ممکن است نیاز به ترغیب مشتریان برای خرید داشته باشند تا ضایعات را به حداقل برسانند. همچنین می تواند به شما در تعیین موثرترین استفاده از فضای انبار، از قرار دادن موجودی تا مسیرهای سفر بهینه کمک کند. برخی از سیستم‌ها شبیه‌سازی‌های پیشرفته‌ای را برای ایجاد پلان‌های طبقه و قرار دادن پالت‌ها، قفسه‌ها و تجهیزات در بهترین مکان‌ها ارائه می‌کنند تا با حداکثر کارایی کار کنند و در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنند.

3. مشاهده موجودی به صورت در لحظه و آنی

با استفاده از بارکد، برچسب‌گذاری RFID، حسگرها یا سایر روش‌های ردیابی موقعیت مکانی، یک نرم افزار مدیریت انبار به صورت در لحظه موجودی را در حین حرکت به سمت انبار و مکان بعدی را به شما نشان می‌دهد. با این قابلیت مشاهده، می‌توانید پیش‌بینی‌های دقیق‌تری برای تقاضا داشته باشید، یک استراتژی موجودی به‌موقع اجرا کنید و قابلیت ردیابی را بهبود ببخشید.

4. بهبود مدیریت نیروی کار

یک نرم افزار مدیریت انبار می تواند به شما کمک کند تا نیازهای نیروی کار را پیش بینی کنید، برنامه ریزی‌ها را انجام دهید، زمان سفر را در انبار بهینه سازید و بر اساس سطح مهارت، توانایی‌ها و عوامل دیگر، کار مناسب را به کارمند مناسب محول کنید. علاوه بر این یک نرم افزار مدیریت انبار خوب می‌تواند با ایجاد محیطی آرام‌تر، سازمان‌یافته‌تر و ایمن‌تر که در آن کارگران احساس می‌کنند زمانشان تلف نمی شود و باید هوشمندانه تر از آن استفاده کنند، به تقویت روحیه کارکنان کمک کند.

5. روابط بهتر با مشتری و تامین کننده

با نرم افزار مدیریت انبار، مشتریان از انجام سفارشات بهتر، تحویل سریعتر و عدم دقت کمتر لذت می برند - که رضایت و وفاداری آنها را افزایش می دهد و شهرت برند شما را بهبود می بخشد. تامین کنندگان همچنین می توانند کاهش زمان انتظار را در جایگاه های بارگیری و اسکله ها برای بهبود روابط خود تجربه کنند.

نرم افزار مدیریت انبار چه امکانات و ویژگی هایی دارد؟

نرم‌افزار مدیریت انبار، ابزارهایی را فراهم می‌کند تا تمامی فعالیت‌های مرتبط با انبارداری بهینه‌تر و کارآمدتر انجام شود. در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و امکانات متداول این نرم‌افزار اشاره می‌کنیم:

1. مدیریت موجودی

یک نرم افزار مدیریت انبار باید امکان ردیابی سطوح موجودی، وضعیت‌ها و مکان‌های موجود در انبار را به صورت در لحظه و آنی فراهم کند. جابجایی موجودی باید ثبت شود تا قابلیت ردیابی و گزارش‌گیری فراهم شود، این از ورود کالاها به انبار شروع می شود، تمام جابجایی‌های انبار را در بر می گیرد و با خروج کالاها تمام می شود.

2. مدیریت مکان انبار

یکی از ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت انبار مدیریت و کنترل مکان انبار است. با استفاده از این قابلیت مکان‌های مناسب برای کالاها در انبار انتخاب می شود و شرایط برای پیگیری موقعیت دقیق هر کالا فراهم می گردد.

3. مدیریت کالاها

مدیریت کارآمد کالا می تواند یکی از بزرگترین چالش های یک انبار باشد. یک نرم افزار مدیریت انبار باید چشم اندازی از تحویل های آینده، از جمله تاریخ و زمان تحویل را ایجاد کند تا به شما امکان پیش بینی منابع مورد نیاز برای مدیریت کارآمد آن را بدهد. در حالت ایده‌آل، یک رسید مرحله‌ای نیز باید پشتیبانی شود تا امکان دریافت سریع محموله‌های بزرگ‌تر برای تحویل بعدی را فراهم کند و زمان اشغال یک محفظه بارگیری را به حداقل برسد.

4. مدیریت سفارشات

یک انبار مدرن باید با ورودی سفارش از منابع متعدد سروکار داشته باشد. سیستم‌های همه کاناله امکان دریافت سفارش‌ها را از انواع فروشگاه‌های آنلاین، پلتفرم‌های تجارت اجتماعی، آپلود CSV، اتصالات API/EDI، EPOS یا ورودی دستی می‌دهند. یک نرم افزار مدیریت انبار به شما امکان می‌دهد تا مدیریت سفارش‌های خود را از طریق یک پلتفرم انجام دهید و به همه سفارش‌های خود برسید و سفارشات را از یک منبع موجودی واحد بازگردانید، دقت و سرعت عملیات را خودکار کنید و از دریافت تا تحویل را مورد پیگیری قرار دهید.

5. مدیریت حمل و نقل

یک نرم افزار مدیریت انبار باید بتواند جنبه های مورد نیاز حمل و نقل انبار را خودکار کند. این نرم افزار باید انتخاب خودکار پیک و خدمات را با در نظر گرفتن سفارش و جزئیات بسته، مقصد و تولید هرگونه مستندات مورد نیاز فراهم کند. ادغام با پیک های ارسال امکان اتوماسیون یا ایجاد انبوه برچسب های حمل و نقل و بازگرداندن اطلاعات ردیابی را نیز فراهم می سازد.

6. سفارش انتخاب و بسته بندی

بسته به حجم سفارشات در حال پردازش و انواع محصولاتی که توسط انبار مدیریت می شود، ممکن است نیاز باشد فرآیندهای مختلف انتخاب و بسته بندی دنبال شود. ممکن است بخواهید بسته به جزئیات ارسال یا سفارش، سفارش‌های خاصی را مورد انتخاب قرار دهید، چندین سفارش را در قفس به صورت عمده انتخاب کنید یا چرخ دستی‌های حمل و نقل را به کار بگیرید. نرم افزار مدیریت انبار باید این قابلیت را داشته باشد که نوع انتخاب مربوطه را به هر دسته از سفارشات اختصاص دهد. هنگام بسته‌بندی، یک نرم افزار مدیریت انبار باید قابلیت تایید مضاعف اقلام و ویژگی‌های انتخاب‌شده و همچنین تولید هرگونه مدارک مورد نیاز مانند یادداشت‌های ارسال، اسناد گمرکی و لیست‌های بسته‌بندی را ارائه دهد.

7. مدیریت مرجوعی

بخش اجتناب ناپذیر فرآیندهایی که طی می کنید، مدیریت بازده است. یک نرم افزار مدیریت انبار باید یک فرآیند بازده کارآمد روشن را هم در برابر سفارش و هم در برابر مرجوعی های دریافتی ارائه کند. فرآیندهای مدیریت مرجوعی باید اسناد مورد نیاز را ایجاد کند، اقلام مرجوع شده و وضعیت آنها را به ثبت برساند و گزینه هایی را برای تعویض یا بازپرداخت قبل از بازرسی کالاهای مرجوعی و در نهایت آماده سازی برای ذخیره مجدد یا اسقاط ارائه دهد.

8. یکپارچه سازی

ما در مورد یکپارچه سازی سفارش و مدیریت حمل و نقل صحبت کرده ایم، اما ممکن است بخواهید با سایر عناصر نرم افزار ERP خود مانند سیستم مدیریت مالی یا CRM ادغام کنید. یک نرم افزار مدیریت انبار ممکن است دارای قابلیت یکپارچه سازی استاندارد با پلتفرم‌های رایج باشد، اما یک API باز که امکان یکپارچه سازی سفارشی را فراهم می‌کند نیز عامل مهمی است که باید در نظر گرفته شود.

9. نسخه موبایل

عملکرد تلفن همراه معمولا در مورد انتخاب و تعیین تکلیف در نظر گرفته می‌شود که به کاربران اجازه می‌دهد هنگام تکمیل وظایف، بارکدها را برای SKU ها و مکان‌های انبار اسکن کنند تا از قابلیت ردیابی و اطمینان از کارایی عملکرد و دقت مطمئن شوند. با ظهور نرم افزارهای مدیریت انبار مبتنی بر ابر و روند افزایش اندازه انبار، دسترسی به ویژگی‌های کامل نرم افزار مدیریت انبار از تبلت یا لپ‌تاپ در هر جا و مکانی نیز باید مورد توجه قرار گیرد.

10. گزارش و تجزیه و تحلیل

یک نرم افزار مدیریت انبار باید هم گزارش داده به صورت در لحظه و هم تجزیه و تحلیل مبتنی بر روندها را در همه جنبه های انبار شما ارائه دهد. این به کاربران اجازه می دهد تا KPI ها، SLA ها را نظارت کنند و تصمیمات آگاهانه ای برای بهینه سازی عملیات بگیرند.

عملکرد نرم افزار مدیریت انبار به چه صورت است؟

هر فعالیتی که به داخل و خارج از انبار مربوط باشد، و آنهایی که به زنجیره تامین گسترده می‌رسند، می‌توانند با یک نرم افزار مدیریت انبار خوب - از دریافت و ذخیره‌سازی گرفته تا برداشت، بسته‌بندی و حمل و نقل - بهبود یابند. ویژگی های اصلی یک نرم افزار مدیریت انبار از این فعالیت ها به روش های زیر پشتیبانی می کند.

فرآیند دریافت و واگذاری

نرم افزار مدیریت انبار می تواند به شرکت ها کمک کند تا اقلام را به کارآمدترین روش بر اساس قوانین تجاری و جریان انبار دریافت، پردازش و کنار بگذارند. قبل از سیستم‌های مدیریت انبار، از قلم و کاغذ برای دریافت اقلام و تطبیق آنها با سفارش‌های خرید و رسیدهای فیزیکی استفاده می‌شد - و برخی از انبارهای کوچک‌تر هنوز از این روش استفاده می‌کنند. یک نرم افزار مدیریت انبار از فناوری RFID و یکپارچه‌سازی با صورتحساب و سایر نرم‌افزارها پشتیبانی می‌کند، به طوری که می‌توان اقلام را به‌طور خودکار دریافت و تایید کرد. و در نهایت با سفارش‌های خرید دیجیتال با اسکن بارکد و با برچسب‌هایی که برای ذخیره‌سازی و بازیابی آسان‌تر چاپ می‌شوند، تطبیق داد.

مدیریت موجودی‌ ها

نرم افزار مدیریت انبار امکان مشاهده آنی و در لحظه موجودی یک سازمان را در هر مکان، از جمله اقلام در حال حمل و نقل و فروشگاه ها، فراهم می کند. اطلاعات ردیابی را با استفاده از فناوری شناسایی خودکار و ضبط داده (AIDC) مانند بارکد یا RFID فراهم می کند. و بسیاری از سیستم ها از شمارش چرخه و پیش بینی تقاضا با استفاده از تحلیل های پیشرفته و دستیابی به بینش ها در عملکرد محصول و فروشنده پشتیبانی می کنند.

با این بینش ها، شرکت‌ها می‌توانند سطوح موجودی را در لحظه تنظیم کنند تا مطمئن شوند که به اندازه کافی موجودی برای برآورده کردن تقاضای مشتری وجود دارد، چه در فروشگاه باشد و چه به صورت آنلاین. ردیابی دقیق موجودی و سایر اقدامات کلیدی برای بهبود نرخ سفارش است - به این معنی که سفارش‌هایی که کامل، به موقع، بدون آسیب و با فاکتور دقیق به دست می‌رسند. آنها همچنین می توانند به تخصیص موجودی بر اساس گردش کار سفارشی و منطق انتخاب کمک کنند تا موجودی سریعتر به داخل و خارج از انبار منتقل شود.

سفارش انتخاب، بسته بندی و پردازش

بر اساس نظرسنجی مجله لجستیک، بیشترین مکان مورد اشاره برای بسته بندی و انجام فعالیت ها در انبار است. و ResearchGate تخمین می زند که هزینه های مربوط به انتخاب سفارش 55٪ از کل هزینه انبارداری را تشکیل می دهد. سیستم های نرم افزار مدیریت انبار می توانند با هدایت کارآمدترین راه برای ذخیره، بازیابی و بسته بندی محصولات به کاهش این هزینه ها کمک کنند. آنها همچنین از فناوری‌های انتخابی که فرآیند را ساده می‌کنند، مانند فرکانس رادیویی (RF) و بدون تایید اسکن، فناوری انتخاب نور و صدا، روباتیک و الگوریتم‌هایی که می‌توانند به بهینه‌سازی مسیرهای انتخاب کمک کنند، پشتیبانی انجام دهند.

حمل دریایی

بسیاری از نرم افزارهای انبار با نرم‌افزار مدیریت حمل‌ونقل و لجستیک ادغام می‌شوند که راه‌های بی‌شماری را برای تسریع فرآیند انجام می‌دهد - برای مثال، بارنامه‌ها، فهرست‌های بسته‌بندی و فاکتورهای محموله‌ها را به‌طور خودکار تولید می‌کنند و همچنین اعلان‌های حمل و نقل را به صورت خودکار می فرستند. با ویژگی‌های ردیابی آنی و در لحظه، شرکت‌ها می‌توانند در مورد رسیدن بسته‌ها به موقع و به مقصد صحیح، اطلاعات لازم را داشته باشند. نرم افزار  مدیریت انبار در بهترین حالت، اکثر محموله ها را به موقع از اسکله خارج کرده و به مقصد منتقل می کند.

مدیریت کار

دریافت بینشی در مورد هزینه های مربوط به نیروی کار و بهره وری می تواند به انبارها کمک کند تا عملیات کمتر و کارآمدتری را انجام دهند. یک نرم افزار مدیریت انبار می‌تواند دید درستی در لحظه برای کارگران انبار، هزینه‌های نیروی کار، زمان پاسخگویی، موانع بهره‌وری، روندهای برنامه‌ریزی و موارد دیگر را فراهم کند - بنابراین شرکت‌ها می‌توانند بر این اساس واکنش نشان دهند.

معیارها و تحلیل های انبار

داده‌های لحظه ای را می‌توان به‌جای تکیه بر روش‌های جمع‌آوری دستی داده‌ها، حذف خطاهای کلیدی و سرعت بخشیدن به فرآیند به‌طور خودکار از طریق نرم افزار مدیریت انبار جمع‌آوری کرد. این داده‌ها همچنین می‌توانند برای ردیابی معیارهای مهم، مانند ارسال به موقع، دقت موجودی، هزینه‌های توزیع، نرخ پر شدن سفارش یا خط، زمان چرخه سفارش و… با تجزیه و تحلیل‌ها ادغام شوند. سپس این سیستم می‌تواند گزارش‌های بصری ایجاد کند که به راحتی با ذینفعان به اشتراک گذاشته شود و برای انجام تنظیمات مورد استفاده قرار گیرد.

چند نوع نرم افزار مدیریت انبار وجود دارد؟

سه نوع اصلی نرم افزار مدیریت انبار وجود دارد: نصبی، تحت ابر و برنامه‌های کاربردی ساخته شده در پلتفرم‌های ERP یا مدیریت زنجیره تامین (چه در محل و چه در فضای ابری میزبانی شده). هر نوع نرم افزار مدیریت انبار مزایا و معایبی دارد و بهترین نوع آن از تجارتی به کسب و کار دیگر متفاوت است:

نرم افزار مدیریت انبار نصبی

این نرم افزار ها معمولا با استفاده از سخت افزار خود در محل خود شرکت مستقر می شوند. آنها به طور کلی می توانند سفارشی سازی بیشتر را پشتیبانی کنند (اگرچه این می تواند هزینه بر باشد) و سازمان می تواند کنترل دقیق تری بر داده ها و نرم افزار آنها داشته باشد. اگرچه هزینه اولیه سیستم به طور قابل توجهی بالاتر از گزینه های دیگر است، زمانی که یک شرکت آن نرم افزار را بخرد، به طور کامل مالک آن می شود. در عین حال، به روز رسانی، نگهداری و هزینه های مربوط به آنها بر عهده سازمان است. با افزایش سن نرم افزار مدیریت انبار، یکپارچه سازی با سایر پلتفرم ها و پیاده سازی فناوری های جدید به طور فزاینده ای دشوار می شود.

نرم افزار مدیریت انبار تحت ابر

نرم افزار مدیریت انبار مبتنی بر ابر را می‌توان به سرعت با هزینه‌های اولیه کمتری مستقر کرد. این نوع نرم افزار که نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) ارائه می شوند، انعطاف پذیری بیشتری را برای پشتیبانی از شرایط متغیر بازار ارائه می دهند - و با رشد شرکت ها مقیاس آنها آسان تر است. از طریق به‌روزرسانی‌های منظم، مدیریت انبار در فضای ابری مسیر سریع‌تری برای نوآوری ارائه می‌دهد. و شخص دیگری مسئولیت نگهداری و به روز رسانی سیستم را بر عهده می گیرد. فروشندگان SaaS همچنین پول و تخصص زیادی را برای اقدامات امنیتی و ارائه قابلیت های بازیابی خطا سرمایه گذاری می کنند. سیستم های مدیریت انبار ابری نیز می توانند به راحتی با نرم افزار های دیگر ادغام شوند.

نرم افزار مدیریت انبار مبتنی بر ERP و SCM یکپارچه

برخی از سیستم‌های مدیریت انبار به‌عنوان ماژول‌ها یا برنامه‌هایی ساخته می‌شوند که با پلتفرم‌های ERP و زنجیره تامین یکپارچه می‌شوند. مزیت این موارد این است که می توانند با نرم افزار های دیگر در زمینه هایی همپوشانی داشته باشند مانند حسابداری و هوش تجاری. آنها یک دید کلی در سراسر زنجیره تجاری و لجستیک ارائه می دهند تا شفافیت سرتاسری و فرآیندهای انبارداری و لجستیک را با هم هماهنگ و اجرا کنند. در نهایت می توان از این قابلیت ها برای بهینه سازی عملیات استفاده کرد.

جمع بندی از نرم افزار مدیریت انبار

نرم افزار مدیریت انبار یا سیستم مدیریت انبار، نرم‌افزاری است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملیات روزانه انبار را از لحظه‌ای که کالاها و مواد وارد مرکز توزیع یا تکمیل می‌شوند تا لحظه خروج، مدیریت و کنترل کنند. نرم افزار مدیریت انبار جزء کلیدی مدیریت زنجیره تامین است و کل موجودی یک شرکت، در انبارها و در حین حمل و نقل را ارائه می‌دهد. یک سیستم مدیریت انبار دیجیتالی قوی برای هر کسب و کاری ضروری و حائز اهمیت است. از سری مزایایی که این نرم افزار برای شرکت و سازمان شما فراهم می کند، می توان به بهره‌وری عملیاتی بهبود یافته، کاهش ضایعات و هزینه‌ها، مشاهده موجودی به صورت در لحظه و آنی، بهبود مدیریت نیروی کار و روابط بهتر با مشتری و تامین کننده اشاره کرد. نرم‌افزار مدیریت انبار، ابزارهایی را فراهم می‌کند تا تمامی فعالیت‌های مرتبط با انبارداری بهینه‌تر و کارآمدتر انجام شود. این امر با ارائه ویژگی هایی نظیر:  مدیریت موجودی، مدیریت مکان انبار، مدیریت کالاها، مدیریت سفارشات و… امکان پذیر می باشد.